Как определить характер человека по онлайн-переписке
В тренде
Узнать черты характера человека по переписке не так уж просто даже психологу, ведь общаясь с кем-то только текстовыми сообщениями и смайлами ты не можешь видеть лица и эмоций человека (вспомни, сколько раз ты отправляла собеседнику смеющийся смайл, а сама сидела с poker face). В онлайн пространстве любой человек может с помощью букв, знаков препинания и эмоджи создать себе некий образ. Но большинство людей все-таки ведут переписку неосознанно, то есть пишут, как привыкли.
Отсутствие смайлов
Не спеши думать, что человек по ту сторону экрана — хмурый грубиян. Если он не ставит улыбочки и скобочки, то, возможно, просто слишком серьезен и практичен. Или часто ведет деловые переписки (ставить эмоджи в них непринято).
Короче, мораль такая: о настроении и эмоциональности человека судить по отсутствующим в переписке смайлам не стоит. А вот о его стойкости и надежности — стоит 🙂
Много смайлов-улыбок
Человек, ставящий в конце своих предложений эмоджи-улыбки, пытается показать себя приятным в общении, стремится продемонстрировать свою доброжелательность.
Это вовсе не значит, что собеседник на самом деле милый и добрейший, просто таким он хочет казаться тебе.
- Источник
- giphy.com
Игнорирование знаков препинания
Первая мысль, которая напрашивается, — человек безграмотен. Сюрприз — не факт! Возможно, он знает все о том, как обособлять вводные предложения и деепричастные обороты, но просто не хочет тратить на это свое время — печатает слишком быстро и нетерпеливо. Это говорит о некотором излишнем беспокойстве человека, его торопливости, энергичности и, как ты уже поняла, несдержанности 🙂
Многие психологи верят, что знаки препинания совсем не ставят бунтари и люди, обожающие быть в центре внимания.
Обилие многоточий
По Сети ходит мнение: когда человек буквально в каждом предложении ставит многоточие (особенно пихает их на место запятых или других знаков препинания), вероятно, имеет некоторые проблемы с психикой.
Он может быть неуравновешен, склонен к депрессии или пессимистичен.
Возможно, твой собеседник просто пытается передать интонацию размышления или пытается показаться тебе загадочным (мол, он что-то недосказал). Если многоточия стоят в нужных по смыслу местах, то переживать не стоит 😌
Правильно ставит знаки препинания, будто диктант пишет
Если человек ставит буквально каждый знак препинания (все запятые, тире, дефисы и точки), то либо он редактор или корректор, либо — слишком дотошный до мелочей персонаж, перфекционист. Скорее всего, в жизни у него все по полочкам, раз даже в sms полный порядок.
А еще таким образом человек может проявлять к тебе уважение, возможно, он пытается показаться внимательным и вдумчивым. И это очень приятно, согласись 😉 Короче, если все на месте, волноваться не стоит — даже наоборот!
Сообщение перегружено знаками препинания
А вот если в посланиях твоего собеседника восклицательных и вопросительных знаков, как звезд на небе, то это может говорить о его излишней эмоциональности, несдержанности и экспрессивности.
Такие люди часто импульсивны, а в реальной жизни, возможно, громко говорят 😂
Постоянное использование форм неуверенности
Тут все просто: если человек часто употребляет фразочки типа «наверное», «может быть», «не знаю», «ну» и так далее, то он очень застенчив и неуверен в себе.
Теперь ты знаешь секреты онлайн-переписок 😉
Алиса Карпенко
Теги
- приложения
- интернет
- общение
Как определить характер человека по онлайн-переписке — Украина — tsn.ua
О характере человека может рассказать манера его переписки. Что могут рассказать смайлики, точки и тире в переписке — читайте в материале ТСН.ua
Узнать какой человек по переписке не так просто даже психологу, ведь общаясь с кем только текстовыми сообщениями и смайлами, ты не можешь видеть лица и эмоций человека. В онлайн-пространстве любой человек может с помощью букв, знаков препинания и эмоджи создать себе какой-то образ.
Но большинство людей в онлайн пространстве переписываются неосознанно, то есть пишут, как привыкли. Рассказываем, какие особенности человека раскрывает его переписка.
Отсутствие смайликов или много смайлов-улыбок
Отсутствие смайликов не означает, что человек с той стороны мрачен и грубиян. Если он не ставит улыбки и скобки, то, возможно, просто очень серьезный и практичный. Или привык вести деловую переписку, где ставить эмоджи не принято. И наоборот, если человек использует много эмоджи-улыбок, скорее всего, он пытается показать себя приятным в общении, стремится продемонстрировать свою доброжелательность. Но это вовсе не означает, что собеседник действительно милый и добрый, просто таким он хочет казаться.
Написание длинных сообщений
Сообщение с большим текстовым объемом может быть сигналом, что вашим интернет-собеседником является представительницей женского пола. Большинству мужчин свойственен более короткий стиль рассказа. В процессе написания сообщения мужчины нередко разбивают его на отдельные фрагменты, что приводит к появлению недоразумений.
Переписка с помощью коротких сообщений
Если в процессе общения с вами собеседник пишет короткие сообщения, это очевидный сигнал того, что он не очень стремится к общению. Или вы отвлекаете его от важных дел, что вызывает у вашего собеседника напряжение. Также написание коротких сообщений можно объяснить склонностью к уединенности. Человек, который пишет краткими сообщениями, скорее всего, стремится держаться подальше от людей и не понимает важности общения.
Написание сообщений со строчной буквы
Люди, не использующие в своих электронных сообщениях заглавные буквы, часто невнимательны и чрезмерно ленивы. Но исключением могут быть люди, которые большую часть рабочего дня проводят за компьютером, они позволяют себе не соблюдать правила, чтобы немного расслабиться.
Игнорирование знаков препинания
Первая мысль, которая возникает, если человек не использует знаки препинания, значит, он безграмотный. Но это не всегда так, возможно, он знает все о том, как отделять причастия, но просто не хочет тратить на это свое время, чтобы напечатать быстро.
Очень часто игнорирование знаков препинания говорит об излишней обеспокоенности человека, его торопливости, энергичности и несдержанности. Некоторые психологи утверждают, что знаки препинания игнорируют внутренние бунтари и люди, которые обожают быть в центре внимания.
Большое количество точек
Распространено мнение, что когда человек буквально в каждом предложении ставит троеточие, особенно наставляет их на место запятых или других знаков препинания, вероятно, у него проблемы с психикой. Но это одна из версий. Существует мнение, что большое количество точек свидетельствует о неуравновешенности человека, склонности к депрессии или пессимизму. Возможно, твой собеседник просто пытается передать интонацию размышлений или пытается показаться загадочным, мол, он что-то не договорил.
Правильно ставит все знаки препинания
Если человек ставит все запятые, тире, дефисы и точки, то он или редактор или корректор, или слишком придирчивый к мелочам персонаж, как говорится, перфекционист.
Скорее всего, в жизни у него все по полочкам, раз даже у sms полный порядок.
А еще таким образом человек может проявлять уважение к собеседнику или пытается показаться внимательным и вдумчивым.
Сообщение перегружено знаками препинания
А если в посланиях собеседника восклицательных знаков и вопросов как звезд на небе, это может говорить о его излишней эмоциональности, несдержанности и экспрессивности. Такие люди в реальной жизни часто очень громко разговаривают. Большое количество восклицательных знаков очень часто свидетельствует о том, что ваш собеседник нуждается во внимании и пытается получить его таким образом. Большие любители тире – это люди чаще всего категоричны в суждениях и не воспринимают серьезно чью-то другую точку зрения. Но также они способны доводить все свои начинания до логического завершения.
Постоянное использование форм неуверенности
Понятно, что если человек часто употребляет фразы, указывающие на неуверенность, типа «наверное», «может быть», «не знаю», «ну» и так далее, то в жизни он застенчивый и неуверенный.
Читайте также:
Привет? Дорогой? Состояние приветствия по электронной почте
Ранее на этой неделе редактор Forbes Фред Аллен обратился ко мне с вопросом: «Привет» заменило «Уважаемый» в качестве наиболее распространенного и принятого приветствия по электронной почте? Просматривая свою электронную почту, Фред понял, что все больше и больше незнакомцев обращаются к нему не со словами «Дорогой мистер Аллен» или «Дорогой Фред», а со словами «Привет, Фред» или просто «Привет». Я просмотрел свой почтовый ящик и понял, что столкнулся с тем же явлением.
Я почти всегда пишу «Привет» в переписке по электронной почте незнакомым людям. Я делаю редкие исключения для официальных контактов, таких как генеральный директор, к которому я обращаюсь холодно. В большинстве случаев я осознаю, что выбираю фамильярность. Как журналист, я хочу, чтобы другой человек ослабил бдительность и откровенно обменялся со мной. Точно так же мне кажется логичным, что публицисты или другие лица, обращаясь ко мне и Фреду, используют неформальное приветствие «Привет».
Их цель похожа на мою: они хотят звучать расслабленно и приветливо, чтобы нас достаточно заинтересовала их презентация, чтобы мы на нее отреагировали.
Но что делает остальной мир, когда дело доходит до приветствий по электронной почте? Как в наши дни ведется большая часть бизнеса и как лучше всего подходить к приветствиям по электронной почте в то время, когда электронная почта и текстовые сообщения все больше заменяют голосовые беседы и личные встречи?
Выиграй на работе: электронная книга от Forbes
Найдите отличную работу, разберитесь со своим боссом и двигайтесь вперед уже сегодня.
Чтобы получить ответы, я поговорил с нашим редактором социальных сетей 33-летним Алексом Кнаппом, с 57-летним Роем Коэном, карьерным коучем, специализирующимся на трудоустройстве на Уолл-стрит, с нашей 21-летней стажеркой по вопросам лидерства Элисон Грисволд и с два консультанта по корпоративному этикету, Лидия Рэмси, 65 лет, из Саванны, штат Джорджия, и Синтия Летт, 54 года, из Силвер-Спрингс, штат Мэриленд.
0013 Slate , который записывает регулярный подкаст «Манеры для цифровой эпохи» для Slate.com. И я связался с подругой, 53-летней Синтией Кросс, которая управляет Hagen/Sinclair Research Recruiting, калифорнийской компанией, которая набирает участников для маркетинговых исследований. Наконец, я поговорил с 39-летним Марком Херстом, автором книги
Я получил интересные ответы от этой группы. Вывод: в то время как сторонники этикета, такие как Рэмси и Летт, настаивают на том, чтобы все деловые электронные письма начинались со слова «Уважаемый», в наши дни не существует единого правила. Но вы определенно должны использовать какую-то форму приветствия, а не просто копаться в тексте электронного письма, если только вы не пишете кому-то, кого очень хорошо знаете. Хотя многие люди сейчас считают «Dear» устаревшим, это надежный запасной вариант, и «Hello», за которым следует имя человека, также допустимо.
«Привет», за которым следует имя человека, уже некоторое время набирает популярность и считается стандартным во многих ситуациях.
Кнапп, который до прихода в Forbes на полную ставку в прошлом году зарабатывал на жизнь сделками с коммерческой недвижимостью, говорит, что не помнит, чтобы когда-либо использовал слово «уважаемый» в качестве приветствия в электронных письмах. Он также не использует «привет». «Я всегда думал, что это слишком неформально, — говорит он. «Привет» слишком мило». Вместо этого Кнапп просто начинается с имени человека или фамилии, перед которой стоит «мистер». или «мисс». В Forbes Кнапп использует тот же подход, обращаясь к источникам по именам.
Элисон, наш стажер, редактор новостей в Yale Daily News в течение учебного года говорит, что всегда использует «Дорогой», если, по ее словам, «человеку, которому я пишу по электронной почте, около 20». Но Элисон говорит, что это, скорее всего, потому, что ее мать была фанатиком, которая настаивала на том, чтобы она посылала надлежащие написанные от руки благодарственные письма в детстве.
Консультант по деловому этикету Рэмси считает, что Элисон поступает правильно. Но она добавляет, что контекст и знакомство диктуют приветствие. Если вы сомневаетесь, «Дорогой» всегда безопасно, и это должно быть приветствием по умолчанию для любой первой переписки. Для Рэмси самым важным моментом является использование той или иной формы приветствия. В противном случае электронная почта будет слишком холодной и безличной. «Это один из способов разогреть электронную почту», — говорит она. Консультант Летт более непреклонен. «Восемьдесят процентов людей, которых я знаю, не будут вести дела с теми, кто начинает электронное письмо со своего имени, потому что они не чувствуют, что их уважают», — говорит она. «Электронная почта — это письмо, а не разговор», — утверждает она.
Карьерный коуч Коэн соглашается с консультантами по этикету в том, что «Дорогой» — это мудрый запасной вариант для любой начальной переписки при поиске работы, хотя он не так сильно, как Летт, считает, что «Привет» и имя неприемлемы.
Он добавляет, что в некоторых сферах бизнеса, таких как цифровые коммуникации и маркетинг, лучше всего использовать менее формальный подход.
Манджу говорит, что заметил, что «Привет» становится все более приемлемой заменой «Дорогой». «Dear» кажется действительно застрявшим в печатном и рукописном возрасте», — говорит он. Поискав в своей электронной почте, он смог найти только одну заметку, в которой использовалось слово «уважаемый». Это было из его банка. «Я не думаю, что настоящие люди используют «Dear», — говорит он. В заявлении о приеме на работу Манджу любит слово «Привет» в качестве приветствия, потому что оно более формальное, чем «Привет», но не такое жесткое, как «Дорогой».
При подборе персонала для исследования рынка Кросс говорит, что она и ее рекрутеры годами использовали «Привет» или просто «Имя», «за исключением очень формальных контактов, которые мы делаем редко». Буквально вчера она получила проектный запрос от незнакомца из крупной технологической компании.
Электронное письмо начиналось словами «Привет».
Марк Херст, автор книги Битовая грамотность: продуктивность в эпоху информации и перегрузки электронной почты ., считает, что «Уважаемый» полностью устарел. «Вы просто не начинаете электронные письма со слова «Дорогой», — говорит он. «Это просто не практика, которую я вижу». Для Херста электронное письмо следует оценивать по тому, насколько ясно и лаконично оно изложено, а не по тому, использует ли оно конкретное приветствие. «На кону здесь не вежливость, — говорит он. «Это время и внимание, которых вы требуете от человека, которому пишете по электронной почте».
Мой вывод после разговора с рядом людей и размышлений о состоянии приветствия по электронной почте: я не согласен с Херстом в том, что «Дорогой» мертв. Тот факт, что я легко нашел двух консультантов по этикету с солидным опытом, которые говорят, что это важный способ начать деловую электронную почту, означает, что многие люди по-прежнему считают его предпочтительным способом открытия электронной почты.
С другой стороны, я не стал далеко ходить, чтобы найти Манджу и Херста, профессионалов электронной почты, которые никогда не используют слово «уважаемый». Кросс, давний менеджер по маркетинговым исследованиям, подчеркивает их точку зрения. Я бы придерживался слова «Уважаемый», чтобы открыть первоначальную деловую переписку или любое электронное письмо, которое вы отправляете и которое имеет отношение к первому контакту при поиске работы, если только у вас нет веских оснований полагать, что человек, которого вы Обращаетесь предпочитает менее формальную форму обращения. Но я также считаю, что «Привет» становится более приемлемым, и во многих компаниях это норма.
Что вы думаете? Как вы адресуете свои электронные письма? Я приветствую комментарии к этому посту.
Смотрите в Forbes:
Эффективное общение по электронной почте – Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл
О чем эта брошюра
Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и специалистам университетов научиться более эффективно использовать электронную почту.
Фон
Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей. Недопонимание может легко возникнуть, когда люди имеют разные ожидания в отношении сообщений, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для самых разных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировки и стипендии. В зависимости от ваших целей, сообщения, которые вы отправляете, будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.
Итак, откуда вы знаете, что отправка электронной почты является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникативных целей? Когда уместно короткое сообщение, а когда более уместно отправить более длинное, профессионально звучащее электронное письмо? Как вы должны решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы найти ответы на эти вопросы!
Когда электронная почта является подходящей формой связи?
Электронная почта — это хороший способ донести ваше сообщение, когда:
- Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не посещает кампус регулярно или находится в другой части страны или мира (например, человек, который живет в другое время) зона).
- Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Процесс отправки электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что автор может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей отслеживание переписки по электронной почте является частью их работы, и они делают это только в рабочее время. Если ваш читатель не обещал иначе, предположим, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.
- Вам нужно отправить кому-нибудь электронный файл, например, документ для курса, электронную таблицу, полную данных, или черновик вашей работы.
- Вам необходимо быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, служебную записку, которую нужно разослать всему персоналу офиса).
- Вам нужна письменная запись общения. Сохранение важных электронных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в более раннем сообщении, предоставить какое-либо доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.
или памятка.Когда электронная почта НЕ подходит для использования?
Электронная почта не является эффективным средством связи, если:
- Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече. Например, если вы хотите получить отзыв от своего руководителя о своей работе или если вы задаете преподавателю вопрос, требующий большего, чем ответ «да/нет» или простое объяснение, вместо этого вам следует запланировать встречу.
- Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не является частной! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть перенаправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, где ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
- Ваше сообщение эмоционально заряжено, или тон сообщения может быть легко истолкован неправильно. Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите об этом в электронном письме.
Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите об этом в электронном письме.Кто ваша аудитория?
У людей разные мнения о том, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания вашей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом сказать «привет» или задать быстрый вопрос. Однако другие рассматривают электронную почту просто как более удобный способ передачи официального письма. Такие люди могут посчитать неофициальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.
Такое сообщение можно отправить вашему другу, но не профессору:
Эй, Джоан,
Вы знаете, о чем задание? Вы можете мне помочь?
М
Хотя для вас может быть очевидно, что вы не стали бы отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения делает это сообщение о читателе и его ожиданиях. Тон этого сообщения очень непринужденный; он предполагает, что читатель знает, кто такой отправитель, и находится с ним в близких личных отношениях.
Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с предметом обсуждения (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Автор также делает неявное предположение о комфорте читателя с языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения. Некоторые читатели могут воспринять букву «U» как знак того, что автор слишком ленив, чтобы напечатать слово «вы».
Делая предположения об ожиданиях вашей аудитории, вы увеличиваете риск того, что ваше сообщение или его тон будут неправильно истолкованы.
Чтобы убедиться, что ваше сообщение произвело ожидаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам подумать о вашей аудитории и ее потребностях:
- Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
- Каково отношение вашей аудитории к вам, например, является ли читатель вашим учителем? Ваш босс? Друг? Незнакомец? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы разговаривали с ними в социальной ситуации?
- Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?
Важные компоненты эффективного электронного письма:
Строки темы
Строки темы электронной почты подобны газетным заголовкам.
Они должны передавать основную мысль вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель усвоил. Поэтому будьте как можно более конкретными. Темы, состоящие из одного слова, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», не информативны и не дают читателю представления о том, насколько важно ваше сообщение. Если ваше сообщение зависит от времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них вы считаете наиболее эффективными? Почему?
Приветствие и выход
Использовать какое-то приветствие и какое-то завершение. Не начинайте просто со своего текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете человека, вы можете не знать, как к нему обращаться («Как мне назвать своего ассистента/профессора?») или как подписать («Лучше всего? С уважением?»). Тем не менее, всегда лучше сделать какое-то усилие. Если вы сомневаетесь, обращайтесь к кому-то более официально, чтобы не обидеть его.
Некоторые распространенные способы обращения к читателю:
- Уважаемый профессор Смит,
- Здравствуйте, мисс МакМахон,
- Привет, Мэри Джейн,
Если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь, или если электронное письмо адресовано разным группам, попробуйте что-то общее, но вежливое:
- Кого это может касаться,
- Уважаемые члены приемной комиссии,
- Всем привет,
Ваше закрытие чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда подписывайтесь своим именем в конце сообщения. Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о включении своей должности и организации, к которой вы принадлежите; например:
Мэри Уоткинс
Старший научный сотрудник
Bain and Company
Джозеф Смит
UNC-CH, выпуск 2009 г.
В заключение, что-то краткое, но дружелюбное, или, возможно, просто ваше имя подойдет для большей части корреспонденции:
- Спасибо,
- С наилучшими пожеланиями,
- Увидимся завтра,
- С уважением,
Для очень официального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:
- С уважением,
- С уважением,
Cc: и Bcc: («копия» и «слепая копия»)
Копирование отдельных лиц по электронной почте — это хороший способ отправить ваше сообщение основному получателю, а также одновременно отправить кому-то еще копию.
Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование чьего-либо электронного письма может помочь добиться цели, особенно если лицо, получающее копию, выполняет контролирующую роль. Например, копирование вашего начальника в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить коллегу ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес, используя поле «Копия:», как первоначальный получатель, так и все получатели точных копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:». Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех остальных, кто его получил.
Слепое копирование писем группе людей может быть полезно, если вы не хотите, чтобы все в списке имели адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, указан в поле «Кому:». Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой собственный адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для адресации вашего сообщения другим.
Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кого скопировали вслепую, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.
Несколько дополнительных советов по написанию более эффективных электронных писем
Подумайте о своем сообщении, прежде чем написать его. Не отправляйте электронную почту в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и какого результата вы ожидаете от своего общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение имело ожидаемый результат. Вы также улучшите ясность своего сообщения, если организуете свои мысли перед тем, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие у вас есть вопросы и т. д., а затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать методы мозгового штурма, такие как составление карт, составление списков или изложение, чтобы помочь вам организовать свои мысли.
Подумайте над тоном вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не подкрепляются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон. Например, сарказм и шутки часто неправильно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ассистенту со слов «Эй!» может быть воспринято как грубое или самонадеянное (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть воспринято, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.
Стремитесь к ясности и краткости в письме. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое вызывало путаницу и требовало хотя бы еще одного сообщения, чтобы исправить ситуацию? Недопонимание может произойти, если сообщение неясно, неорганизованно или просто слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко понять его.
Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваше сообщение было понято:
- Кратко укажите цель вашего письма в самом начале вашего сообщения.
- Обязательно предоставьте читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, подсказки о назначении, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. д.) в электронное письмо, чтобы у читателя была некоторая рамка ссылка на ваш вопрос. При ответе на чужое электронное письмо часто бывает полезно либо включить, либо переформулировать сообщение отправителя.
- Используйте абзацы, чтобы разделять мысли (или рассмотрите возможность написания отдельных писем, если у вас есть много несвязанных моментов или вопросов).
- Наконец, укажите желаемый результат в конце сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. д.). Если вы запрашиваете что-то, что имеет срок выполнения , не забудьте выделить дату выполнения на видном месте в своем сообщении. Завершение письма следующим шагом может быть очень полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать: «Я позвоню вам по этому поводу в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это в дальнейшем». на встрече в среду»).
д.). Если вы запрашиваете что-то, что имеет срок выполнения , не забудьте выделить дату выполнения на видном месте в своем сообщении. Завершение письма следующим шагом может быть очень полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать: «Я позвоню вам по этому поводу в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это в дальнейшем». на встрече в среду»).Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко прочитать. Используйте пустое пространство, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста. Отмечайте важные детали маркером, чтобы их было легко заметить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не пишите все сообщение заглавными буквами или полужирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)
Корректура. Перечитывайте сообщения перед отправкой. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию.
Если ваша программа электронной почты поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики. Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы заметить ошибки или неловкие фразы, которые вы могли бы пропустить.
Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения электронной почты
- Подходит ли это сообщение для отправки по электронной почте, или мне лучше передать информацию письмом, телефонным звонком или личной встречей?
- С какой целью я отправляю это электронное письмо? Будет ли сообщение казаться важным для получателя, или оно будет рассматриваться как раздражение и пустая трата времени?
- Сколько писем обычно получает читатель и что заставит его прочитать это сообщение (или удалить его)?
- Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
- Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно достигнет получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
- Предоставил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить нить сообщения?
- Назвал ли я себя и помог ли читателю ответить надлежащим образом?
- Сможет ли получатель открывать и читать вложения?
Образцы писем
Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1.
Чем отличается тон сообщений? Что делает электронное письмо Студента 2 более подходящим? Какие элементы способствуют его ясности? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?
Письмо от учащегося 1:
эй,
мне нужна помощь с моим документом могу ли я прийти к вам в офис завтра
спасибо
Письмо от учащегося 2:
Привет, доктор Джонс,
Я посещаю ваши занятия по английскому языку 101 по четвергам, и у меня есть вопрос о работе, которую нужно сдать в следующий вторник. Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:
«Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC, и предоставьте адекватную поддержку своей точки зрения».
Я не уверен, что можно считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?
Могу я прийти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы поговорить с вами о моем вопросе? Пожалуйста, дайте мне знать, если это соответствует вашему графику.
Если нет, я мог бы также прийти в пятницу после 13:00.
Спасибо,
Тим Смит
Вот две версии электронного письма начальника Джейн Доу группе ее сотрудников. Какой вариант вы считаете наиболее эффективным? Почему?
Версия 1 электронного письма Джейн Доу:
Тема: завтра
Как вы знаете, завтра днем мы встретимся, чтобы обсудить состояние всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Не забудьте прийти вовремя и взять с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе, — достаточное количество экземпляров для всех. Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые важные электронные письма, которые вы отправили. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что ваши запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позднее на этой неделе; вы должны сдать их мисс Джонс, и если она не будет за своим столом, когда вы зайдете, вы можете отправить их ей по электронной почте.
Версия 2 электронного письма Джейн Доу:
Тема: материалы к ср.
собрание персонала
Привет всем —
На завтра в 15:00. совещание персонала в конференц-зале, пожалуйста, принесите 15 копий следующих материалов:
- Календарь вашего проекта
- Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
- Список целей на следующий месяц
- Копии всех сообщений с отчетами о проделанной работе, которые вы отправляли клиентам за последний месяц
Увидимся завтра—
Джейн
Консультационные работы
Мы обращались к этим работам, когда писали этот раздаточный материал. Это не исчерпывающий список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Руководство по форматированию ссылок см. в руководстве по цитированию библиотек UNC.