Письмо с извинениями от организации пример образец: Скачать образец письма-извинения – Образец письма с извинениями от организации — Деловые письма — Шаблоны и бланки

Образец письма с извинениями от организации - Деловые письма - Шаблоны и бланки

Письмо-извинение

Все мы совершаем ошибки и порой вынуждены просить прощения у других за испорченные взаимоотношения. Так письмо-извинение является одним сложных видов писем. Ведь в таком письме автор затрагивает, зачастую, свои угрызения совести (а иногда желания извиняться нет, а в деловой переписке случается, что вы еще и вынуждены просить прощения не обязательно за свои собственные ошибки).

Просить прощения необходимо. Ведь умение признать свою неправоту, свои ошибки и готовность их в эту же минуту исправлять являет собой важный элемент имиджа каждой организации. Письменные извинения несут в себе главную цель как извинения, при этом одновременного сохранения лица компании и восстановления подпорченных отношений. Помимо этого, важно еще уменьшить возможный конфликтный инцидент, при этом минимизировав негативные последствия ошибки. Письма-извинения необходимо направлять в случаях:

  1. Ошибочное поведение с вашей стороны по отношению к работникам другой организации (независимо от первопричины негуманного поведения).
  2. В случае, если вы не выполнили свои договорные обязанности (также независимо от причины).
  3. Некорректное поведение ваших сотрудников, что стало неким общественным достоянием.
  4. В случае форс-мажора.

Как составить письмо-извинение?

Письменные извинения имеют структуру, которая не несет особых отличий от структуры обычного делового письма, но в теме будет лучшим вариантом, если вы сделаете тему письма нейтральной, не акцентируя внимание на том, что это письмо-извинение. Пусть лучше письмо подпишет топ-менеджер компании. Необходимо создать впечатление, что руководитель осознает всю важность ошибочно созданной проблемы и, с огромнейшим сожалением о случившемся, готов просить прощения у пострадавшей стороны. Текст извинения влияет на восстановление профессиональной репутации вашей компании или должностного лица.

В зависимости от формы, текст подразделяют на: вступительную часть, основную и заключение. Извинение приносят всего лишь один раз во вступительной части письма. Второй абзац являет собой основную часть. Необходимо объяснить причину случившегося. Избегайте фраз «маленькая проблема», небольшая задержка» и т. п. Третий абзац это выражение огорчения, сожаления. Заключение должно выражать надежду о том, что подобный случай больше повторится.

Не забывайте, что, если все сделаете правильно, то, вместо недовольного работника другой компании или клиента, получите несколько постоянных.

7118 Письмо-извинение

Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п.

Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись Например:

Уважаемые господа! в концернашого концерну.

Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов 'связываемся возместить Вам ущерб Надеемся, что Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений Еще раз просим прощения Сою.

ТИПОВЫЕ оборот

Извинения за задержку поставки товаров

1 Извините за задержку поставки товаров Это произошло по нашей вине извинения за причиненные хлопоты

2 Ваше заказ от (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступили в наш транспортный отдел Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на Ваши заказы обращать особое у вниманиеувагу.

3 сотрудника, который отвечал за выполнение Вашего заказа, допустил ошибку извинения за задержку поставки товаров

4 Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров и повлекло задержку Просим извинить нас за несвоевременность выполнения Вашего заказа

5 Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные Вами товары и искренне извиняемся Вас за задержку

6 Имеем попросить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от (дата)

7 Внимательно просмотрели все Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы извините нам

8 Еще раз просим извинить за лишние хлопоты Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы

9 Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений

Извинения за задержку оплаты счетов

1 Через небрежность бухгалтерии Ваши счета оказались вовремя не оплаченным Оплата будет осуществлена. немедленно Извините за задержку

2 Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим

3 К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести Вам деньги Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой

4 Нам очень жаль, что Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени Искренне извиняемся за эту невнимательность

5 Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена. со значительным опозданием Просим простить нам

6 Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов Искренне просим простить нам

7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее

8 Искренне извиняемся Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника

9 Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила Вас лишний раз волноваться (за авдала Вам лишних хлопототів).

10 После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы нам извините Совсем не оправдываем своей Неуве ажности, однако надеемся, что Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня.

11 Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений

Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом

1 Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу

2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась

3 Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил Вас напрасно потратить свое драгоценное время

4 Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата) Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для Вас время

5 Буду искренне благодарен, если Вы согласитесь на повторную встречу Прошу простить, что нанес (а) Вам неприятностей

6 Мне очень неудобно за опоздание на встречу

7 Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на Ваше приглашение принять участие в Международной конференции, посвященной проблеме

8 Мне очень обидно, что не смогла вовремя ответить на Ваше приглашение и поблагодарить Вас, но дело в том, что

9 Искренне извиняемся за промедление с ответом, что произошло из-за

Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания

Как написать клиенту письмо с извинениями

Мы уже когда-то писали в нашем блоге о том, как извиняться перед клиентами .

Прошло 2 года, а извиняться по-прежнему нужно уметь. В этой статье будет больше теории и новый пример.

Зачем нужно извиняться перед клиентом?

  • Сглаживаем негатив. Это очевидно.
  • Показываем, что вы умеете исправлять ошибки. Это главная и составная часть сервиса — человек должен увидеть, что если что-то пошло не так, вы это исправите. Таким образом вы заслуживаете его доверие.
  • Не допускаем распространения негатива. Большинство людей в первую очередь хотят, чтобы вы исправились. И только, если вы не реагируете, начинают писать, какой же ваш магазин/турфирма/банк «подлые и гадкие».
  • Когда нужно извиняться?

    Глобально — всегда. Извинения — это один из способов напомнить о себе. А также один из интересных вариантов построения письма. Например, заглавие реанимационного письма может быть «Мы просим у вас прощения», а я в тексте может идти речь о том, что мы очень сожалеем, что забыли о вас и хотим дать вам скидку.

    Но можно составить список ситуаций:

    1. Вы перепутали данные. Например, назвали Ивана Андреем. В этой ситуации основной вред вы уже нанесли — Иван мог отписаться. Но если он остался, то извиниться стоит и указать, что все исправлено.
    2. Вы просрочили заказ — обязательно. Если вы не делаете этого, у клиента два варианта: или уточнять самому, или писать негативные отзывы. Опережая его — вы
    3. Вы забыли важную информацию. Бывает, что вы не указали срок действия акции или о том, что в ней может участвовать только женатый мужчина 26 лет, у которого есть дети-близняшки. В ваших интересах сообщить об этом как можно быстрее, иначе негатива будет очень много. Особенно, если дело касается конкурса.

     Когда не нужно извиняться:

    Когда человек уже недоволен вашим магазином. Посылать письма «проблемным» клиентам — это стопроцентный негатив и добавление в спам.

    Поэтому, если вы получили от человека письмо с негативом, стоит отключить его от автоматической серии писем и попытаться разобраться в ситуации.

     Что должно быть в письме с извинением:

    1. Реальный отправитель — директор или другой руководитель, если мы извиняемся перед клиентами. Человек должен понять, что кто-то следит за этим лично, и что для компании это важно.
    2. Причина. Главное, чтобы она была: ошибка программы, сбой в поставках, форс-мажор. Но избегайте причин, которые компрометируют вас. Например: «Мы тут все перепились в честь 8 марта и отправили ваш холодильник в Мариуполь, а не Саратов» - очень плохая причина.
    3. В чем суть ошибки. Если ошибка в тексте — можете даже выделить изменения в сравнительной таблице.
    4. «Что делать дальше».
      1. Если это техническая ошибка — «Все уже исправлено»
      2. Если проблема с заказом - напишите четкую инструкцию для клиента или подписчика. « Вам доставят ваш холодильник 11 января (в эту пятницу) в ваш город Саратов ».
      3. Есть особая маркетинговая уловка — дать «выбор без выбора». Выглядит это приблизительно так: «Когда вам будет удобно получить заказ 11 или 12 января?»
    5. Бонус — скидка, подарок, бесплатная доставка. Это не обязательная, а приятная часть.

    Добрый день, Иван!

    (в UniSender это обычно выглядит как Добрый день>>>!)

    Меня зовут Андрей Иванов, я — директор компании Компания. Вчера произошла одна неприятность: служба доставки, с которой мы работали 2 года, не смогла обеспечить объемы доставки. И пока идут судебные разбирательства пришлось в спешном порядке искать, кто же привезет вам ваш заказ.

    Такие люди были найдены и ваш заказ уже готов к отправке. В ближайшее время вам позвонит оператор и уточнит, когда вам удобно будет получить ваш холодильник.

    И чтобы загладить свою вину — хочу подарить вам особенные коктейльные формы для льда к вашему холодильнику. Они приедут к вам вместе с холодильником не позже чем 12 января.

    _______

    Андрей Иванов,

    директор компании

    Компания 

    А у вас случались ситуации, когда нужно было извиниться? Как вы это сделали?

    Этикетные письма

    Ведущее издание для профессионалов

    Рубрика: Делопроизводство

    Приходилось ли вам составлять письма в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др. К числу подобных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения. Что вы знаете об особенностях их оформления и содержания?

    Этикет – слово французское по происхождению, первоначально означало “ярлык”, “этикетка”. Этикет – это правила поведения культурного человека, важнейший инструмент достижения коммуникативных целей и одновременно проявление общей культуры человека. Правила этикета используются с учетом особенностей конкретной ситуации общения.

    Письменный деловой этикет (речевой этикет) – совокупность устойчивых языковых фраз, помогающих автору письма в любой ситуации оставаться вежливым и доброжелательным. К этикетным фразам в переписке относится вступительное обращение (“Уважаемый. ”), заключительная фраза (“С уважением. ”), фразы в тексте письма с выражением надежды на дальнейшее сотрудничество и др. Любое деловое письмо содержит в своей структуре элементы этикетного характера. Но кроме этикетных фраз, которые могут быть в любом письме, существует особая разновидность писем, которые можно называть этикетными.

    “Этикетные письма” – понятие собирательное, оно включает в себя несколько разновидностей писем, составляемых не в производственных ситуациях, а в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др.

    К числу этикетных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения.

    В целом этикетные письма составляются так же, как и деловые (служебные). Как правило, этикетные письма составляются на бланке письма, подписываются руководителем организации или иным должностным лицом, если это право ему предоставлено. В отдельных случаях для написания этикетных писем могут использоваться специальные бланки, например для составления благодарственных писем (особенно если эти письма являются формой поощрения), для составления писем-поздравлений или приглашений.

    Если этикетное письмо составляется на бланке письма, используются те же реквизиты, что и в любом другом деловом письме: адресат, дата письма, регистрационный номер, подпись, отметка об исполнителе.

    Этикетные письма всегда содержат вступительное обращение к адресату:

  • Уважаемый Александр Сергеевич!
  • Уважаемая Ольга Сергеевна!
  • Если письмо обращено к коллективу организации или определенной группе лиц, обращение может быть следующим:

  • Уважаемые господа!
  • Уважаемые коллеги!
  • При обращении к VIP-персонам (V.I.Р. – very important person) используется обращение “Глубокоуважаемый. ”. Особо важной персоной считается не только высокое должностное лицо (член правительства, губернатор, мэр), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель, депутат, руководитель организации.

    Как написать письмо-извинение

    В нашей жизни существует множество случаев, когда люди совершают ошибки. Иногда эти ошибки могут затронуть других людей и неудивительно, что в этом случае, вина будет лежать полностью на обидчике. Но ведь мы все живем, работаем, то есть сосуществуем вместе, поэтому у вас не будет места, где можно скрыться. При этом у вас всегда есть шанс извиниться. Конечно, вы можете ходить за человеком и искать оправдания, но лучше принести свои извинения в письменной форме - послать письмо.

    Не имеет значения, насколько серьезной была ваша ошибка, факт остается фактом - вы ответственны за то, что случилось, и вы знаете это. У некоторых, возможно, просто нет достаточно мужества, чтобы стоять перед обиженными и глядя прямо в глаза просить прощения, в то время как другие просто стоят безмолвно. Если вы подпадаете под любую из тех категорий, то, скорее всего, будет лучше, если вы позволите ручке и бумаге сделать свое дело. Забудьте о компьютере и распечатке письма: всем известно, что искреннее письмо-извинение должно быть написано вручную.

    Вот несколько подсказок, которые помогут вам написать письмо-извинение для любого случая:

    Будьте почтительны

    Если вы хотите заполучить уважение человека, то вы должны сделать первый шаг. Начните с дружественного приветствия и удостоверьтесь, что вы правильно написали ее/его имя. Любая, даже самая незначительная ошибка может испортить целое письмо и, возможно, вам больше никогда не представится возможности попросить извинения снова.

    Будьте искренни

    Если вы все еще вынашиваете планы, как и где лучше спрятаться, чтобы не извиняться за содеянное, то это значит, что вы не сожалеете вообще! Но если вы все-таки пишете это письмо, то старайтесь коротко и мягко объяснить, почему все вышло именно так, а не иначе. Обратите внимание, что нельзя перебарщивать с оправданиями, потому что, если адресат почувствует, что вы чрезмерно защищаетесь и много оправдываетесь, то это будет похоже на то, что вы вовсе не сожалеете.

    Смотрите в будущее

    Смиритесь: что сделано, то сделано, поэтому постарайтесь ясно посмотреть на перспективу налаживания отношений. Вы можете начать с обещания того, что неприятный инцидент никогда больше не повторится и попросить забывать о случившемся. Поймите, что на извинения может уйти время, особенно, если обида очень сильна. И все-таки хорошо и искренне написанное письмо-извинение может уменьшить обиду и предоставить новые возможности для примирения.

    Перечитайте письмо

    Никогда не посылайте письмо сразу же, как только вы его закончили. Попытайтесь прочитать его сами себе и вслушивайтесь во все фразы - представьте, что вы и есть тот обиженный человек. Проанализируйте, можно ли сразу понять смысл ваших слов и сделать какие-либо выводы в случае необходимости. Попытайтесь понять, как получатель будет чувствовать себя, читая ваше послание. Постарайтесь настроить ваше сообщение таким образом, чтобы оно смогло сыграть на правильных нотках, задеть самые нужные струны. Не забудьте проверить текст на грамматические и орфографические ошибки.

    Нет ничего предосудительного в написании письма-извинения, тем более, если вы вкладываете глубокий смысл в каждое слово, которое написали в послании. Если это не исправит положение вещей, то значит он(а) слишком обижен(а) или, что еще хуже, просто не хочет прощать вас. Не расстраивайтесь и просто дайте этому человеку немного времени. Важно только то, что вы действительно приложили усилия и предприняли шаг к примирению.

    Как только человек примет ваши извинения, можно похлопать себя по спине - цель достигнута, но при этом дать себе обещание, что вы не повторите впредь ту же самую ошибку. Письма-извинения не работают столь хорошо, когда ими злоупотребляют и стараются получить максимальную выгоду от их написания.

    Источники: womanadvice.ru, uchebnikionline.com, www.unisender.com, www.sekretariat.ru, www.womanart.ru

    Письмо с извинениями от организации пример образец - Служебная корреспонденция - Как обратиться

    7118 Письмо-извинение

    Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п.

    Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись Например:

    Уважаемые господа! в концернашого концерну.

    Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов 'связываемся возместить Вам ущерб Надеемся, что Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений Еще раз просим прощения Сою.

    ТИПОВЫЕ оборот

    Извинения за задержку поставки товаров

    1 Извините за задержку поставки товаров Это произошло по нашей вине извинения за причиненные хлопоты

    2 Ваше заказ от (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступили в наш транспортный отдел Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на Ваши заказы обращать особое у вниманиеувагу.

    3 сотрудника, который отвечал за выполнение Вашего заказа, допустил ошибку извинения за задержку поставки товаров

    4 Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров и повлекло задержку Просим извинить нас за несвоевременность выполнения Вашего заказа

    5 Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные Вами товары и искренне извиняемся Вас за задержку

    6 Имеем попросить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от (дата)

    7 Внимательно просмотрели все Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы извините нам

    8 Еще раз просим извинить за лишние хлопоты Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы

    9 Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений

    Извинения за задержку оплаты счетов

    1 Через небрежность бухгалтерии Ваши счета оказались вовремя не оплаченным Оплата будет осуществлена. немедленно Извините за задержку

    2 Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим

    3 К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести Вам деньги Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой

    4 Нам очень жаль, что Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени Искренне извиняемся за эту невнимательность

    5 Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена. со значительным опозданием Просим простить нам

    6 Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов Искренне просим простить нам

    7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее

    8 Искренне извиняемся Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника

    9 Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила Вас лишний раз волноваться (за авдала Вам лишних хлопототів).

    10 После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы нам извините Совсем не оправдываем своей Неуве ажности, однако надеемся, что Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня.

    11 Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений

    Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом

    1 Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу

    2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась

    3 Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил Вас напрасно потратить свое драгоценное время

    4 Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата) Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для Вас время

    5 Буду искренне благодарен, если Вы согласитесь на повторную встречу Прошу простить, что нанес (а) Вам неприятностей

    6 Мне очень неудобно за опоздание на встречу

    7 Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на Ваше приглашение принять участие в Международной конференции, посвященной проблеме

    8 Мне очень обидно, что не смогла вовремя ответить на Ваше приглашение и поблагодарить Вас, но дело в том, что

    9 Искренне извиняемся за промедление с ответом, что произошло из-за

    Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания

    Письмо-извинение

    Письмо-извинение – письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.

    Начинать письмо-извинение лучше с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем.

    2. Выражение сожаления.

    3. Извинение.

    4. Объяснение действий компании.

    5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества.

    Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:

    Приносим свои извинения за то, что…

    Этикетные письма

    Ведущее издание для профессионалов

    Рубрика: Делопроизводство

    Приходилось ли вам составлять письма в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др. К числу подобных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения. Что вы знаете об особенностях их оформления и содержания?

    Этикет – слово французское по происхождению, первоначально означало “ярлык”, “этикетка”. Этикет – это правила поведения культурного человека, важнейший инструмент достижения коммуникативных целей и одновременно проявление общей культуры человека. Правила этикета используются с учетом особенностей конкретной ситуации общения.

    Письменный деловой этикет (речевой этикет) – совокупность устойчивых языковых фраз, помогающих автору письма в любой ситуации оставаться вежливым и доброжелательным. К этикетным фразам в переписке относится вступительное обращение (“Уважаемый. ”), заключительная фраза (“С уважением. ”), фразы в тексте письма с выражением надежды на дальнейшее сотрудничество и др. Любое деловое письмо содержит в своей структуре элементы этикетного характера. Но кроме этикетных фраз, которые могут быть в любом письме, существует особая разновидность писем, которые можно называть этикетными.

    “Этикетные письма” – понятие собирательное, оно включает в себя несколько разновидностей писем, составляемых не в производственных ситуациях, а в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др.

    К числу этикетных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения.

    В целом этикетные письма составляются так же, как и деловые (служебные). Как правило, этикетные письма составляются на бланке письма, подписываются руководителем организации или иным должностным лицом, если это право ему предоставлено. В отдельных случаях для написания этикетных писем могут использоваться специальные бланки, например для составления благодарственных писем (особенно если эти письма являются формой поощрения), для составления писем-поздравлений или приглашений.

    Если этикетное письмо составляется на бланке письма, используются те же реквизиты, что и в любом другом деловом письме: адресат, дата письма, регистрационный номер, подпись, отметка об исполнителе.

    Этикетные письма всегда содержат вступительное обращение к адресату:

  • Уважаемый Александр Сергеевич!
  • Уважаемая Ольга Сергеевна!
  • Если письмо обращено к коллективу организации или определенной группе лиц, обращение может быть следующим:

  • Уважаемые господа!
  • Уважаемые коллеги!
  • При обращении к VIP-персонам (V.I.Р. – very important person) используется обращение “Глубокоуважаемый. ”. Особо важной персоной считается не только высокое должностное лицо (член правительства, губернатор, мэр), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель, депутат, руководитель организации.

    Источники: uchebnikionline.com, blanker.ru, www.sekretariat.ru

    Как извиниться в официальном письме примеры. Письмо с извинениями от организации пример образец

    Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут / были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter.


    1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации

    Thank you for bringing the matter / issue / problem to our attention.
    Благодарим Вас за привлечение нашего внимания к этому делу / вопросу / проблеме.

    I appreciated your advising me of this incident…
    Для меня очень важно ваше сообщение об этом инциденте.

    2. Выражение сожаления

    We are very sorry to hear that…
    Мы очень сожалеем о том, что …

    I am very sorry for this situation.
    Я очень сожалею о сложившейся ситуации.

    3. Принесение извинений

    We apologise for…
    Мы приносим свои извинения за …

    Please accept our apologises for
    Примите наши извинения …

    4. Объяснение действий компании

    Please be assured that we will…
    Будьте уверены, что мы …

    You have my assurance that …
    Я гарантирую вам, что …

    To compensate for the inconvenience caused …
    Для возмещения причиненных неудобств …

    We are doing everything we can do to resolve the issue.
    Мы делаем все возможное для решения вопроса / проблемы.

    I can assure you that this will not happen again.
    Могу Вас заверить, что этого впредь это не повторится.

    I am trying to sort it out / sort the problem out as a matter of urgency.
    Я пытаюсь разобраться с этим / решить эту проблему немедленно.

    Please return the faulty goods, and we will refund you / repair them / replace them.
    Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты / произведем ремонт / обменяем его.

    5. Напоминание о большой важности для вас продолжения сотрудничества

    We value your custom highly.
    Для нас очень важно сотрудничество с вами.

    Your satisfaction is our priority.
    Удовлетворени

    Как написать письмо извинение. Письмо с извинениями от организации пример образец

    Спасибо за добавление праздники.ру в:

    С моей стороны было очень некрасиво так поступить с тобой, хочу принести тебе свои извинения за доставленные неудобства и смею надеяться, что, как настоящий мужчина, ты простишь мне эту минутную слабость.

    Я знаю, что всё случившееся было весьма неприятно для тебя, и приношу искренние извинения за доставленные неудобства. Мне бы очень хотелось, чтобы ты проявила понимание и простила меня.

    Хочу принести тебе свои извинения за доставленные неудобства. Надеюсь, ты поверишь в то, что произошедшее было чистой случайностью и позволишь мне как-то загладить свою вину.


    * * *

    Позвольте принести вам свои глубочайшие извинения за доставленные неудобства. Я полностью осознаю свою вину и уверяю Вас, что в дальнейшем такое больше не повторится.

    Извинения за неудобства

    Пожалуйста, прими мои извинения за те неудобства, которые я тебе доставил. Это был не самый лучший мой поступок, я постараюсь уладить все неприятные последствия в кратчайшие сроки.

    Я очень сожалею о том, что произошло. Признаю, это было глупо и необдуманно с моей стороны. Надеюсь, ты примешь мои извинения и поверишь в их искренность.

    Мне жаль, что мой поступок повлёк за собой такие неприятные последствия, но знай, что я не имела никакого злого умысла. Извини за всё.

    Приносим извинения за неудобства

    От лица всех нас приносим извинения за неудобства, вызванные этим досадным происшествием. Надеемся на Ваше правильное понимание сложившихся обстоятельств.

    Спешу принести тебе извинения за неудобства, которые тебе пришлось испытать по моей вине. Надеюсь, что это не отразится на наших с тобой дальнейших отношениях.

    Мы были неправы, мы это понимаем и признаём со всей ответственностью. Хотим попросить прощения за неудобства и предложить свою помощь в устранении последствий.

    Извинения за доставленные неудобства

    Если я могу как-то исправить ситуацию, я с радостью это сделаю. Прими мои извинения за доставленные неудобства и дай шанс доказать тебе моё раскаяние в совершённой мною ошибке.

    Я понимаю, что обошлась с тобой нехорошо и не подумала о том, какие неудобства создам своими действиями. Конечно, мои извинения не помогут всё уладить, но я должна попросить у тебя прощения.

    Иногда я бываю таким вспыльчивым и совершаю абсолютно безрассудные поступки. Пожалуйста, прими мои извинения. Я действительно очень хочу вернуть твоё доброе отношение.

    Это служебное письмо , в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и тому подобное.

    Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись. Например:

    Мы ценим ваш бизнес, и мы хотели бы сохранить вас как клиента. Благодарим вас за понимание в этом несчастном случае. К сожалению, иногда происходят неизбежные ошибки. В таких редких случаях удовлетворительное решение всегда существует и внедряются предотвратимые меры. После тщательного анализа вашего дела мне удалось определить причины, приводящие к этой ошибке. Объясните в двух или трех предложениях, почему произошла ошибка. Клиент действительно не заинтересован в причинах, только в резолюции. Это, безусловно, ошибка с нашей стороны, и мы берем на себя полную ответственность за это.

    Уважаемые господа! Искренне просили прощения (перепрошуелю) по досадное недоразумение, что произошло... (дата) в программе "Доброе утро, Украина!". По недосмотру операторов не вышел в эфир рекламный ролик Вашего концерна.

    Совсем оправдываем своей невнимательности и обязательства "язуемося возместить Вам убытки. Надеемся, что Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных недоразумений. Еще раз просим прощения. С уважением...

    В нашей попытке помочь вам лучше и сохранить вас как одного из наших ценных клиентов, мы собираемся. Надеюсь, вы найдете эти действия удовлетворительными и оправданными. Это самое меньшее, что мы можем сделать для устранения непреднамеренных неудобств, которые мы вызвали.

    Эти меры предосторожности гарантируют, что такие ошибки больше не повторится в будущем. Это было бы невозможно без привлечения внимания к вашему делу. Пользуясь случаем, благодарим вас за отзывы, которые позволяют нам лучше обслуживать вас и других клиентов. Мы ценим ваш бизнес и надеемся сохранить вас как клиента на долгие годы.

    Типовые обороты

    Извине

    Извинение в письменной форме. Письмо с извинениями от организации пример образец

    Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет голосовать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию. Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи. Инструмент для этого – письмо-извинение.

    В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы. Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

    Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке. Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо». Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.

    Когда пишут письмо-извинение?

    Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях:

    — Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств.

    — Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.

    — Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение. Но об этом надо сказать.

    Структура письма-извинения

    Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

    В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

    Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

    Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.

    Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:

    Извинение

    Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!

    Например:

    Уважаемый Александр Олегович!

    В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»

    Объяснение причин

    В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт. Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д. Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.

    Например:

    Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

    Выражение сожаления, огорчения

    Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила.

    Например:

    Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

    Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

    Тонкость этого фрагмента письма-извинения состоит в том, что здесь надо избегать будущего времени. Фразы «мы постараемся разобраться», «сотрудники, виновные в этой ситуации, будут наказаны», «меры будут приняты» и.т.д. Пишите так, как будто все это уже сделано. А в идеале так и должно быть.

    Например:

    С работниками торгового зала проведена беседа о недопустимости некорректного поведения с посетителями. В отношении Симагина П.А. применено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

    Заключение

    Здесь стоит поблагодарить клиента за проявленное понимание, терпение, выразить надежду на то, что подобные ситуации не будут повторяться в дальнейшем.

    Например:

    Благодарим вас за проявленное понимание и надеемся, что этот инцидент не сможет повлиять на наше давнее и плодотворное сотрудничество.

    Случаи, в которых стоит написать письмо-извинение вашим партнёрам или клиентам, могут быть самые разные. Действуя грамотно, вы имеете все шансы получить не недовольного вашими действиями клиента, а лояльного и доброжелательного партнёра.

    Полное собрание материалов по теме: деловое письмо извинение от специалистов своего дела.

    Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет голосовать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию. Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи. Инструмент для этого – письмо-извинение.

    В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы. Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

    Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке. Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо». Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.

    Когда пишут письмо-извинение?

    Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях:

    Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств.

    Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.

    Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение. Но об этом надо сказать.

    Структура письма-извинения

    Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

    В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

    Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

    Письмо печатается на

    Leave a Reply

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *