Барьеры в деловом общении: Коммуникативные барьеры в деловом общении

Тема 4. Коммуникативные барьеры в деловом общении

Процесс общения – это не прямая передача информации. На пути от адресанта к адресату информация встречает ряд «преград» — коммуникативных барьеров, пройдя через которые информация искажается или теряет изначальный смысл, а в ряде случаев вообще не поступает к реципиенту.

Барьеры общения – психологический феномен, возникающий в ходе общения коммуникатора и реципиента: чувства неприязни, недоверия к самому коммуникатору, которое распространяется и на передаваемую им информацию.

Коммуникативными помехами может быть механический обрыв информации и отсюда её искажение; неясность передаваемой информации, в силу чего искажается изложенная и переданная мысль; эти варианты можно обозначить как информационно‑дефицитный барьер.

Случается, что принимающие ясно слышат передаваемые слова, но придают им иное значение (проблема состоит в том, что передатчик может даже не обнаружить, что его сигнал вызвал неверную реакцию).

Здесь можно говорить о замещающе‑искажающем барьере. Искажение информации, проходящей через одного человека, может быть незначительным. Но когда она проходит через несколько человек – ретрансляторов, искажение может быть существенным.

Значительно большая возможность искажения связана с эмоциями – эмоциональные барьеры. Это происходит, когда люди, получив какую‑либо информацию, более заняты своими чувствами, предположениями, чем реальными фактами. Слова обладают сильным эмоциональным зарядом, причём не столько сами слова (символы), сколько ассоциации, которые они порождают в человеке. Слова имеют первичное (буквальное) значение и вторичное (эмоциональное).

Можно говорить о существовании барьеров непонимания, социально‑культурного различия и барьеров отношения.

Возникновение барьера непонимания может быть связано с рядом причин как психологического, так и иного порядка.

Так, он может возникать из‑за погрешностей в самом канале передачи информации; это так называемое фонетическое непонимание. Прежде всего, оно возникает, когда участники общения говорят на различных языках и диалектах, имеют существенные дефекты речи и дикции, искажённый грамматический строй речи. Барьер фонетического непонимания порождает также невыразительная быстрая речь, речь‑скороговорка и речь с большим количеством звуков‑паразитов.

Существует также семантический барьер непонимания, связанный, в первую очередь, с различиями в системах значений (тезаурусах) участников общения. Это, прежде всего, проблема жаргонов и слэнгов. Известно, что даже в рамках одной и той же культуры есть множество микрокультур, каждая из которых создаёт своё «поле значений», характеризуется своим пониманием различных понятий, явлений, ими выражаемых. Так, в различных микрокультурах не одинаково понимается смысл таких ценностей как «красота», «долг», «естество», «приличие» и т.

д. Кроме того, каждая среда создаёт свой мини‑язык общения, свой слэнг, в каждой свои любимые цитаты и шутки, выражения и обороты речи. Всё это вместе может значительно затруднять процесс общения, создавая семантический барьер непонимания.

Не меньшую роль в разрушении нормальной межличностной коммуникации может сыграть стилистический барьер, возникающий при несоответствии стиля речи коммуникатора и ситуации общения или стиля речи и актуального психологического состояния реципиента и др. Так, партнёр по общению может не принять критическое замечание, так как оно будет высказано в несоответствующей ситуации панибратской манере, или дети не воспримут интересный рассказ из‑за сухой, эмоционально не насыщенной или наукообразной речи взрослого. Коммуникатору необходимо тонко чувствовать состояние своих реципиентов, улавливать оттенки возникающей ситуации общения, с тем чтобы привести в соответствие с ней стиль своего сообщения.

Наконец, можно говорить о существовании логического барьера непонимания. Он возникает в тех случаях, когда логика рассуждения, предлагаемая коммуникатором, либо слишком сложна для восприятия реципиента, либо кажется ему не верной, противоречит присущей ему манере доказательства. В психологическом плане можно говорить о существовании множества логик и логических систем доказательств. Для одних людей логично и доказательно то, что не противоречит разуму, для других то, что соответствует долгу и морали. Можно говорить о существовании «женской» и «мужской» психологической логики, о «детской» логике и т. д. От психологических пристрастий реципиента зависит, воспримет ли он предлагаемую ему систему доказательств или сочтёт её не убедительной. Для коммуникатора же выбор адекватной данному моменту системы доказательств всегда является открытой проблемой.

Причиной взаимонепонимания могут служить социально‑культурные различия между партнёрами по общению. Это могут быть социальные, политические, религиозные и профессиональные различия, которые приводят к различной интерпретации тех или иных понятий, употребляемых в процессе коммуникации. В качестве барьера может выступать и само восприятие партнёра по общению как лица определённой профессии, определённой национальности, пола и возраста. Например, огромное значение для возникновения барьера играет авторитетность коммуникатора в глазах реципиента. Чем выше авторитет, тем меньше преград на пути усвоения предлагаемой информации. Само нежелание прислушиваться к мнению того или иного человека часто объясняется его низкой авторитетностью (например, знаменитое «яйца курицу не учат»).

Особое место могут занимать ситуации, характеризующиеся постоянным специфическим сочетанием пространственно‑временных координат («хронотопы»): хронотоп «вагонного попутчика», «больничной палаты».

Успешность делового общения во многом зависит и от умения слушать собеседника. Все понимают, что «слушать» и «слышать» – это не одно и то же, и неумение слушать – основная причина неэффективного общения: именно оно приводит к недоразумениям, ошибкам и проблемам. При кажущейся простоте (некоторые думают, что слушать – значит просто помалкивать), слушание – сложный процесс, требующий значительных психологических энергозатрат, определенных навыков и общей коммуникативной культуры.

Выделяют два вида слушания: нерефлексивное и рефлексивное слушание.

Нерефлексивное слушание – это умение внимательно молчать, не вмешиваясь в речь собеседника своими замечаниями. Слушание этого вида особенно полезно, когда собеседник проявляет такие глубокие чувства, как гнев или горе, горит желанием высказать свою точку зрения, хочет обсудить наболевшие вопросы. Ответы при нерефлексивном слушании должны быть сведены к минимуму типа: «Да!», «Ну и ну!»,«Продолжайте», «Интересно!» и т.д.

В деловом, как и в любом другом общении, важно сочетание нерефлексивного и рефлексивного слушания. Рефлексивное слушание представляет собой процесс расшифровки смысла сообщений.

Выяснить реальное значение сообщения помогают рефлексивные ответы, среди которых выделяют выяснение, перефразирование, отражение чувств и резюмирование.

Выяснение представляет собой обращение к говорящему за уточнениями при помощи ключевых фраз типа: «Я не понял», «Что вы имеете в виду?», «Пожалуйста, уточним это» и т.п.

Перефразирование – собственная формулировка сообщения! говорящего для проверки его точности. Ключевые фразы: «Как я понял вас…», «Вы думаете, что…», «По вашему мнению…».

При отражении чувств акцент делается на отражении слушающим эмоционального состояния говорящего при помощи фраз: «Вероятно, вы чувствуете…», «Вы несколько расстроены…» и т.д.

При резюмировании подытоживаются основные идеи и чувства говорящего, для чего используются фразы: «Вашими основными идеями, как я понял, являются…», «Если теперь подытожить сказанное вами, то…». Резюмирование уместно в ситуациях при обсуждении разногласий в конце беседы, во время длительного обсуждения вопроса, при завершении разговора.

Типичные ошибки слушания

Перебивание собеседника во время его сообщения. Большинство людей перебивают друг друга неосознанно. Руководители чаще перебивают подчиненных, а мужчины – женщин. При перебивании нужно постараться тут же восстановить ход мыслей собеседника.

Поспешные выводы заставляют собеседника занять оборонительную позицию, что сразу же возводит преграду для конструктивного общения.

Поспешные возражения часто возникают при несогласии с высказываниями говорящего. Зачастую человек не слушает, а мысленно формулирует возражение и ждет очереди высказаться. Затем увлекается обоснованием своей точки зрения и не замечает, что собеседник пытался сказать то же самое.

Непрошеные советы обычно дают люди, не способные оказать реальную помощь.

Этику делового общения следует учитывать в различных её проявлениях:

в отношениях между предприятием и социальной средой;
между предприятиями;
внутри одного предприятия – между руководителем и подчиненными, между подчиненным и руководителем, между людьми одного статуса.

Между сторонами того или иного вида делового общения существует своя специфика. Задача и состоит в том, чтобы сформулировать такие принципы делового общения, которые не только соответствовали бы каждому виду делового общения, но и не противоречили общим нравственным принципам поведения людей. Вместе с тем, они должны служить надежным инструментом координации деятельности людей, вовлеченных в деловое общение.

Общий нравственный принцип человеческого общения содержится в категорическом императиве И. Канта: «Поступай так, чтобы максима твоей воли всегда могла иметь также и силу принципа всеобщего законодательства». Применительно к деловому общению основной этический принцип можно сформулировать таким образом: в деловом общении при принятии решения о том, какие ценности следует предпочесть в данной ситуации, поступай так, чтобы максима твоей воли была совместима с нравственными ценностями других сторон, участвующих в общении, и допускала координацию интересов всех сторон.

Особое внимание следует обратить на золотое правило этики общения: «Относитесь к другим так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам».

В отрицательной форме в формулировке Конфуция оно гласит: «Чего не пожелаешь себе, того не делай другим».

Это правило применимо и к деловому общению, но по отношению к отдельным его видам: «сверху вниз» (руководитель-подчиненный), «снизу вверх» (подчиненный-руководитель), «по горизонтали» (сотрудник-сотрудник) требует конкретизации.

6 барьеров эффективного общения и способы их преодоления

26 июня 2017Отношения

Иногда возникают ситуации, когда в ходе разговора собеседникам бывает сложно понять друг друга. В этом виноваты барьеры общения, которые существенно затрудняют диалог.

Одна и та же фраза может быть сказана и воспринята по-разному. Вопрос, произнесённый на повышенных тонах, будет определён собеседником как гневный. Если вы произнесёте ту же самую фразу полушёпотом, то люди увидят в ней заигрывание. Поэтому порой решающую роль в коммуникации играют не сами слова, а сопутствующие факторы.

1. Перцептивный барьер

Перцептивный барьер — барьер восприятия. Настроение, с которым с нами ведут беседу, напрямую сказывается на эффективности коммуникации.

Проблема

Равнодушный тон и незаинтересованность, выдаваемая языком тела, формируют у собеседника скептическое отношение к успеху беседы и отбивают у него желание вести с вами разговор. То же касается людей, объясняющих свою точку зрения без уважения или с трудно скрываемой или не скрываемой вовсе неприязнью.

Решение

Начните разговор с позитивной ноты и старайтесь удерживать её на протяжении всей беседы. Допускайте уместную жестикуляцию, улыбайтесь и не забывайте о зрительном контакте с собеседником.

2. Поведенческий барьер

Мнение окружающих о нас напрямую влияет на уровень усвоения ими наших слов и на вероятность эффективного диалога. Исходя из отношения к вам, собеседник может абстрагироваться от темы беседы или частично игнорировать информацию.

Проблема

Напыщенный тон — причина неприязни со стороны собеседника. Если вся информация проходит через призму снисходительности, это вредит коммуникации и портит впечатление о говорящем. Низкая самооценка также может послужить причиной возникновения барьера.

Решение

Воспринимайте собеседника как равного себе. Обязательно хвалите человека за хорошо выполненную работу, даже если думаете, что сами могли бы сделать её лучше. Не забывайте про зрительный контакт и улыбку.

3. Языковой барьер

Языковой барьер возникает не только между носителями разных языков, но и между людьми с разным уровнем компетенции в какой-либо области.

Проблема

Если собеседник в речи использует незнакомые слова, вряд ли вы сможете понять его. Прибегая к профессиональным жаргонизмам в разговоре со стажёрами, вы не добьётесь понимания с их стороны и вселите в них неуверенность в собственной профпригодности. Если вы будете объяснять ребёнку решение задачи так, как рассказывали бы взрослому, это также приведёт к печальному результату: ребёнок не сможет решить подобную задачу вновь, пострадает его способность мыслить и докапываться до истины постепенно.

Решение

Упростите вашу речь до уровня собеседника, не проявляя снисхождения, свойственного людям с завышенной самооценкой.

4. Эмоциональный барьер

Эмоциональный барьер возникает из-за неуверенности, злобы, печали или даже излишней радости. Домашние проблемы могут наложить отпечаток на рабочие коммуникации, и наоборот.

Проблема

Испытывая эмоциональное напряжение, мы сами не замечаем, что пропускаем часть информации мимо ушей и как страдает наша способность к анализу и рассуждению. Находясь не в духе, мы становимся раздражительны по отношению к словам собеседника, а чрезмерная радость во время рабочего диалога может привести к одобрению откровенно плохой идеи.

Решение

Будьте выше своих эмоций и не позволяйте им влиять на общение с другими людьми. Находясь в состоянии эмоционального напряжения, старайтесь вести разговор с собеседником нейтрально.

5. Культурный барьер

Когда коммуникация происходит между представителями различных культур, высока вероятность возникновения культурного барьера. Но различия культур проявляются не только в общении с иностранцами или представителями иной веры.

Проблема

Некорректное общение с человеком другой национальности или религии может оскорбить его убеждения. Рассказы о пятничных гулянках могут испортить настроение человеку, которому противопоказан алкоголь. Попытка объяснить человеку старшего возраста смысл популярного ролика на YouTube может быть встречена непониманием.

Решение

Постарайтесь изучить собеседника заранее и ведите разговор максимально тактично. Если высок риск ляпнуть что-то не то, постарайтесь объяснить собеседнику с глазу на глаз, что не слишком хорошо знакомы с его культурой.

6. Гендерный барьер

Причиной непонимания может послужить различия в общении и мышлении мужчин и женщин. Женщинам свойственно мыслить интуитивно, а мужчинам — логически. Так, женщины любят говорить о людях и эмоциях, а мужчины концентрируют внимание на чём-то физическом и измеримом. Эти стереотипы, естественно, касаются не всех.

Проблема

То, что приемлемо по отношению к мужчине, может быть неэтично в общении с женщиной. Мужчина-начальник может скептически относиться к профессиональным навыкам женщин, позволяя стереотипам вмешиваться в коммуникацию. Так он рискует не только задеть собеседниц, но и неверно оценить рабочую ситуацию.

Этот эффект работает и в обратном направлении: отношение к словам обаятельной женщины может быть несправедливо завышено.

Решение

Не разделяйте собеседников по половому признаку. Воспринимайте представителей любого пола как равных себе.

Коммуникативные барьеры в деловом общении.

Адекватность восприятия информации во многом зависит от наличия или отсутствия в процессе общения коммуникативных барьеров. В случае возникновения барьера информация искажается или теряет изначальный смысл, а в ряде случаев вообще не поступает к получателю.

Информационно-дефицитный барьер.

Это механический обрыв информации ; неясность передаваемой информации, в силу чего искажается изложенная и переданная мысль.

Эмоциональный барьер.

Происходит, когда люди, получив какую-либо информацию, более заняты своими чувствами, предположениями, чем реальными фактами. Слова обладают сильным эмоциональным зарядом, причём не столько сами слова (символы), сколько ассоциации, которые они порождают в человеке. Слова имеют первичное (буквальное) значение и вторичное (эмоциональное).

фонетическое непонимание

Возникает, когда участники общения говорят на различных языках и диалектах, имеют существенные дефекты речи и дикции, искажённый грамматический строй речи. Барьер фонетического непонимания порождает также невыразительная быстрая речь, речь-скороговорка и речь с большим количеством звуков-паразитов.

Семантический барьер

Связан с различиями в системах значений (тезаурусах) участников общения. Это, прежде всего, проблема жаргонов и слэнгов. Известно, что даже в рамках одной и той же культуры есть множество микрокультур, каждая из которых создаёт своё «поле значений», характеризуется своим пониманием различных понятий, явлений, ими выражаемых. Так, в различных микрокультурах не одинаково понимается смысл таких ценностей как «красота», «долг», «естество», «приличие» и т. д. Кроме того, каждая среда создаёт свой мини-язык общения, свой слэнг, в каждой свои любимые цитаты и шутки, выражения и обороты речи.

Стилистический барьер

Возникает при несоответствии стиля речи коммуникатора и ситуации общения или стиля речи и актуального психологического состояния получателя и др. Так, партнёр по общению может не принять критическое замечание, так как оно будет высказано в несоответствующей ситуации панибратской манере, или дети не воспримут интересный рассказ из-за сухой, эмоционально не насыщенной или наукообразной речи взрослого. Коммуникатору необходимо тонко чувствовать состояние своих партнеров, улавливать оттенки возникающей ситуации общения, с тем чтобы привести в соответствие с ней стиль своего сообщения.

Стиль может быть неуместным, слишком тяжелым или легковесным, не соответствующим ситуации и намерениям партнера. Для того чтобы быть хорошо воспринимаемым, нужно четко изложить информацию, основные доводы, аргументы, их подтверждающие, структурировать информацию таким образом, чтобы она была взаимосвязана и одна мысль как бы вытекала из другой.

Логический барьер

Возникает в тех случаях, когда логика рассуждения, предлагаемая коммуникатором, либо слишком сложна для восприятия реципиента, либо кажется ему не верной, противоречит присущей ему манере доказательства. В психологическом плане можно говорить о существовании множества логик и логических систем доказательств. Для одних людей логично и доказательно то, что не противоречит разуму, для других то, что соответствует долгу и морали. Можно говорить о существовании «женской» и «мужской» психологической логики, о «детской» логике и т. д.

Каждый человек видит мир, ситуацию, проблему со своей точки зрения.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

Расчет стоимостиГарантииОтзывы

Прежде чем высказать мысль вслух, человек как бы сначала «упаковывает» ее во внутреннюю речь, а уж затем выражает ее вслух. Процесс превращения мысли в слово называется вербализацией. Выделяя в речевом потоке слова, слушающий расшифровывает их значения, постигая таким образом смысл вербального сообщения. Понимание слов представляется наиболее элементарной операцией декодирования высказывания. Трудности возникают потому, что на осмысление слов в реальном общении существенное влияние оказывает конкретная ситуация.

социально-культурный барьер

Это могут быть социальные, политические, религиозные и профессиональные различия, которые приводят к различной интерпретации тех или иных понятий, употребляемых в процессе коммуникации. В качестве барьера может выступать и само восприятие партнёра по общению как лица определённой профессии, определённой национальности, пола и возраста. Например, огромное значение для возникновения барьера играет авторитетность коммуникатора в глазах реципиента. Чем выше авторитет, тем меньше преград на пути усвоения предлагаемой информации. Само нежелание прислушиваться к мнению того или иного человека часто объясняется его низкой авторитетностью (например, знаменитое «яйца курицу не учат»).

барьеры, обусловленные восприятием (неналожение полей восприятия получателя и отправителя). Они могут быть следствием конфликта между сферами компетенции, могут быть также обусловлены социальными установками (например, негативное отношение к самой идее). Затрудняют коммуникации также предвзятые представления людей, отвергающие новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной или в силу устойчивого мнения, порожденного определенными условиями (стереотипы).

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

Реферат
Коммуникативные барьеры в деловом общении.
От 250 руб
Контрольная работа
Коммуникативные барьеры в деловом общении.
От 250 руб
Курсовая работа
Коммуникативные барьеры в деловом общении.
От 700 руб

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Узнать стоимость

12.

4 Коммуникационные барьеры – принципы управления

Цели обучения

Понять, как можно отвлечь внимание от процесса коммуникации.
Понимание проблемы плохого слушания и способов поощрения активного слушания.

Барьеры на пути к эффективному общению

Общение может быть более сложной задачей, чем вы думаете, когда вы осознаете множество вещей, которые могут стоять на пути эффективного общения. К ним относятся фильтрация, выборочное восприятие, информационная перегрузка, эмоциональные разъединения, отсутствие знакомства с источником или достоверности, сплетни на рабочем месте, семантика, гендерные различия, различия в значении между Отправителем и Получателем и предвзятый язык. Рассмотрим каждый из этих барьеров.

Фильтрация

Фильтрация — это искажение или сокрытие информации для управления реакциями человека. Некоторые примеры фильтрации включают менеджера, который скрывает плохие показатели продаж своего подразделения от своего босса, вице-президента, опасаясь, что плохие новости рассердят его. Старая поговорка: «Не стреляйте в посыльного!» иллюстрирует склонность Получателей (в данном случае вице-президента) вымещать свой негативный ответ на нежелательные Сообщения на Отправителе. Привратник (возможно, помощник вице-президента), который не передает полное Сообщение, также фильтрует. Вице-президент может удалить электронное письмо, в котором объявляются данные о продажах за квартал, до того, как оно будет прочитано, и заблокировать сообщение до того, как оно будет получено.

Как видите, фильтрация не позволяет членам организации получить полную картину того, как обстоят дела. Чтобы максимизировать ваши шансы на отправку и получение эффективных сообщений, полезно доставлять сообщения несколькими способами и искать информацию из нескольких источников. Таким образом, эффект фильтрации сообщения любым человеком будет уменьшен.

Поскольку люди, как правило, больше фильтруют плохие новости во время восходящего общения, также полезно помнить, что те, кто находится ниже вас в организации, могут опасаться делиться плохими новостями. Один из способов ослабить склонность к фильтрации — вознаграждать сотрудников, которые четко передают информацию наверх, независимо от того, хорошие новости или плохие.

Вот некоторые из критериев, которые люди могут использовать при принятии решения о том, фильтровать ли Сообщение или передавать его:

Прошлый опыт: Был ли Отправитель вознагражден за передачу новостей такого рода в прошлом, или его критиковали?
Знание, восприятие говорящего: Дал ли непосредственный начальник Получателя ясно понять, что «отсутствие новостей — хорошая новость?»
Эмоциональное состояние, вовлеченность в тему, уровень внимания: Мешает ли отправителю передать Сообщение страх неудачи или критики? Находится ли эта тема в сфере его компетенции, повышая его уверенность в своей способности расшифровать ее, или он находится вне зоны комфорта, когда дело доходит до оценки значимости Послания? Влияют ли личные опасения на его способность судить о ценности Послания?

Опять же, фильтрация может привести к недопониманию в бизнесе. Каждый слушатель переводит Послание своими словами, создавая свою версию сказанного (Алессандра, 1993).

Избирательное восприятие

Избирательное восприятие относится к фильтрации того, что мы видим и слышим, в соответствии с нашими собственными потребностями. Этот процесс часто неосознаваем. Маленькие вещи могут привлекать наше внимание, когда мы посещаем новое место — новый город или новую компанию. Однако со временем мы начинаем делать предположения о том, как обстоят дела, на основе нашего прошлого опыта. Часто большая часть этого процесса бессознательна. «Нас просто бомбардируют слишком большим количеством раздражителей каждый день, чтобы уделять одинаковое внимание всему, поэтому мы выбираем в соответствии со своими потребностями (Поуп, 2008)». Избирательное восприятие — это экономия времени, необходимый инструмент в сложной культуре. Но это также может привести к ошибкам.

Вспомните предыдущий пример разговора между Биллом, которого попросили заказать еще картриджей с тонером, и его боссом. Поскольку Билл находил список дел своего босса необоснованно требовательным, он предположил, что просьба может подождать. (Как иначе он мог бы сделать все остальное в списке?) Босс, полагая, что Билл услышал срочность ее просьбы, предположил, что Билл разместит заказ, прежде чем вернуться к другим задачам в ее списке.

Оба члена этой организации использовали выборочное восприятие для оценки сообщения. Билл считал, что задача заказа может подождать. По мнению босса, ее временные рамки были ясны, хотя и не указаны. Когда сталкиваются два избирательных восприятия, возникает непонимание.

Информационная перегрузка

Информационная перегрузка может быть определена как «происходящая, когда обработка информации требует от человека времени для выполнения взаимодействий и внутренних вычислений, превышает запас или емкость времени, доступного для такой обработки» (Schick, et. al., 1990) ». Сообщения доходят до нас бесчисленными способами каждый день. Некоторые из них носят социальный характер — это реклама, которую мы можем слышать или видеть в течение дня. Другие носят профессиональный характер — электронная почта и заметки, голосовая почта и разговоры с нашими коллегами. Другие носят личный характер — сообщения и разговоры с нашими близкими и друзьями.

Сложите их вместе, и легко увидеть, как мы можем получать больше информации, чем можем воспринять. Это состояние дисбаланса известно как информационная перегрузка. Эксперты отмечают, что информационная перегрузка — это «симптом века высоких технологий, когда один человек слишком много информации может усвоить в расширяющемся мире людей и технологий. Он поступает из всех источников, включая телевидение, газеты и журналы, а также разыскиваемую и нежелательную обычную почту, электронную почту и факсы. Это чрезвычайно усугубилось из-за огромного количества результатов, полученных от поисковых систем в Интернете (Журнал PC, 2008)». Другие исследования показывают, что такая фрагментарная работа оказывает значительное негативное влияние на эффективность, креативность и остроту ума (Overholt, 2001).

Возвращаясь к нашему примеру с Биллом. Допустим, он в своем кабинете разговаривает по телефону с поставщиком. Пока он говорит, он слышит перезвон электронной почты, предупреждающий его о важном сообщении от его босса. Он быстро просматривает его, все еще разговаривая по телефону, когда коллега высовывает голову из-за угла кабинки, чтобы напомнить Биллу, что он опаздывает на собрание персонала. Поставщик на другом конце телефонной линии только что предоставил Биллу выбор между продуктами и датами доставки, которые он запросил. Билл понимает, что пропустил первые два варианта, но у него нет времени просить поставщика повторить их все или попытаться переподключиться, чтобы разместить заказ позже. Он выбирает третий вариант — по крайней мере, он слышал об этом, рассуждает он, и это кажется справедливым. Насколько хорошим было решение Билла среди всей информации, которую он обрабатывал одновременно?

Эмоциональные разъединения

Эмоциональные разъединения происходят, когда Отправитель или Получатель расстроены, будь то из-за обсуждаемого предмета или из-за какого-то несвязанного инцидента, который мог произойти ранее. Эффективное общение требует, чтобы Отправитель и Получатель были открыты для разговора и слушания друг друга, несмотря на возможные различия во мнениях или личностях. Одной или обеим сторонам, возможно, придется отложить свои эмоции в сторону, чтобы достичь цели ясного общения. Эмоционально расстроенный Получатель склонен игнорировать или искажать то, что говорит Отправитель. Отправитель, который эмоционально расстроен, может быть не в состоянии эффективно представить свои мысли или чувства.

Отсутствие достоверности источника

Недостаток знакомства с источником или достоверности может сорвать общение, особенно когда речь идет о юморе. Вы когда-нибудь рассказывали шутку, которая не удалась? У вас с Получателем не было общего контекста, который мог бы сделать это забавным. (Или да, это могла быть просто паршивая шутка.) Сарказм и ирония — тонкие и потенциально вредные товары в бизнесе. Лучше всего держать эти виды связи вне рабочего места, так как их преимущества ограничены, а потенциальные опасности велики. Незнание отправителя может привести к неправильной интерпретации юмора, особенно в менее богатых информационных каналах, таких как электронная почта. Например, электронное письмо от Джилл, которое заканчивается словами «Мужчины, как куры, должны вариться в чанах с маслом», может быть истолковано как антимужское, если Получатель не знал, что Джилл любит рифмовать и любит развлекать. коллег, составляя забавные высказывания.

Точно так же, если Отправитель не заслуживает доверия или не заслуживает доверия, Сообщение не будет доставлено. Получатели могут с подозрением относиться к мотивам Отправителя («Почему мне это говорят?»). Аналогичным образом, если Отправитель сообщал ошибочную информацию в прошлом или создавал ложные аварийные ситуации, его текущее Сообщение может быть отфильтровано.

Сплетни на рабочем месте, также известные как виноградная лоза, являются спасательным кругом для многих сотрудников, ищущих информацию о своей компании (Kurland & Pelled, 2000). Исследователи сходятся во мнении, что виноградная лоза — неотъемлемая часть организационной жизни. Исследования показывают, что 70 % всех организационных коммуникаций происходит на уровне сарафанного радио (Crampton, 19).98).

Сотрудники доверяют своим коллегам как источнику Сообщений, но неформальная структура виноградной лозы может быть препятствием для эффективного общения с управленческой точки зрения. Его низовая структура вызывает у сотрудников большее доверие, чем информация, передаваемая по официальным каналам, даже если эта информация является ложной.

Некоторые недостатки офисной виноградной лозы заключаются в том, что сплетни предлагают политически настроенным инсайдерам мощный инструмент для распространения информации (и саморекламы о недопонимании) внутри организации. Кроме того, в «сарафанной лозе» отсутствует конкретный отправитель, что может вызвать у сотрудников чувство недоверия — кто стоит в основе сети сплетен? Когда новости изменчивы, могут возникнуть подозрения относительно человека или лиц, стоящих за Сообщением. Менеджеры, понимающие силу виноградной лозы, могут использовать ее для отправки и получения собственных сообщений. Они также уменьшают силу виноградной лозы, быстро и точно отправляя официальные сообщения в случае появления больших новостей.

Семантика

Семантика – это изучение значения в общении. Слова могут означать разные вещи для разных людей, или они могут ничего не значить для другого человека. Например, у компаний часто есть свои собственные акронимы и модные словечки (называемые деловым жаргоном), которые понятны им, но непонятны для посторонних. Например, в IBM GBS фокусируется на BPTS, используя опыт, полученный в результате покупки PwC (которую пришлось продать, чтобы избежать конфликта интересов в свете SOX), чтобы отражать других поставщиков BPO и набеги бангалорского тигра. Имеет ли это смысл для вас? Если нет, то вот перевод: подразделение IBM Global Business Services (GBS) сосредоточилось на предоставлении компаниям услуг по трансформации бизнес-процессов (BPTS), используя опыт, приобретенный при покупке подразделения управленческого консалтинга и технологических услуг PricewaterhouseCoopers (PwC), которое продать подразделение из-за Закона Сарбейнса-Оксли (SOX, принятого в ответ на крупные бухгалтерские скандалы, такие как Enron). Дополнительный опыт управления ставит его выше поставщиков аутсорсинга бизнес-процессов (BPO), которые больше внимания уделяют автоматизации процессов, а не их преобразованию и совершенствованию. Главным среди этих конкурентов BPO является Wipro, которую часто называют «Бангалорским тигром» из-за ее географического происхождения и агрессивного роста.

Учитывая количество Сообщений, которые мы отправляем и получаем каждый день, вполне логично, что люди пытаются найти короткие пути — способ общения в коде. В бизнесе этот код известен как жаргон. Жаргон — это язык специальных терминов, используемых группой или профессией. Это обычное сокращение среди экспертов, и при разумном использовании может быть быстрым и эффективным способом общения. Большая часть жаргона состоит из незнакомых терминов, абстрактных слов, несуществующих слов, акронимов и аббревиатур, а иногда и эвфемизмов, добавленных для хорошей меры. У каждой профессии, профессии и организации есть свои специальные термины (Wright, 2008). На первый взгляд, жаргон кажется хорошей вещью — более быстрый способ отправить эффективное сообщение, как аббревиатуры текстовых сообщений могут передавать общие сообщения в более короткой, но понятной форме. Но так происходит не всегда. Жаргон может стать препятствием для эффективного общения, заставляя слушателей отключаться или усиливая неприязнь между собеседниками. Когда жаргон правит днем, Послание может быть затемнено.

Прежде чем использовать жаргон, необходимо задать ключевой вопрос: «Кто является получателем моего сообщения?» Если вы специалист, разговаривающий с другим специалистом в вашей области, жаргон может быть лучшим способом отправить сообщение, создавая профессиональные связи — подобно тому, как лучшие друзья могут общаться с помощью кода. Например, системный аналитик информационных технологий (ИТ), общаясь с другим ИТ-сотрудником, может использовать жаргон как способ обмена информацией таким образом, чтобы укрепить общие знания пары. Но тот же разговор должен вестись на стандартном английском языке, без жаргона, при общении с сотрудниками, не входящими в ИТ-группу.

Online Follow-Up

Вот веб-сайт с 80 модными словами в бизнесе:

http://www.amanet.org/movingahead/editorial2002_2003/nov03_80buzzwords.htm

и обсуждение того, почему сленг является проблемой :

http://sbinfocanada.about.com/od/speakforsuccesscourse/a/speechlesson5.htm.

Гендерные различия

Гендерные различия в общении были задокументированы рядом экспертов, в том числе профессором лингвистики Деборой Таннен в ее бестселлере Вы просто не понимаете: разговор женщин и мужчин (Таннен, 1991). Мужчины и женщины работают вместе каждый день. Но их разные стили общения иногда могут работать против них. Вообще говоря, женщины любят задавать вопросы перед тем, как начать проект, в то время как мужчины, как правило, «включаются сразу». Менеджер-мужчина, который не знает, сколько женщин сообщают о своей готовности к работе, может ошибочно принять готового сотрудника за неготового.

Еще одно замеченное отличие заключается в том, что мужчины часто используют спортивные метафоры, в то время как многие женщины используют свой дом в качестве отправной точки для аналогий. Женщины, которые считают, что мужчины «говорят только об игре», возможно, упускают шанс участвовать в стратегии подразделения и возможности для командной работы и «сплочения войск» для достижения успеха (Krotz, 2008).

«Важно способствовать наилучшему общению между мужчинами и женщинами на рабочем месте», — отмечает советник по гендерной политике Ди Нортон, которая привела приведенный выше пример. «Когда мы перемещаемся между мужской и женской культурами, нам иногда приходится менять свое поведение (говорить на языке другого пола), чтобы добиться наилучших результатов в ситуации. Ясно, что в успешных организациях будущего будут лидеры и члены команды, которые понимают, уважают и применяют правила гендерной культуры надлежащим образом (Norton, 2008)».

Осознание этих гендерных различий может стать первым шагом в обучении работе с ними, а не вокруг них. Например, имейте в виду, что мужчины, как правило, больше сосредотачиваются на конкуренции, данных и заказах в своем общении, тогда как женщины, как правило, больше сосредотачиваются на сотрудничестве, интуиции и запросах. Оба стиля могут быть эффективны в правильных ситуациях, но понимание различий — это первый шаг к тому, чтобы избежать недоразумений, основанных на них.

Различия в значении часто существуют между Отправителем и Получателем. «Имейте в виду, что вы говорите, и говорите, что вы имеете в виду ». Это легко сказать. Но что означают эти слова в бизнесе? Разные слова означают разные вещи для разных людей. Возраст, образование и культурный фон — все это факторы, влияющие на то, как человек интерпретирует слова. Чем меньше мы учитываем нашу аудиторию, тем выше наши шансы на недопонимание. Когда общение происходит в межкультурном контексте, требуется особая осторожность, учитывая, что разные слова будут интерпретироваться по-разному в разных культурах, а разные культуры имеют разные нормы в отношении невербального общения. Устранение жаргона — это один из способов гарантировать, что наши слова будут передавать другим понятия реального мира. Говорить с нашей аудиторией, а не о себе, это другое. Невербальные сообщения также могут иметь разное значение.

Таблица 12.1 Жесты по всему миру

Рисунок 12.8	1. «V» за победу . Используйте этот жест с осторожностью! В то время как в Северной Америке он означает победу или мир, в Англии и Австралии он означает что-то более близкое к «возьми это!»
Рисунок 12.9	2. Жест «ОК» . В то время как в Северной Америке это означает, что дела идут хорошо, во Франции это означает, что человек считается бесполезным, в Японии это относится к деньгам, а в Бразилии, России и Германии это означает что-то действительно неподходящее для рабочего места.
Рисунок 12.10	3. «большой палец вверх » означает один в Германии, пять в Японии, но хорошую работу в Северной Америке. Это может привести к путанице.
Рисунок 12. 11	4. «Крючком рожки ». Этот лозунг Техасского университета выглядит как бычьи рога. Однако в Италии это означает, что вас обманывают, а в Бразилии и Венесуэле это означает, что вы отгоняете зло.
Рисунок 12.12	5. Машешь рукой . В большинстве стран Европы махание рукой означает несогласие. Однако в Северной Америке он обычно используется как способ приветствия или привлечения чьего-то внимания.

Адаптировано из информации Axtell, RE (1998). Жесты: правила и табу языка тела во всем мире . Нью-Йорк: Джон Уайли.

Менеджеры, которые говорят о «долгосрочных целях и прибылях» персоналу, получившему незначительное повышение, могут обнаружить, что их основное сообщение («Вы делаете отличную работу — и это приносит пользу ответственным людям!») приводит группу в ярость. они надеялись вдохновить. Вместо этого менеджеры, которые признают «вклад» своих сотрудников и подтвердят, что эта работа способствует достижению целей компании таким образом, «что пойдет на пользу источнику нашего успеха — нашим сотрудникам, а также руководителям», найдут свое основное Послание («Вы отлично справляетесь — мы действительно ценим вашу работу») воспринимается, а не неверно истолковывается.

Предвзятый язык может оскорбить других или создать стереотипы на основе их личной или групповой принадлежности. На рисунке ниже представлен список слов, которые могут быть оскорбительными в левой колонке. В правой колонке представлены более нейтральные слова, которые вы можете использовать вместо них (Ashcraft & Mumby, 2003; Swift, 2007).

Рисунок 12.13 Избегайте предвзятого языка

Эффективное общение должно быть четким, основанным на фактах и целенаправленным. Это также уважительно. Обращение к человеку одним прилагательным ( мозг , диабетик , инвалид ) сводит этого человека к одной этой характеристике. Язык, принижающий или стереотипизирующий человека, отравляет процесс общения. Язык, оскорбляющий человека или группу людей по признаку возраста, этнической принадлежности, сексуальных предпочтений или политических убеждений, нарушает общественные и частные стандарты приличия, начиная от гражданских прав и заканчивая корпоративными правилами.

Попытка создать нейтральный набор терминов для обозначения наследия и предпочтений привела к спорам о природе «политкорректности». Сторонники политкорректности видят в этом способ разрядить изменчивый характер слов, которые стереотипизировали группы и отдельных лиц в прошлом. Критики политкорректности считают его словарный запас неестественным и излишне осторожным.

Многие компании предлагают новым сотрудникам письменные руководства по стандартам речи и поведения. Эти руководства, дополненные здравым смыслом и вежливостью, являются надежной отправной точкой для эффективного и уважительного общения на рабочем месте. Советы по правильной речи на рабочем месте включают, помимо прочего,

Чередование использования «он» и «она» при обращении к людям в целом.
Использование руководств, разработанных человеческими ресурсами.
Помните, что условия, которые кажутся нам уважительными или удобными для нас, могут быть неудобными или неуважительными для других.

Плохое слушание и активное слушание

Бывший генеральный директор Chrysler Ли Якокка сокрушался: «Я только хотел бы найти институт, который учит людей, как слушать. В конце концов, хороший менеджер должен слушать не меньше, чем говорить (Iacocca & Novak, 1984)». Исследования показывают, что умение слушать связано с продвижением по службе (Sypher, et. al., 1989). Отправитель может стремиться доставить Сообщение четко. Но способность Получателя эффективно слушать не менее важна для эффективного общения. Средний работник тратит 55% своего рабочего дня на прослушивание. Менеджеры слушают до 70% каждый день. Но слушание не всегда приводит к пониманию. Слушание требует практики, умения и концентрации.

По словам профессора Университета Сан-Диего Филиппа Хансакера, «последствия плохого слушания — снижение производительности сотрудников, упущенные продажи, недовольные клиенты и миллиарды долларов роста затрат и упущенной выгоды. Плохое слушание является фактором низкого морального духа сотрудников и увеличения текучести кадров, поскольку сотрудники не чувствуют, что их руководители прислушиваются к их потребностям, предложениям или жалобам (Алессандра и др. , 1993)». Ясно, что если вы надеетесь сделать успешную карьеру в менеджменте, вам надлежит научиться быть хорошим слушателем.

Алан Гулик, представитель Starbucks, считает, что лучше слушать работу в погоне за большей прибылью. По его подсчетам, если бы каждый сотрудник Starbucks неправильно расслышал один заказ на 10 долларов в день, их ошибки обошлись бы компании в миллиард долларов ежегодно. Чтобы научить своих сотрудников слушать, Starbucks создала код, который помогает сотрудникам, принимающим заказы, слышать размер, вкус и использование молока или кофе без кофеина. Человек, делающий напиток, повторяет заказ вслух.

Как вы можете улучшить свои навыки слушания? Римский философ Цицерон сказал: «Молчание — одно из величайших искусств ведения беседы». Как часто мы разговаривали с кем-то еще, когда мы на самом деле не слушали, но жаждали передать свою часть? Такое поведение известно как «репетиция». Это предполагает, что Получатель не намерен рассматривать сообщение Отправителя и вместо этого намеревается ответить на более ранний вопрос. Очевидно, что репетиция является препятствием для процесса общения. Эффективное общение зависит от другого вида слушания: активного слушания.

Активное слушание можно определить как сосредоточение полного внимания на том, что говорят другие люди, выделение времени на то, чтобы понять высказанные мысли, задавать вопросы по мере необходимости и не перебивать в неподходящее время (Onet Center, 2008). Активное слушание создает настоящую -временные отношения между Отправителем и Получателем путем подтверждения содержания и получения Сообщения. Как мы видели на примере Starbucks, повторение и подтверждение содержания сообщения дает способ убедиться, что правильный контент передается между коллегами. Этот процесс создает связь между коллегами, увеличивая поток и точность обмена сообщениями.

Карл Роджерс, основатель «личностно-ориентированного» подхода к психологии, сформулировал пять правил активного слушания:

Слушайте содержание сообщения
Прислушиваться к чувствам
Реагировать на чувства
Обратите внимание на все реплики
Перефразируйте и перефразируйте

Хорошая новость заключается в том, что умение слушать — это навык, которому можно научиться (Браунелл, 1990). Первый шаг — решить, что мы хотим слушать. Отказ от отвлекающих факторов, таких как уменьшение фонового или внутреннего шума, имеет решающее значение. Получатель принимает Сообщение Отправителя молча, не говоря ни слова. Во-вторых, на протяжении всего разговора показывайте говорящему, что вы его слушаете. Вы можете сделать это невербально, кивнув головой и сосредоточив внимание на говорящем. Вы также можете делать это вербально, говоря что-то вроде «Да», «Это интересно» или другие подобные словесные сигналы. Во время прослушивания обращайте внимание на язык тела отправителя, чтобы получить дополнительные подсказки о том, что он чувствует. Интересно, что тишина играет важную роль в активном слушании. Во время активного слушания мы пытаемся понять сказанное, а в тишине можем обдумать подтекст. Мы не можем рассматривать информацию и отвечать на нее одновременно. Вот где сила тишины вступает в игру. Наконец, если вам что-то непонятно, задавайте вопросы. Подтвердите, что вы правильно расслышали сообщение, повторив важную фразу, например: «Отлично, увидимся в 14:00. в моем офисе.» В конце разговора «спасибо» от обеих сторон является необязательным, но очень эффективным способом признания совместной работы друг друга.

Таким образом, активное прослушивание создает более динамичные отношения между Получателем и Отправителем. Это укрепляет личные инвестиции в обмен информацией. Это также создает здоровые рабочие отношения между коллегами, делая говорящих и слушающих равноценными участниками процесса коммуникации.

Key Takeaway

Существует множество препятствий для эффективного общения. Примеры включают фильтрацию, выборочное восприятие, информационную перегрузку, эмоциональные разъединения, отсутствие знакомства с источником или достоверности, сплетни на рабочем месте, семантику, гендерные различия, различия в значении между Отправителем и Получателем и предвзятый язык. Получатель может повысить вероятность эффективного общения, участвуя в активном слушании, которое включает в себя (1) уделение полного внимания Отправителю и (2) проверку понимания путем повторения сути Сообщения Отправителю.

Каталожные номера

Алессандра, Т. (1993). Общение на работе . Нью-Йорк: у камина.

Алессандра Т., Гарнер Х. и Хансакер П.Л. (1993). Общение на работе . Нью-Йорк: Саймон и Шустер.

Эшкрафт, К., и Мамби, Д.К. (2003). Переделка пола . Тысяча дубов, Калифорния, Шалфей; Миллер, С., &amp.

Браунелл, Дж. (1990). Восприятие эффективных слушателей: исследование управления. Журнал деловых коммуникаций , 27 , 401–415.

Крэмптон, С. М. (1998). Сеть неформального общения: факторы, влияющие на активность виноградной лозы. Управление государственными кадрами . Получено 2 июля 2008 г. с http://www.allbusiness.com/management/735210-1.html.

Якокка Л. и Новак В. (1984). Якокка: автобиография . Нью-Йорк: Бантам Пресс.

Кроц, Дж. Л. (н. д.). 6 советов, как преодолеть разрыв в общении. Получено 2 июля 2008 г. с веб-сайта Microsoft Small Business Center, http://www. microsoft.com/smallbusiness/resources/management/leadership-training/women-vs-men-6-tips-for-bridging-the-. связь-gap.aspx.

Курланд, Н.Б., и Пеллед, Л.Х. (2000). Передача слов: к образцу сплетен и власти на рабочем месте. Academy of Management Review , 25 , 428–438.

Нортон, Д. Гендер и коммуникация — поиск точек соприкосновения. Получено 2 июля 2008 г. с http://www.uscg.mil/leadership/gender.htm.

Ресурсный центр O*NET, основной национальный источник информации о профессиях. Получено 2 июля 2008 г. с http://online.onetcenter.org/skills.

Оверхольт, А. (2001, февраль). У Intel (слишком много) почты. Быстрая компания . Получено 2 июля 2008 г. с http://www.fastcompany.com/online/44/intel.html и http://blogs.intel.com/it/2006/10/information_overload.php.

PC Magazine, получено 1 июля 2008 г. с веб-сайта энциклопедии PC Magazine, http://www.pcmag.com/encyclopedia_term/0,2542,t=information+overload&i=44950,00.asp, и дополнено информацией в Доули, Д. Д., и Энтони, В. П. (2003). Восприятие пользователями электронной почты на работе. Журнал деловых и технических коммуникаций , 17 , 170–200.

Поуп, Р. Р. Избирательное восприятие. Университет штата Иллинойс. Получено 1 декабря 2008 г. с http://lilt.ilstu.edu/rrpope/rrpopepwd/articles/perception3.html.

Шик, А. Г., Гордон, Л. А., и Хака, С. (1990). Информационная перегрузка: временной подход. Бухгалтерский учет, организации и общество, 15 , 199–220.

Свифт, К. (1980). Справочник по антисексистскому письму . Нью-Йорк: Липпинкотт и Кроуэлл; Проктер, М. (2007, 11 сентября). Беспристрастный язык . Получено 2 июля 2008 г. с http://www.utoronto.ca/writing/unbias.html.

Sypher, BD, Bostrom, RN, & Seibert, JH (1989). Умение слушать, коммуникативные способности и успех в работе. Журнал делового общения , 26 , 293–303.

Таннен, Д. (1991). Вы просто не понимаете: Женщины и мужчины в разговоре. Нью-Йорк: Баллантайн.

Райт, Н. Не употребляйте жаргона . Получено 2 июля 2008 г. с http://www.plainlanguage.gov/howto/wordsuggestions/jargonfree.cfm.

барьеров для делового общения | Преодоление [2021] ✅

Барьеры делового общения — это все, что мешает процессу общения, вследствие чего сообщение может быть получено получателем не так, как было задумано отправителем.

Препятствия для делового общения

Содержание

1 Что мешает общению?
- 1,1 Шум в качестве барьера
- 1.2 Различия восприятия и языка
- 1,3 Информационная перегрузка
- 1,4 невнимательность
- 1,5 Временные давления
- 1,6 Эмоции
- 1,7 Сложности в организационной структуре
- 3 Заметки о деловом общении
- 4 Справочная информация
Что мешает общению?
Барьеры для делового общения также могут быть определены как препятствия или блокады или барьеры, остановки и узкие места неэффективной системы общения.
На рисунке ниже показано понятие препятствия для связи.
1. Шум как барьер
2. Восприятие и языковые различия
3. Information Overload
4. Inattention
5. Time Pressures
6. Emotions
7. Complexity in Organizational Structure
8. Poor Retention
Noise as a Barrier
“Noise” is нарушение или помеха в коммуникационном процессе где-либо на пути, как показано на рисунке. Это может произойти на любом этапе коммуникативного процесса.
Шум может быть звуком чьего-то кашля, звуком проезжающего мимо грузовика или разговора двух людей рядом. Это также может включать сбои, такие как потеря письма по почте (традиционной или электронной), обрыв телефонной линии или вызов одного из участников разговора до завершения процесса связи.
Различия в восприятии и языке
Восприятие — это в целом то, как каждый человек интерпретирует окружающий его мир. Обычно люди хотят получать важные для них сообщения.
Пример : Человек находится в месячном отпуске по личным причинам (член семьи находится в критическом состоянии). Менеджер по персоналу может быть в замешательстве, удерживать этого сотрудника или нет, непосредственный руководитель может подумать о замене, потому что производительность его команды снижается, члены семьи могут воспринимать его как эмоциональную опору.
Информационная перегрузка
Менеджеры ограничены пулом информации. Необходимо контролировать этот информационный поток, иначе информация может быть неверно истолкована, забыта или упущена из виду. Как следствие, общение становится менее эффективным.
Невнимательность
Иногда мы просто не слушаем, а только слышим
Пример: Путешественник может обратить внимание на один знак «ПАРКОВКА ЗАПРЕЩЕНА», но если такой знак развесить по всему городу, он его уже не слушает. Поэтому повторяющиеся сообщения следует отклонять для эффективного общения.
Давление времени
Часто в организации цели должны быть достигнуты в течение определенного периода времени, невыполнение которого имеет неблагоприятные последствия. В спешке, чтобы уложиться в сроки, формальные каналы связи укорачиваются, либо сообщения даются частично, т. е. не полностью канализируются. Таким образом, должно быть предоставлено достаточно времени для эффективного общения.
Эмоции
Эмоциональное состояние в определенный момент времени также влияет на общение. Если получатель чувствует, что коммуникатор сердится, он понимает, что передаваемая информация очень плохая.
Сложность организационной структуры
Чем выше структура власти в организации (т. е. больше количество управленческих уровней), тем выше вероятность потери связи. Только люди на верхнем уровне могут видеть общую картину, в то время как люди на нижнем уровне просто имеют знания о своей области и немного знаний о других областях.
Плохая память
Человеческая память не может функционировать вне пределов. Человек не всегда может удержать то, что ему говорят, особенно если он не заинтересован или не внимателен. Это приводит к коммуникативному коллапсу.
Преодоление барьеров в общении
Как преодолеть барьеры в общении ? Требуется постоянная работа по преодолению барьеров, которые неосознанно подкрадываются в процессе общения. Барьеры можно преодолеть, если в процесс коммуникации вложены достаточные усилия и желательно, чтобы коммуникация была эффективной и действенной.
Следующие приведены некоторые из мер по Преодолеть барьеры для связи :
1. Продвижение хороших отношений
2. Целевой и целенаправленной общение
3. Координация между супериорами и подчиненными
.
Точность
Обратная связь
Ясность сообщения
Донесение философии организации
Плоская организационная структура
Отдел труда
Минимизируйте Sempantic Arsge
Организация
Правильный коммуникационный Cannels .1004. Взаимоотношения
Между работодателем и работником должны быть налажены прочные отношения, чтобы избежать недопонимания и принять точку зрения друг друга, чтобы устранить барьеры и способствовать надлежащему общению в организации.
Целенаправленное и целенаправленное общение
Общение должно быть целенаправленным и направленным на человека. В конце общения получатель не должен чувствовать, что общение было бессмысленным или бесполезным.
Координация между начальником и подчиненным
В случае, если начальник думает на уровне, отличном от уровня подчиненного, и наоборот, это повлияет на эффективность коммуникации. Таким образом, должна быть хорошая и надлежащая координация и сотрудничество между начальником и подчиненным для эффективного общения.
Избегайте технических формулировок
Следует избегать специализированных формулировок. Следует приложить усилия, чтобы использовать язык, обычно понятный получателю и отправителю сообщения. В процессе общения должно быть минимальное использование технического жаргона.
Точность
В сообщении, которое должно передаваться между обеими сторонами, должна быть точность, чтобы повысить эффективность коммуникации.
Обратная связь
Избирательное восприятие приемника должно быть сведено к минимуму посредством надлежащей обратной связи. Недостаток избирательного восприятия следует объяснить, чтобы свести к минимуму барьеры.
Ясность сообщения
Передаваемое сообщение должно быть ясным, практически точным и без какой-либо двусмысленности.
Распространение организационной философии
Должны быть предприняты планомерные усилия по ознакомлению людей с организационной философией. Его следует должным образом донести до своих сотрудников, чтобы он уделял должное внимание их повседневному общению.
Плоская организационная структура
Организация должна иметь четкую и простую организационную структуру. Следует удалить высокие иерархические структуры и заменить их плоскими, чтобы предотвратить чрезмерный контроль над информацией. Неверная информация, переданная кому-либо в организации, может нанести ущерб. Надлежащее изменение организационной структуры уменьшит разрыв в статусе.
Разделение труда
Должно быть надлежащее разделение труда между людьми, чтобы уменьшить информационную перегрузку и сохранить задержки в передаче информации.
Свести к минимуму семпантические проблемы
Люди используют одно и то же слово по-разному или разные слова одинаково. Вы будете удивлены, узнав, что в английском языке существует 15 различных значений слова «заряд». Они также возникают, когда люди используют жаргонизмы или профессиональные сокращения, которые, как они ожидают, понимают другие, или используют язык, который не входит в словарный запас другого человека.
Политика организации
Организация должна разработать свою политику таким образом, чтобы она давала все преимущества всем членам организации. Он должен быть гибким и простым в реализации. Хотя цель организации должна быть ясной, каждый должен знать о своей позиции в процессе организационной коммуникации.
Надлежащие каналы связи
Если от получателя требуются немедленные действия, нет необходимости посылать длинный отчет о обсуждении. Можно взять трубку или пойти к нему в офис, чтобы сказать ему, что делать. Также помните, что изображение стоит тысячи слов, и в наш век компьютерной графики информация может быть получена таким способом быстрее.
Правильная обратная связь
Хотя односторонняя связь быстрее, двусторонняя связь точнее. В сложных ситуациях это помогает как отправителю, так и получателю измерить их понимание и повышает их совместную приверженность задаче. Это заставляет обе стороны описывать и устранять недоразумения, что приводит к более высокому качеству приема и принятия.
Таким образом, для эффективного общения необходимо преодолевать все барьеры, а также развивать навыки для улучшения существующих коммуникативных способностей.
Заметки о деловом общении
( Нажмите на тему, чтобы прочитать )
Справочный номер
Деловое общение: « K.K. Синха, издательство Голготия.
Деловая связь: «М. К. Сегал, Вандана Хетрапал, книги Excel.
Основы делового общения: Раджендра Пал, Дж. С. Корлахалли, Султан Чанд и сыновья.
Продолжай, делись и помогай другу
Мы что-то пропустили в Заметках по деловому общению? Ну давай же! Расскажите нам, что вы думаете о нашем посте о барьерах для делового общения в разделе комментариев и поделитесь этим постом с друзьями.
сообщить об этом объявлении
Теги: Барьеры для делового общения, Барьеры для общения, BBA, BCOM, Деловое общение, Заметки о деловом общении, MBA
Барьеры для делового общения | Управление бизнесом
РЕКЛАМА:
Прочтите эту статью, чтобы узнать о препятствиях для делового общения. Прочитав эту статью, вы узнаете о: 1. Значение барьеров в деловом общении 2. Важные барьеры в деловом общении 3. Способы преодоления.
Значение барьеров для делового общения:
Значение коммуникаций в современном бизнесе трудно переоценить.
Вот почему менеджеры обычно тратят значительную часть своего времени на общение с другими.
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
Но общение не всегда так эффективно, как должно быть. Исследования показали, что почти 75% всего делового общения не приводят к желаемому результату. Определенные внешние и внутренние силы препятствуют потоку общения. Они прерывают или блокируют общение или мешают взаимопониманию.
Сообщение может быть расплывчатым и плохо выраженным. Он может страдать от отсутствия ясности или плохого удержания. Барьеры между людьми не блокируют все коммуникации, а скорее действуют как фильтр, разрешая одни коммуникации, но задерживая другие, тем самым делая общение неадекватным.
Непрослушивание сообщения – хроническая проблема. Многим коммуникациям не уделяется того внимания, которого они заслуживают. Эти ограничения или причины выхода из строя каналов связи называются «коммуникационными барьерами».
Важные препятствия для делового общения:
Общение затруднено различными типами барьеров.
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
Их можно разделить на три категории:
(А) Внешние барьеры,
(B) Организационные барьеры; и
(C) Личные барьеры.
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
Все эти типы коммуникационных барьеров описаны ниже:
[A] Внешние барьеры:
Внешние барьеры для делового общения могут быть в следующих формах:
1. Семантические барьеры:
Слова и символы, используемые для передачи фактов и чувств, могут иметь различные значения. Разные люди интерпретируют одно и то же сообщение по-разному в зависимости от их образования, опыта, социального и культурного происхождения и т. д. Язык отправителя может быть непонятен получателю. Таким образом, слова и символы иногда не могут передать истинного значения.
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
2. Эмоциональные или психологические барьеры:
Эмоциональные или психологические факторы являются основными барьерами в межличностном общении.
Вот некоторые из эмоциональных барьеров:
я. Невнимательность:
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
Это один из основных хронических психологических барьеров. Когда получатель не уделяет полного внимания сообщению, общение становится неэффективным. Человек может быть занят другими важными делами, или сообщение может быть неинтересным или противоречить его ожиданиям.
Это может вызвать невнимательность. Обычное явление, когда люди просто не реагируют на бюллетени, уведомления, протоколы и отчеты.
ii. Барьер восприятия:
У каждого человека есть свои интересы. Таким образом, он/она может услышать, прочитать или увидеть ту часть сообщения, которая для него ценна. Люди видят то, что хотят видеть, и считают это реальностью. Некоторые люди интерпретируют сообщение с точки зрения своей собственной точки зрения, которая может ввести в заблуждение, поэтому восприятие приводит к бессознательной фильтрации сообщения.
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
iii. Потери при передаче и плохое удержание:
Когда сообщение проходит через различные каналы в организации, последовательные передачи одного и того же сообщения становятся все менее точными. Говорят, что при устном общении теряется около 30% информации при каждой передаче.
Плохое удержание информации снова болезнь. Исследователи показали, что сотрудники сохраняют только около 50% информации, тогда как руководители сохраняют около 60% ее.
iv. Преждевременная оценка:
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
Связь затруднена, когда получатель оценивает сообщение до получения полной информации. В некоторых случаях менеджеры начинают оценивать информацию, прежде чем прийти к правильному пониманию. Решение принимается до того, как будут известны все факты. Такая преждевременная оценка имеет тенденцию препятствовать свободному потоку информации и пониманию и искажает общение.
v. Неправомерное доверие письменным словам:
Написанные слова не заменят здоровых отношений лицом к лицу. Письменное сообщение может не объяснить цель приказа, процедуры или директивы. Письменное общение часто говорит, что должно быть сделано, но не почему это должно быть сделано, и ему не хватает убедительности.
Более того, письменное сообщение может быть выше уровня понимания читателя, а также неспособность выяснить ответ на сообщение. Следовательно, письменные СМИ следует рассматривать как дополнение к продуктивным личным отношениям.
VI. Недоверие к коммуникатору:
Возникает из всех необдуманных суждений или нелогичных решений коммуникатора. Повторяющийся опыт такого рода постепенно заставляет получателя откладывать действия или действовать без энтузиазма, что делает общение неудачным, хотя, по-видимому, оно завершено.
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
vii. Ошибка связи:
Вполне общепризнанный факт, что менеджеры часто не передают нужные сообщения. Это может быть из-за лени со стороны коммуникатора или его/ее ложного предположения, что все это знают.
[B] Организационные барьеры:
Основные организационные барьеры могут быть следующими:
я. Организационная политика:
Общая организационная политика в отношении коммуникации действует как общее руководство для каждого в организации относительно того, как он обычно должен вести себя в этом вопросе.
Политика может иметь форму явного письменного заявления или должна интерпретироваться на основе поведения членов организации, особенно людей наверху. Если эта политика не поддерживает поток общения в разных направлениях, поток общения не будет гладким и адекватным.
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
ii. Статус Связь:
В формальной организационной структуре отношения между начальником и подчиненным могут стать препятствием для свободного и частого общения, особенно в восходящем направлении. Руководитель не может сообщать подчиненным о своих слабостях. Подчиненные не стесняются разговаривать с начальством.
Они передают только то, что хотелось бы услышать начальству, и умалчивают неприятные факты. Они могут сообщать своему начальству только то, что, как они ожидают, будет оценено последним. Когда подчиненный не доверяет своему начальнику, общение становится менее эффективным.
iii. Организационные правила и положения:
Организационные правила и положения влияют на поток общения, предписывая предмет сообщения, а также канал для такого сообщения. Правила могут ограничивать поток определенных сообщений и оставлять много важных.
С другой стороны, общение через надлежащий канал определенным образом, предписанным этими правилами, задерживает его и работает против желания людей передать сообщение. Этот барьер сильно действует на предприятиях индийского государственного сектора, где строго соблюдаются правила и положения.
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
iv. Сложность организационной структуры:
В организации, где есть несколько управленческих уровней, много точек фильтрации. В результате процесс коммуникации затягивается, а вероятность искажения коммуникации возрастает. Это в большей степени относится к восходящему общению, поскольку подчиненные сотрудники обычно не любят обходить стороной негативную критику ни в свой адрес, ни в адрес начальства.
Чем сложнее организационная структура, тем труднее становится гарантировать, что правильная информация передается нужному человеку в нужное время через правильный носитель.
v. Организационные услуги:
Организационные средства, предусмотренные для беспрепятственного, адекватного, четкого и своевременного обмена информацией, могут принимать различные формы, такие как встречи, конференции, ящики для жалоб, ящики для предложений, общественные и культурные собрания и т. д. сделать эффективную коммуникацию.
VI. Информационная перегрузка:
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
Менеджеры перегружены информацией из разных источников. Они не всегда могут регулировать поток информации. В результате снижается эффективность общения. Они могут игнорировать или неверно истолковывать некоторые сообщения. Нехватка времени также может создать проблемы со связью.
[C] Персональные барьеры:
Поскольку общение в основном представляет собой межличностный процесс, существуют также некоторые личные факторы, которые препятствуют общению.
Персональные барьеры могут быть перечислены следующим образом:
1. Барьеры в верхних этажах:
Роль начальства в общении очень важна. Из-за их иерархических отношений с подчиненными они действуют как барьеры несколькими способами, описанными ниже:
я. Отношение начальства:
ОБЪЯВЛЕНИЯ:
Отношение начальства к общению вообще или в каком-либо конкретном направлении влияет на поток сообщений в разных направлениях. Если такое отношение неблагоприятно, существует большая вероятность того, что сообщения не будут поступать должным образом от начальства и/или к нему.
ii. Страх вызова власти:
Человек в организации всегда стремится получить более высокое положение и престиж. Таким образом, менеджеры обычно стараются скрывать информацию, поступающую вниз или вверх, поскольку частая передача информации может выявить их слабость.
iii. Недоверие к подчиненным:
Начальство обычно считает (правильно или нет), что их подчиненные менее компетентны и менее способны, что они не могут дать совет своему начальству или у них может не быть какой-то информации для передачи.
iv. Нехватка времени:
Начальство считает – правильно это или нет, – что они перегружены работой и у них мало времени на разговоры с подчиненными.
v. Отсутствие осведомленности:
Иногда у начальства может отсутствовать осознание полезности и значимости общения по разным направлениям в целом или по отдельной тематике. В таком случае связь How блокируется.
VI. Игнорирование связи:
Иногда начальство сознательно и преднамеренно игнорирует сообщения своих подчиненных, чтобы сохранить свою значимость. Это работает против желания подчиненных общаться.
2. Барьеры в подчиненных:
Вертикальная коммуникация в любом направлении может иметь место только тогда, когда подчиненные также активно участвуют в этом процессе. В подчиненных присутствуют различные факторы, негативно влияющие на такое активное участие с их стороны.
Некоторые из них перечислены ниже:
я. Нежелание общаться:
Иногда подчиненные не передают наверх определенную информацию, потому что не хотят этого делать. Если подчиненный чувствует, что предоставление конкретной информации своему начальнику может негативно повлиять на него, он не захочет ее предоставлять.
Информация, поступающая наверх, используется в целях контроля, и подчиненные не захотят сообщать начальству какую-либо информацию о каких-либо неблагоприятных событиях. Если есть какое-либо принуждение к общению, они сделают то же самое после изменения информации таким образом, чтобы защитить свои интересы.
ii. Отсутствие должного стимула:
Отсутствие мотивации к общению также удерживает подчиненных от общения наверху. Если новое предложение подчиненного не привлекает внимания начальства, он/она не передаст его.
Барьеры для делового общения показаны на следующей диаграмме:

Методы преодоления коммуникативных барьеров :
Принимая во внимание важность эффективного общения для успешного функционирования бизнес-организаций, важно, чтобы руководители преодолевали различные барьеры на пути к общению. Хотя полностью устранить коммуникативные барьеры не представляется возможным, однако соответствующие управленческие действия в этом направлении могут свести к минимуму их эффект.
Предлагаются следующие способы обхода коммуникационных барьеров:
1. Полная информация:
Чтобы общение было эффективным, прежде всего необходимо, чтобы коммуникатор полностью и ясно знал, что он собирается сообщить.
2. Взаимное доверие:
Связь предназначена для принятия и желаемого действия. На такое принятие в значительной степени влияет доверие и уверенность в мотивах и искренности коммуникатора. Если доверия не хватает, общение не принесет ожидаемых результатов.
Таким образом, необходимо, чтобы в организации была создана атмосфера доверия и уверенности. Это побудит людей честно общаться друг с другом.
3. Соответствующий язык:
Язык, используемый для общения, должен быть таким, чтобы его мог легко понять получатель. Для правильного общения должны использоваться самые популярные символы, ясный и точный язык.
4. Межличностные отношения:
Между начальниками и подчиненными должны быть установлены правильные межличностные отношения, чтобы последние могли свободно и откровенно передавать первым полную и правильную информацию. Начальство должно ценить полезную критику и полезные предложения подчиненных.
5. Выбор подходящего канала:
Менеджеры должны быть достаточно компетентны, чтобы выбрать наиболее подходящий канал для отправки сообщений. Для отправки сложного сообщения следует использовать богатый канал, такой как личное обсуждение или телефон. С другой стороны, служебные записки, письма или электронная почта могут использоваться для отправки рутинных сообщений, поскольку вероятность недопонимания практически исключена.
6. Взаимопонимание:
Как для отправителей, так и для получателей очень важно приложить особые усилия, чтобы понять точки зрения друг друга. Понимая точку зрения других, можно классифицировать замечания, понять восприятие и сохранить объективность.
7. Эмпатия в общении:
Способ эффективного общения заключается в том, чтобы быть чутким к потребностям, чувствам и восприятиям получателя. Коммуникатор должен передать сообщение таким образом, чтобы не задеть эмоции и чувства получателя. Когда отправитель сообщения смотрит на проблемы с точки зрения получателя, многих недоразумений можно избежать.
8. Двусторонняя связь:
Общение — это двусторонний процесс. Двустороннее общение объединяет два разума, что является основой любого общения. Он предполагает непрерывный диалог между отправителем и получателем сообщения. Восходящая коммуникация может стать реальностью в организации и эффективной, если этот факт признается.
9. Поддерживающие слова действиями:
Самый убедительный вид общения — это не то, что вы говорите, а то, что вы делаете. Менеджеры должны убедиться, что их действия поддерживают процесс коммуникации. Это обеспечит серьезность в общении.
10. Примеры и наглядные пособия:
Чтобы закрепить представление об общении в сознании получателя, в ситуациях, соответствующих пониманию получателя, можно использовать соответствующие истории и словесные образы. Кроме того, наглядные пособия в виде схем и диаграмм могут быть успешно использованы для выделения конкретных моментов или идей, которые может быть трудно описать словами.
11. Умение слушать:
Внимательное слушание необходимо для эффективного общения. Благодаря этому процессу человек не только дает возможность другим высказаться, но и собирает полезную информацию для дальнейшего общения. Концентрируясь на явных и неявных смыслах говорящего, менеджер может добиться гораздо лучшего понимания того, о чем идет речь.
12. Задержка реакции:
Эффективная коммуникация не должна зависеть от немедленной реакции на первое впечатление. Поспешная реакция часто приводит к игнорированию реального значения сообщения, и опыт показывает, что отсрочка действий со стороны получателя помогает понять предполагаемый смысл сообщения.
13. Стратегическое использование неформальной коммуникации (Grapevine):
Менеджер должен использовать неформальные каналы связи в дополнение к официальной системе коммуникации.