Письмо с извинениями от организации пример образец: Шаблоны писем с извинением компании и примеры для написания

Письмо-извинение. Образец и бланк для скачивания 2022 года

Письмо-извинение в деловой переписке – это не столько показатель хорошего тона, сколько способ избежать неприятностей. Помимо этого, отправка письма с извинением бывает также способом исполнения судебного решения по делам о защите чести и достоинства.

Файлы в .DOC:Бланк письма-извиненияОбразец письма-извинения

Когда грозят неприятности

За последние годы иски о возмещении морального ущерба и иски о защите чести, достоинства и деловой репутации, судя по судебной статистике, приобрели большую популярность. Не менее популярными являются обращения в Роспотребнадзор и Комитет по защите прав потребителей.

Вне зависимости от того, в какую инстанцию направляются жалобы, последствия рассмотрения могут быть весьма неприятными для тех, чьи некорректные действия вызвали появление жалобы.

Избежать неприятных последствий можно путем сглаживания конфликта самостоятельно. Способами решения конфликтных ситуаций могут быть:

• полное или частичное удовлетворение требований претензий;
• самостоятельное возмещение ущерба;
• извинения.

В принципе, неважно, на какой стадии спора будут предприняты попытки урегулирования спорных отношений – в самом начале или в стадии рассмотрения жалобы или иска. Главное – чтобы автор жалобы был удовлетворен и отозвал написанное им заявление.

Начать процедуру лучше с письма-извинения, в которое желательно интегрировать и иные способы урегулирования. Например «ООО «Лучший мир» приносит вам свои глубочайшие извинения в связи с тем, что вместо гроба из грецкого ореха вам был поставлен осиновый гроб. С целью решения возникшего конфликта мы предлагаем на следующие организованные вами похороны предоставить вам гроб из эбенового дерева с 50-процентной скидкой».

Извиниться до начала конфликта

Как правило, недовольные контрагенты не сразу несут иски в суд. Вначале они устно или письменно обращаются к руководителю организации с претензиями по поводу:

• неисполнения, неполного исполнения или некачественного исполнения условий договора;
• грубости сотрудников;
• непредоставления услуги или нарушения этических норм и т. д.

Если адресат жалобы признает себя (своих сотрудников) виновным в предъявленных обвинениях, то извинения желательно дополнять вариантами исправления ситуации.

В случае если обвинения не обоснованы, можно ограничиться разъяснениями. Однако руководители, дорожащие своей деловой репутацией, все же разбавят объяснения извинением, даже если извиняться не за что.

Например «ПАО «Газ-свет» приносит вам свои извинения за причиненные неудобства в связи с нарушением договора поставки электроэнергии. Хотим довести до вашего сведения, что ПАО «Газ-свет» является лишь дистрибьютором ЗАО «Рос-свет», у которой 12.12.2021 года имела место авария на участке магистрали ФФ123. Немедленно после устранения аварии мы возобновили подачу электричества».

Извиниться по мировому соглашению

Принесение извинений по делам о защите чести и достоинства не предусмотрено законом, а потому суды не применяют этот способ заглаживания вреда, нанесенного чести и достоинству.

Однако если стороны заключат в процессе судебного разбирательства мировое соглашение, в котором будет пункт о принесении извинений, то суд, безусловно, его утвердит.

Поскольку мировое соглашение, утвержденное судебной инстанцией, имеет силу судебного решения, то извиняться придется даже в принудительном порядке. Во исполнение мирового соглашения публичные извинения могут быть оформлены в виде письма-извинения.

Форма и содержание письма

Не существует закона, который регламентировал бы форму переписки. Деловая переписка оформляется в соответствии с положениями делопроизводства, которые регламентируют только основное правило – из письма должно быть понятно, кому оно направляется, от кого и по какому поводу.

Составляется письмо либо от лица организации, приносящей извинения, либо от самого лица, обязанного или желающего извиниться. Если компания или организация имеют свой фирменный бланк, то составить письмо следует на нем.

Приносить извинения следует в самом начале письма, то есть первым предложением в письме должно идти сожаление по поводу создавшейся ситуации и собственно принесение искренних извинений.

Желательно отдельно остановиться на самом событии, указав, когда и где оно имело место. Далее следует сообщить о том, что конфликтная ситуация была изучена, сделаны выводу и приняты организационные или дисциплинарные меры.

С тем, чтобы полностью исчерпать конфликт, можно предложить пострадавшей стороне способы материального или иного урегулирования. Например, возместить ущерб, оказать новую услугу, обещать никогда впредь не повторять подобных ошибок и т.д.

Закончить письмо можно дежурной фразой о том, что вы надеетесь на продолжение сотрудничества или на сохранения хороших отношений.

лучшие практики и примеры — Stripo.email

Исследование PwC показало, что 73% потребителей считают опыт клиентского обслуживания более важным при принятии решения о покупке, чем цена или характеристики товара. И это неудивительно, ведь люди всегда более склонны к общению на эмоциональном уровне (что означает общее впечатление от исключительного обслуживания), чем на рациональном (что означает цены и прибыль). Однако никто не застрахован от ошибок.

(Источник: PwC)

В этой статье вы получите:

• советы о том, как извиниться в профессиональном стиле;

• идеи о том, как превратить человеческую ошибку во взаимовыгодное партнерство;

• 12 лучших экземпляров писем с извинениями.

Создавайте профессиональные письма с помощью наших готовых шаблонов писем с извинениями

Просмотреть

Советы о том, как написать письмо с извинениями для клиентов

Конечно, бывают разные ситуации, но в целом письма с извинениями можно разделить на две основные категории:

1. Когда расстроенные клиенты обращаются к вам.

2. Когда вы обращаетесь к клиентам.

(Источник: письмо от Boden)

1. Когда расстроенные клиенты обращаются к вам.

Если ваш клиент недоволен, вы не захотите раздражать его еще больше. Даже если вы не можете решить проблему сразу или она не может быть решена мгновенно, по крайней мере, дайте им знать, что вы над ней работаете.

С другой стороны, возможно, проблема не настолько серьезна, как думают ваши клиенты. В этом случае вы должны дать быстрый ответ. Ваши клиенты почувствуют неоценимую поддержку, и их лояльность только возрастет.

Люди очень нетерпеливы, особенно когда дело касается решения проблем. Им всегда нужно, чтобы вы все исправили в считанные секунды. А если вы этого не сделаете, они найдут другого поставщика.

Чтобы избежать недоразумений, сообщите своим клиентам, что вы получили их жалобы и скоро свяжетесь с ними для уточнения деталей.

Тем временем ваша маркетинговая команда должна начать писать искренние извинения от имени всей компании.

У любой проблемы всегда есть причина, и клиент имеет полное право знать ее. При плохом сервисе избегайте обвинения других — большинство людей отнесутся с пониманием, если вы возьмете на себя всю ответственность за случившееся.

(Источник: письмо от Monica Vinader)

Если неприятность связана с целой историей, вы можете написать об этом отдельный пост в блоге. Постарайтесь сделать это весело и увлекательно, чтобы улучшить впечатления клиентов и одновременно уверить аудиторию в том, что вы получили ценный урок. Конечно, убедитесь, что вы не повторите ту же ошибку.

• искренне извинитесь

Неважно, произошла ли ошибка с вашей стороны или по вине транспортной компании; если она чисто техническая или вызвана стихийным бедствием — искренне извинитесь. Именно вы несете ответственность за конечный результат.

Лучший выход здесь — личные извинения. Вы можете проконсультироваться с комьюнити-менеджером, чтобы найти идеальное решение. Даже если вы создадите массовое письмо с извинениями, добавьте в него немного личного характера, и вы обнаружите, что ошибки могут привести к следующей покупке!

Каждое письмо начинается с темы. Используйте это поле, чтобы прояснить, зачем вы пишете клиенту. Это ваш единственный шанс обратиться к нему напрямую до того, как он удалит письмо.

Не нужно быть креативным, главное — ясность и точность. «Мы работаем над вашим вопросом», «Ответ на ваш запрос» или даже «RE: Ваш заказ доставлен с опозданием» подойдут как нельзя лучше.

Хотя в современном мире мы используем обычные текстовые письма только при обмене сообщениями с коллегами по работе, вы должны учитывать этот формат при написании письма с извинениями.

Особенно если вопрос носит срочный характер и требует немедленного ответа.

Примечание: этот совет не работает в отношении начатого вами письма с извинениями — красивое оформление здесь будет расценено как забота и уважение.

2. Когда вы обращаетесь к клиентам.

В деловом мире необходимо всегда поддерживать репутацию своего бренда. И предупреждать свою аудиторию о любых возможных или очевидных неудобствах, несомненно, необходимо.

Однако прежде чем запускать кампанию по рассылке писем с извинениями, необходимо начать процесс тестирования, чтобы учесть: влияние на клиентский опыт; сколько людей не смогли достичь целей клиента; как вы собираетесь решить проблему (или что вы уже сделали).

Из нашего опыта следует, что если компания эффективно извиняется, она не только сохраняет существующих клиентов довольными, но и доказывает другим людям, что предоставляет лучший сервис, потому что сарафанное радио работает.

Один шаблон письма с извинениями может изменить ситуацию. Давайте посмотрим, что вам следует учесть:

Лучшее решение — отправить письмо как можно скорее.

Во-первых, заверьте клиентов, что проблема не на их стороне. Во-вторых, дайте им знать, что вы находитесь в процессе устранения проблемы. В идеале вы можете упомянуть, сколько времени это займет (хотя бы приблизительно), чтобы ваши клиенты могли скорректировать свои планы.

Это письмо с извинениями также должно содержать обещание проинформировать пользователей о том, когда проблема будет решена.

Как только вы решите проблему, сразу же сообщите об этом своим пользователям. Однако на этом этапе вам следует подготовить хорошо оформленное письмо с извинениями.

Это письмо также является отличной возможностью искренне извиниться и предложить скидку или другие бонусы, чтобы выразить свою благодарность за их терпение.

Если вы занимаетесь обслуживанием сайта, ваши пользователи могут испытывать некоторые трудности с доступом. Чтобы они не сорвали важную встречу или не пропустили запланированное мероприятие, заранее проинформируйте клиентов о своих планах.

Лучшее время для такой активности — ночь, когда большинство ваших клиентов спит. Но все равно будет полезно, если вы их проинформируете. Отправьте письмо с извинениями за несколько дней до Дня X и укажите точное время техобслуживания.

Кроме того, разместите на своем сайте баннер с уведомлением и проинструктируйте службу поддержки клиентов о том, как работать с жалобами клиентов в этом случае.

После завершения обновления сайта отправьте своим пользователям короткое напоминание — завтра утром они первым делом увидят от вас хорошие новости и, возможно, захотят их протестировать.

Представьте, что вы по ошибке отправили несколько одинаковых писем вместо одного в течение короткого периода времени. В этом случае лучше подождать, прежде чем писать письмо с извинениями, чтобы предотвратить повторное обращение ваших клиентов. В противном случае они могут удалить все ваши письма и даже не получить возможности прочитать ваши самые искренние извинения.

(Источник: письмо от World Market)

Конечно, в таких ситуациях всегда нужно сначала исправить проблему, а потом уже отправлять сообщение с извинениями.

Маркетинговые команды усердно работают над созданием лучших шаблонов писем для эффективных промо-кампаний. Однако случается, что из-за технических проблем скидки не действуют или что-то еще идет не так, и клиентам приходится платить полную стоимость. Такое очевидное неудобство требует извинений со стороны бизнеса.

Не спешите и сделайте все возможное, чтобы подготовить красивое профессиональное письмо с извинениями, убеждая клиентов не терять лояльности к вашему бренду. Заверьте их, что вам известно о проблеме и что вы сделали все возможное, чтобы предотвратить подобные неприятности в будущем.

Выразите свое понимание по поводу неудобств, которые эта проблема могла доставить вашим клиентам, и предложите компенсировать их за счет предоставления другой скидки (которая теперь будет действовать) в вашем письме с извинениями.

(Источник: Chimp Essentials)

Вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда регистрируешься на сайте, и чтобы начать пользоваться сервисом, нужно дождаться подтверждения подписки. И вы продолжаете ждать, обновляя свой почтовый ящик, пока наконец не понимаете, что там ничего не появится.

В таких случаях потенциальные клиенты, скорее всего, перейдут на другой сайт. Но ваша задача — справиться с их негативным опытом после использования вашего сайта.

Даже если вы не можете решить проблему моментально и не можете заставить клиента остаться, предложите ему скидку или бесплатную доставку, чтобы побудить его рассмотреть ваш бренд при совершении будущих покупок.

(Источник: письмо от Moosejaw)

Это идеальный пример письма с извинениями — девушка выглядит застенчивой, дизайн прост, а текст понятен!

Даже если вы предоставляете 70% скидку, иногда только искреннее извинение может улучшить ситуацию для ваших клиентов. Вы можете придумать что-то креативное, но оригинальное.

Экспериментируйте с различными вариантами, которые будут соответствовать тону голоса вашего бренда. Это может быть что угодно: от «Упс, мы виноваты» до «Пожалуйста, примите наши искренние извинения».

(Источник: Urban Outfitters)

Тема письма всегда является ключом к успеху в email-маркетинге. Поясните своим клиентам, для чего вы отправляете письмо с извинениями. Однако не обязательно быть очень серьезным — не стесняйтесь выстраивать свое сообщение в соответствии со стилем вашего бренда.

Вот несколько креативных примеров:

• Нам очень жаль — Boots.

• Нам очень жаль_Topshop плохо себя вел, и мы хотим извиниться — Topshop.

• Упс, мы нажали не на ту кнопку — Pet Supplies Plus.

• Мяу. Наши промахи — ваша выгода. Дополнительная скидка 10% только сегодня — Fab.

• Простите, мы оплошали — MyOffers.co.uk.

• Когда что-то идет не так — извините! — Forever21.

Для получения дополнительной информации о том, как создавать яркие темы писем, обратитесь к нашей специальной статье в блоге.

9 min read

9773 views 5

10 Tips for Writing the Most Powerful Subject Lines for Emails [Examples Included]

Читать

Личное письмо с извинениями всегда работает лучше. Вот почему подготовка соответствующей подписи для вашего делового сообщения с извинениями имеет большое значение.

У вас есть два варианта на выбор: отправить экземпляр письма с извинениями от имени члена коллектива, допустившего ошибку, или от имени исполнительного директора.

Если ситуация была критической, вы можете описать произошедшее более подробно и объяснить, как вы ее исправили. Вы также можете попросить кого-то из руководства лично извиниться за причиненные неудобства.

Примеры писем с извинениями

Давайте рассмотрим несколько лучших (по нашему скромному мнению) экземпляров писем с извинениями для лучшего понимания и вдохновения для будущих кампаний.

Пример 1. Dorothy Perkins — Предложение, которое более не действует

Как мы уже говорили, написание письма с извинениями — это не что-то сверхсложное, и вам не нужно изобретать колесо, чтобы сказать, что вы сожалеете.

Email-маркетологи Dorothy Perkins сразу перешли к делу — объяснили, что произошло, и предложили скидку на покупку всего, что понравится, в течение дня.

Это отличный способ сообщить подписчикам об ошибке.

Пример 2. Electros — Новая альтернатива

Это простой, но отличный пример того, как можно одновременно извиняться и продавать что-то.

(Источник: шаблон Stripo)

В шаблоне письма с извинениями нет ничего лишнего: они лишь призывают клиентов рассмотреть другие варианты или загрузить приложение для получения лучшего опыта (а также предоставляют бонус для пользователей приложения!).

Пример 3. Forever21 — Низкая скорость сайта

Компания Forever21 проделала хорошую работу, отправив письмо с извинениями.

Письмо идеально соответствует их стилю. Дизайн привлекательный, но при этом на его создание не ушло много времени. И здесь есть вся необходимая для клиента информация.

Пример 4. Webinar education — Перенесенное мероприятие

Вы получаете всю необходимую информацию сразу же в таком письме с извинениями. Кроме этого в нем есть оговорка: если вы не сможете посетить вебинар на днях, они вернут вам деньги.

(Источник: шаблон Stripo)

Пример 5. Graham and Green — техническая неисправность

Хотя письмо с извинениями может выглядеть слишком большим, оно соответствует ситуации. Многие инструменты помогают клиенту понять проблему, а ярко-розовый цвет связывает нас с брендом.

Кроме того, я не могу исключить шрифты, потому что они довольно разные; они все равно прекрасно сочетаются с фирменными шрифтами.

Это блестящий экземпляр письма с извинениями.

Пример 6. Study — Примите извинения

Даже если вы не доставили своим клиентам огромных неудобств, приятное письмо с извинениями никогда не будет лишним. И вы ничего не потеряете, если предоставите символическую скидку, чтобы выразить свою признательность подписчикам.

(Источник: шаблон Stripo)

Такие шаблоны писем с извинениями помогут сохранить лояльность ваших клиентов и пригласить их к дальнейшим покупкам.

Пример 7. Boden — неприличный принт

Это конкретное письмо было приурочено ко Дню дурака, но может случиться так, что бренду придется отозвать свою продукцию. И данное письмо — отличный тому пример.

В подобных случаях вам необходимо объяснить причину произошедшего и предоставить покупателям подробную информацию о том, как они могут вернуть вам продукцию и получить свои деньги обратно.

Не забудьте указать контактную информацию службы поддержки клиентов, которая поможет ответить на все вопросы.

Пример 8. Creative — Мы работаем над этим

Письмо с извинениями — идеальное время для сбора отзывов клиентов. Лучший способ сделать это — вставить в письмо форму обратной связи.

Также не забудьте выразить свои искренние извинения за причиненные неудобства и благодарность за время, потраченное на то, чтобы помочь вашему бренду стать лучше.

(Источник: шаблон Stripo)

Пример 9. Not on the high street — нет сообщений

Не знаем, как вы, но мы готовы простить все ошибки, лишь бы время от времени читать такие милые сообщения.

Красивый дизайн, симпатичный текст и скидка — что еще нужно, чтобы сделать клиента счастливым?

Пример 10. Electron — Простите за казус

Мы обожаем дизайн этого шаблона письма с извинениями! Яркая фотография привлекает ваше внимание. Кроме того, текст настолько дружелюбен, что вы не можете не нажать на кнопку «Купить сейчас», чтобы воспользоваться их предложением.

(Источник: шаблон Stripo)

Еще одна замечательная особенность этого шаблона — раздел FAQ, который поможет вам сразу же разрешить все потенциальные проблемы.

Пример 11. Pet supply — некорректная информация

Email-маркетологи работают над несколькими письмами одновременно и могут допускать ошибки. Но красивое письмо с извинениями может загладить вину перед вашими клиентами. Вот хороший пример.

Вы видите, как простое «Упс, мы виноваты» может мгновенно перекрыть все предыдущие негативные впечатления. И вот вы уже листаете сайт и выбираете толстовки для своей собаки.

Пример 12. Pet shop — Упс!

Меньше — это больше, и это всегда так.

(Источник: шаблон Stripo)

Избавьте себя от необходимости тратить много времени на создание странного дизайна и написание сложных сообщений, когда все, что вам нужно — это показать своим клиентам заботу о них.

В завершение

Прочитав эту статью, вы наверняка убедились в том, что красивое письмо с извинениями может стать эффективной промо-кампанией и значительно повысить уровень лояльности к вашему бренду.

Однако это не значит, что вы должны специально совершать ошибки или повторять их снова и снова. Помните, что даже после извинений клиенты все равно могут время от времени сердиться на вас, и цена ваших неудач также будет расти с каждым разом.

Итак, давайте напомним о важнейших моментах, которые необходимо учитывать перед написанием письма с извинениями:

• будьте искренними и пишите от души о своем бренде;

• берите на себя ответственность за свои ошибки;

• отвечайте как можно быстрее, даже если вы можете только сообщить клиенту о получении его жалобы;

• поработайте над дизайном писем, созданных по инициативе вашей компании, но не делайте слишком много;

• помните, что личная позиция может изменить ситуацию;

• используйте свой шанс собрать обратную связь от клиентов и использовать ее для улучшения сервиса;

• не стесняйтесь предоставлять дополнительные скидки;

• при необходимости добавьте объявления на свой сайт.

Мы считаем, что вы хорошо знаете, что нужно делать с вашими кампаниями и что ценят клиенты в вашем бренде. Однако мы всегда готовы прийти вам на помощь.

Быстрое создание профессиональных писем с извинениями с помощью Stripo

Начать

Формат письма с извинениями — 20+ Образец шаблона письма с извинениями

Извинение — это способ, с помощью которого мы выражаем сожаление по поводу прошлого действия или поведения. Письмо с извинениями — это письменное заявление о принятии вины или ошибки и извинении перед кем-либо за ошибки, проступки, недоразумения и неправильное поведение, совершенные в прошлом.

Письмо с извинениями необходимо написать, чтобы исправить разорванные отношения и доверие между двумя людьми, такими как друзья, сотрудники, босс, клиенты, клиенты, жена, парень и девушка и т. д. Извинение считается мужественный поступок, следовательно, вовсе не легок; на самом деле, это также считается искусством и интеллектом. Извиниться и извиниться за ошибки совсем непросто из-за различных причин, таких как высокомерие, поведение, плохое обслуживание, задержка доставки и т. д.  

Любой желающий может написать письмо с извинениями любому, кто желает извиниться и выразить свое сожаление в связи с любым неприятным инцидентом/поведением. Существует множество причин для написания письма с извинениями или сообщений электронной почты, таких как неправомерное поведение или поведение, несоблюдение правил и положений, любые бессмысленные действия или поведение в офисе, чрезмерные отпуска, плохая работа или обслуживание, задержка или невыполнение работы или проекта. вовремя и т. д.

Формат официальных официальных и профессиональных извинений

 Официальное извинение в любом бизнесе считается формальным и профессиональным извинением, и в таких условиях в качестве способа общения можно использовать электронное письмо или письмо, а при написании следует соблюдать большую дисциплину и атикат. Необходимо использовать правильный английский язык, вежливо обращаясь с извинениями и просьбами простить и забыть и внести гармонию в отношения. Любое письмо с извинениями или электронное письмо, отправленное сотрудником своему начальнику или руководству, учащиеся, пишущие своему учителю или директору, или любое предприятие компании, отправляющее письмо с извинениями или электронное письмо своему клиенту, деловым партнерам клиента или партнеру, считается формальным. профессиональное письмо с извинениями по электронной почте. Содержание должно быть формальным и отображать печальный аспект и серьезность для восстановления деловых отношений, переданных очень тщательно. Бланк компании или официальная электронная почта должны использоваться для написания письма с извинениями или электронной почты, адресованной соответствующему должностному лицу. Пожалуйста, обратитесь к образцу профессионального письма с извинениями и официальному шаблону сообщения электронной почты, приведенным ниже, например, быстрое использование и обучение.

Советы по написанию профессионального извинения Письмо или сообщение электронной почты:

1. Напишите письмо с просьбой о прощении
2. Признать свою ошибку без колебаний
3. Подчеркните/опишите ситуацию или состояние надлежащим образом
4. Предоставьте возможные решения для допущенной ошибки
5. Обеспечить клиенту уверенность в том, что эта ошибка не повторится

Письмо с извинениями начальнику

Много раз сотрудник совершает ошибку или неправильно ведет себя со своим начальником, поэтому им приходится писать письмо с извинениями начальнику за свой проступок, плохую работу, задержку доставки и просить прощения. Извинение должно быть искренним признанием, признанием ошибки и трогательным до глубины души, а также заверением в том, что она не повторится. Электронное письмо с извинениями должно состоять из краткого описания произошедшего инцидента и извинений за него. Язык письма должен быть очень скромным, и человек должен искренне просить прощения.

Советы по написанию письма с извинениями начальнику:

1. Письмо должно быть коротким и простым
2. В письме должно быть четко указано, почему письмо написано
3. Полностью опишите событие и извинитесь за ошибку
4. Дайте понять боссу, что вы осознаете свою ошибку и готовы столкнуться с последствиями.

Письмо с извинениями по электронной почте покупателю или клиенту

В любом бизнесе к покупателю или клиенту относятся как к Всевышнему. Когда с Клиентом или Клиентом что-то идет не так и обнаруживается, что ошибка была совершена из-за небрежности, задержки и стала причиной убытков, необходимо написать письмо с извинениями или электронное сообщение одному бизнесу их Клиента или Клиента. Часто люди боятся написать клиенту письмо с извинениями из-за боязни признать проступок и могут потерять бизнес, клиента или клиента. Но также верно и то, что успешное письмо с извинениями может превратить негативный опыт или ситуацию в позитивную. Обратитесь к приведенному ниже образцу шаблона, чтобы понять, как написать письмо с извинениями покупателю или клиенту.

Баллы следует учитывать при написании письма с извинениями или сообщения электронной почты клиенту или Заказчику:

1. Признайте свои нарушения и извинитесь за то же самое.
2. Необходимо дать подробное объяснение того, что произошло.
3. Укажите четкую процедуру следующего шага.
4. Должны быть предоставлены варианты обратной связи с клиентом.
5. Свяжитесь с клиентом.

Личное письмо с извинениями или электронное письмо

Личные извинения пишутся, когда человек принимает ошибку и сожалеет о своем поведении, испытывает сожаление и желает сообщить об этом кому-то очень близкому, например, матери, отцу, жене, брату, сестре, другу, девушке-коллеге или кому-либо еще. кто имеет ценность в своей жизни.

В этой напряженной жизни мы все иногда разочаровываемся в удовлетворении наших личных потребностей и целей нашей жизни, а также становимся гиперактивными и грубыми в своем поведении. Поэтому иногда мы теряем самообладание и правильную точку зрения, попадаем под влияние сложившейся ситуации и ведем себя грубо и незрело с нашими близкими, а иногда и с близкими людьми.

Но позже мы вспоминаем эти ситуации и понимаем, что совершенно неверно истолковали ситуации или события и были на самом деле неправы, когда думали, что другая сторона была неправа. В момент самореализации мы лучше понимаем событие и желаем извиниться за действие или ошибку, совершенную этим человеком, а сделать это можно только написав личное письмо с извинениями или сообщение по электронной почте.

Электронное письмо или письмо с личным извинением должно быть написано с искренними чувствами, которые могут помочь вам признаться в своих ошибках и сообщить вашим близким, что вы очень сожалеете и сожалеете о случившемся.

Формат письма с извинениями — правильный формат для написания личных извинений за ошибку / плохое поведение

Часто возникает вопрос, какой формат письма с извинениями правильный или как его написать, чтобы сообщение было правильным и решаемым цель извиниться, а также помочь в восстановлении отношений снова.

Правильное письмо с извинениями. Формат электронной почты должен быть составлен таким образом, чтобы сообщение об осознании ошибки или проступка, сопровождаемое объяснением условий возникновения события, было хорошо выделено, чтобы получатель мог понять ситуацию и, в конечном итоге, простить забыть . Язык, используемый в этом виде электронной почты или письма, различается в зависимости от помолвки и отношений.

Как написать личное извинение

Форма личного извинения перед другом, женой, девушкой или парнем должна быть очень простой и дружелюбной. Он должен обратиться к решению проблемы, описав произошедшее событие и сразу сосредоточившись на сожалении о плохом поведении, ошибке или недопонимании, которое возникает между ними двумя, а также выразить сожаление по поводу инцидента и попросить прощения, чтобы отношения могли быть возрождены и поддерживается. Образец шаблона, прилагаемый ниже, является очень полезным примером для понимания разницы.

Следующие важные моменты следует использовать при написании личного письма с извинениями или электронной почты кому-либо:

1. Четко укажите цель письма
2. Признаться и написать описание совершенной ошибки
3. Признайте, насколько сильно обидел другой человек, и выразите сожаление по поводу поступка/происшествия.
4. Будьте благодарны и рассказывайте о ценности отношений в вашей жизни или бизнесе.
5. Не стесняйтесь открыто признавать свою ответственность за ми/поведение
6. Предлагайте лучшее, что вы можете сделать, и предлагайте услуги и решения, которые могут оказаться полезными
7. Наконец, напишите об уроке, который вы извлекли из этого, и предпримите осторожное, бдительное и осторожное действие в будущем.

Кому мы можем написать письмо с извинениями или электронное письмо?

Письмо с извинениями можно написать кому угодно и где угодно. Бывают случаи, когда сотрудники пишут такие письма своему начальству или другим коллегам. Написав это письмо, вы можете показать высокую степень искренности и профессионализма с вашей стороны, или может быть любой, кто может написать любому, кого он / она считает ценным. Вы можете написать извинение за любые ваши отношения, включая личные, формальные, профессиональные и деловые отношения.

Является ли письмо с извинениями по электронной почте признаком слабости?

Нет. Извиняться или выражать сожаление никогда не бывает слабостью любого человека. Скорее это признак моральной силы человека или компании, чтобы установить тесные отношения со своим клиентом в долгосрочной перспективе. Иногда письмо с извинениями может творить чудеса в отношениях.

Как сделать профессиональное извинение впечатляющим?

Для написания официального профессионального письма с извинениями или официального электронного письма с извинениями следует использовать извинения как первоочередные в первой строке предложения. Затем вы можете во второй строке описать событие и действовать в соответствии с ним. Поскольку это письмо требует объяснения, оно не должно быть немного длинным, но также должно быть кратким и точным. Вы можете закрыть его, попросив прощения еще раз, а также дать получателю понять, что он очень ценит и что он значит как человек или как клиент для вас или вашего бизнеса.

Найдите ниже бесплатный образец шаблона письма с несколькими извинениями, доступный для загрузки в формате Word doc и Pdf, а также поможет научиться составлять черновики сообщений, содержащихся в таком письме с извинениями.

---

10 Примеры деловых писем с извинениями

Почти каждому предприятию рано или поздно придется за что-то извиняться. Однако многие компании не делают этого эффективно.

Овладение искусством извинений может помочь вам сохранить бизнес клиентов, защитить будущий бизнес и повысить лояльность клиентов, а также избежать негативных слухов, которые могут повредить вашей репутации в будущем. Письма с деловыми извинениями необходимы для реализации всех этих преимуществ.

Как бы вы ни были осторожны при ведении своего малого бизнеса, придет время, когда вам нужно будет написать письмо с деловыми извинениями. Вот как.

---

---

Как принести извинения (и как не извиняться) в малом бизнесе

В различных случаях вашему предприятию может потребоваться извинение. Но все эти деловые письма с извинениями должны иметь несколько общих черт. Прежде всего, вы должны сказать, что сожалеете о своих действиях и/или их опыте. Возьмите на себя полную ответственность и признайте проблемы, которые привели к рассматриваемой ситуации. Также полезно оставаться скромным и ставить себя на место клиентов.

К сожалению, есть несколько распространенных ошибок, которые часто совершают компании, извиняясь перед клиентами или представителями общественности. Чтобы сделать ваше деловое письмо с извинениями более эффективным, избегайте расплывчатости или умаления последствий ваших действий. Сегодняшние компании слишком часто пытаются отвести вину или избежать подробностей своих действий. Однако, если клиент, партнер, сотрудник или представитель общественности недовольны вами, они уже знают эти подробности. Будет намного эффективнее, если вы действительно сможете взять на себя ответственность и указать, что пошло не так/почему это не повторится.

Если вы хотите научиться писать письмо с извинениями, вот несколько примеров, которые помогут вам начать.

Примеры писем с деловыми извинениями

Извинения за плохое обслуживание клиентов

Независимо от того, каких клиентов вы обслуживаете, надлежащее обслуживание имеет важное значение. В некоторых случаях у вас могут быть представители, которые бесполезны или грубы с вашими клиентами или покупателями. Этот пример делового письма с извинениями может помочь вам компенсировать это.

Извинения за плохое обслуживание клиентов

Уважаемый [Имя клиента],

От имени [Название компании] я хочу принести искренние извинения за негативный опыт, который у вас был с нашей службой поддержки клиентов. Я понимаю, что наша команда не помогла решить вашу проблему и не обеспечила уровень обслуживания, на который вы рассчитывали.

Мы гордимся тем, что делаем все возможное каждый день, чтобы обеспечить быстрое и дружелюбное обслуживание каждого клиента, который звонит, но в этом случае мы потерпели неудачу. Мы делаем все возможное, чтобы обучить всех наших представителей тому, как правильно решать проблемы клиентов, но ваша проблема не была решена должным образом. Мы очень сожалеем об этом.

В будущем мы примем меры, чтобы эта ситуация больше не повторилась. Во-первых, мы проводим дополнительные тренинги для операторов службы поддержки клиентов и потребуем, чтобы наши сотрудники собирали контактную информацию от каждого клиента, чтобы мы могли связаться снова в случае пропущенного или неправильно обработанного звонка.

Я хочу искренне поблагодарить вас за то, что вы обратили наше внимание на эту проблему. Мы всегда стремимся улучшить обслуживание клиентов, и ваши отзывы очень важны для этого процесса. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне напрямую в будущем, если тот или иной вопрос возникнет снова.

С уважением,
[Имя] [Title]

Извинения за дефектный или некачественный продукт

Когда ваши продукты сами по себе не соответствуют стандартам ваших клиентов, важно исправить это. Этот случай может возникнуть, когда продукт отзывается или вскоре после покупки покупатель понимает, что его продукт не работает должным образом.

Приносим извинения за дефектный продукт

Уважаемый [Имя клиента],

Спасибо, что обратились к нам по поводу дефектного [Название продукта]. Нам искренне жаль, что это не сработало, как было обещано. Мы также приносим извинения за любые неудобства, которые это вызвало для вас.

Наша продукция проходит несколько проверок качества перед поставкой клиентам. Однако этот, к сожалению, не прошел эти проверки и не соответствовал нашим стандартам.

Чтобы компенсировать эту ошибку, мы отправили вам новый [Product Name], который должен прибыть в течение 2–5 дней. Мы также включили коробку с предварительно помеченной этикеткой, чтобы вы могли вернуть дефектный продукт после получения замены.

Мы также вышлем купон на 20 долларов США для вашей следующей покупки, чтобы компенсировать неудобства. Нам искренне жаль, что ваша первоначальная покупка не оправдала ваших ожиданий, но мы надеемся, что в будущем вы сможете получать еще больше удовольствия от игры. Еще раз спасибо, что обратили наше внимание на эту проблему, и, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне напрямую с любыми другими вопросами, которые могут у вас возникнуть.

С уважением,
[Имя] [Title]

Извинения за несвоевременную или неправильную доставку

Доставка является важной частью взаимодействия с клиентами в сфере электронной коммерции. Если ваши продукты отправляются с опозданием или если они в конечном итоге повреждены или потеряны в пути, вам нужно будет восполнить это упущение с вашими клиентами, отправив письмо с деловыми извинениями.

Приносим извинения за проблемы с доставкой

Уважаемый [Имя клиента],

Нам очень жаль, что вы не получили свое [Название продукта] своевременно. Спрос на этот продукт действительно превзошел наши ожидания, в результате чего наши запасы истощились.

Мы только что получили новую партию [Product Name] и ускорили доставку вашего заказа. Мы знаем, что вы ожидаете получать свои заказы вовремя, и мы очень сожалеем о нашей неверной оценке и любых неудобствах, которые она вам причинила.

Вместе с вашим заказом мы также включаем купон на 10 долларов США со скидкой на ваш следующий заказ. Вы также можете найти номер для отслеживания вашего заказа в нижней части этого электронного письма, чтобы отслеживать текущий заказ. Еще раз приносим извинения за эту задержку и неудобства. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо другие проблемы или вопросы.

С уважением,
[Имя] [Title]

Извинения за финансовые проблемы или проблемы с выставлением счетов

Независимо от того, выставляете ли вы счет клиенту более одного раза или снимаете слишком большую сумму с его счета, финансовые ошибки могут иметь далеко идущие последствия. Конечно, вам нужно будет исправить ошибку как можно быстрее, но также важно использовать письмо с деловыми извинениями, чтобы признать, почему произошла ошибка, и убедиться, что она не может повториться снова.

Извинения за проблемы с выставлением счетов

Уважаемый [Имя клиента],

Спасибо, что обратились к нам по поводу недавней проблемы с оплатой. Нам очень жаль, что вы дважды взяли плату за одну услугу.

Мы изучили ошибку и обнаружили, что она возникла из-за компьютерного сбоя в нашем программном обеспечении для выставления счетов. С тех пор мы обновили эту программу до последней версии и ввели проверку качества, чтобы гарантировать, что это больше не повторится.

Кроме того, мы возместили вам ошибочно списанные средства, которые должны быть возвращены на ваш счет в течение трех рабочих дней. Приносим извинения за неудобства, вызванные нашей ошибкой. Спасибо, что обратили на это наше внимание и помогли быстро решить проблему. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне напрямую, если у вас есть какие-либо другие вопросы или проблемы.

С уважением,
[Имя] [Title]

Извинения за отмену обслуживания или проблемы с расписанием

Управлять расписанием клиентов может быть сложно, особенно для предприятий, ориентированных на обслуживание. Но пропуск звонка в службу поддержки или многократное изменение расписания могут привести к серьезным неудобствам.

Приношу извинения за проблемы с расписанием

Уважаемый [Имя клиента],

Мне очень жаль сообщать вам, что ваша встреча по обслуживанию в эту пятницу в 10:30 утра была отменена из-за чрезвычайной ситуации в семье, которая затронула одного из наших сотрудников. члены.

Поскольку у нас небольшая команда, мы не можем поддерживать полный список встреч, если один из наших техников неожиданно доступен в течение длительного периода времени. Я приношу извинения за любые неудобства, которые может вызвать эта отмена.

В [название компании] качественная забота о наших клиентах является нашей главной заботой, поэтому мы хотим максимально упростить для вас процесс изменения расписания. Пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую, чтобы сообщить мне следующий день и время, когда вы будете доступны для обслуживания, и мы сделаем все возможное, чтобы решить ваши проблемы с расписанием. Мы также выдаем полный возврат депозита, который вы внесли при записи на прием.

Еще раз приносим извинения за неудобства. Пожалуйста, дайте нам знать, если у вас есть какие-либо другие вопросы или опасения относительно вашего назначения.

С уважением,
[Имя] [Title]

Извинения за несоблюдение сроков

Если вы работаете над конкретными проектами или управляете элементами для бизнес-клиентов, умение уложиться в сроки является важной частью вашей работы. Если вы что-то упустили, важно признать это и показать клиентам, как вы предотвратите эту проблему в будущем.

Приносим извинения за пропущенные сроки

Уважаемый [Имя клиента]

Мне очень жаль, что я не получил копию для вашего веб-проекта вовремя. К сожалению, у нас возникла задержка из-за некоторых технических проблем с нашей стороны, которые мы уже решили. Копия, которую вы запросили, прикреплена к этому письму. Однако я хочу извиниться за то, что не уложился в сроки, о которых мы изначально договорились.

Чтобы это никогда не повторилось, мы обновили наше программное обеспечение и создали резервную копию нашей системы, чтобы не потерять материалы, над разработкой которых мы так усердно работали.

Я понимаю, что эта проблема может повлиять на другие области вашего проекта и вашу возможную дату запуска, и приношу извинения за любые неудобства, которые эта задержка могла причинить вам. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужно что-то еще в связи с этим проектом.

С уважением,
[Имя] [Title]

Извинения за просроченные платежи

Когда речь идет о ваших продавцах, поставщиках услуг или даже клиентах, которым должны быть возвращены средства, своевременные платежи являются обязательными. Если вы пропустите одно или сделаете это позже, чем ожидалось, извинения могут иметь большое значение для исправления ситуации.

Приношу извинения за несвоевременную оплату

Уважаемый [Имя поставщика],

Мне очень жаль, что вы еще не получили мой платеж за обслуживание в этом месяце. Недавняя ошибка в моем аккаунте помешала мне получить доступ к необходимым средствам для покрытия расходов.

Мой банк с тех пор исправил ошибку, и деньги должны быть возвращены на мой счет к концу недели, после чего я ускорю оплату вам. Банк также заверил меня, что обстоятельства, связанные с ошибкой, были редкими и не должны влиять на мой счет в будущем.

Я действительно ценю наши деловые отношения, и эта задержка оплаты не является отражением этого. Мне очень жаль, и я сделаю все, что в моих силах, чтобы это больше не повторилось.

С уважением,
[Имя] [Title]

Извинения за пропущенные встречи или опоздание

Своевременность важна, когда речь идет о встрече с заказчиками, клиентами или деловыми партнерами. Если вы значительно опоздали на встречу или вообще пропустили ее, это должно потребовать извинений.

Извинения за пропуск встречи

Уважаемый [Имя клиента],

Пожалуйста, примите мои искренние извинения за то, что пропустили нашу вчерашнюю встречу за обедом. К сожалению, я пропустил нашу встречу из-за противоречивой встречи в моем еженедельном календаре. Я искренне сожалею об этой оплошности и реорганизовал свой график, чтобы предотвратить это в будущем.

Я очень ценю наши встречи и буду очень признателен за возможность помириться с вами. Можем ли мы изменить расписание на следующую неделю? Сообщите мне о своей доступности, и я поставлю это на первое место в моем списке дел.

С уважением,
[Имя] [Title]

Извинения за неправомерные действия сотрудников

Когда вы владеете бизнесом, важно не только научиться извиняться за свои действия. Вам также может понадобиться извиниться за других, которые представляют ваш бизнес. Это включает в себя признание ситуации и принятие соответствующих мер для ее исправления.

Извинение за действия сотрудника

Уважаемый [Имя клиента],

Я хочу извиниться за грубое поведение одного из сотрудников нашего магазина вчера. Их поведение было непростительным, и я полностью понимаю, как это расстраивает, когда кто-то, кто должен служить вам, отвечает таким неуважительным образом.

Мы определили сотрудников, ответственных за ваш негативный опыт, и они были привлечены к ответственности. Мы также сообщили им, что они потеряют работу, если такое поведение когда-либо повторится. Мы действительно ценим вас в качестве клиента и надеемся, что вы примете наши искренние извинения.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо другие проблемы или вопросы, и я буду рад ответить на них лично.

С уважением,
[Имя] [Название]

Извинение за оскорбительное поведение

Быть внимательным к своим клиентам, членам команды и общественности в целом очень важно для бизнеса. Если вы или член вашей команды говорите или публикуете в сети что-то, что оскорбляет людей, вам нужно действовать быстро и признать свою ошибку.

Извинения за оскорбительные сообщения или поведение

Уважаемый [Имя клиента],

Я хочу, чтобы вы знали, как ужасно сожалеем мы в [Название компании] за то, что проявили недальновидность при создании нашей последней публикации в социальных сетях.