Возникнут вопросы звоните: Правила и особенности этикета деловой переписки – Правила ведения деловой переписки

Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма

В этой статье  разговор пойдет о финале письма и о тех «хитростях», которые он содержит.

Как показывает практика, именно от финала письма во многом зависит оперативность последующего ответа и результативность переписки в целом.

Финал – это особенное место в письме.

В финале мы завершаем наш разговор с адресатом/клиентом и ставим промежуточную точку. Это своего рода этап прощания. А что обычно бывает важным при прощании, если мы заинтересованы в его продолжении? Как правило, важными являются 2 момента:

1.     Чтобы оставалось обоюдное желание продолжать общение

2.     Чтобы было понятно, что и как мы планируем делать в дальнейшем.

Для финала (этапа прощания) в деловом письме тоже актуальны эти моменты:

— важно обозначить (закрепить) эмоционально-позитивную атмосферу делового диалога

— необходимо точно и предметно сообщить адресату что и как должно произойти в ближайшее время.

Таким образом, в финале делового письма  сосредотачиваются две составляющие. Я назвала их так: имиджевая (эмоциональная) и действенная (активная)

— Имиджевая/эмоциональная часть финала вносит эмоционально-позитивное звучание в письмо, демонстрирует лояльность и уважительность автора письма по отношению к адресату/клиенту.

— Действенная/активная позволяет управлять инициативой, нацеливает адресата/клиента на решение конкретного вопроса.

В структуре письма эти составляющие выглядят так.

Посмотрите на примеры ниже:

Пример 1.

From: Елена

To: Инна

Subject: Комплект документов

Добрый день, Инна!

В
приложении высылаю запрашиваемый вами комплект документов:

1.     Выписка из Устава

2.     Карточка организации

3.     Свидетельство и госрегистрации

4.     Свидетельство о постановке на учет в ИФНС

5.     Выписка ЕГРЮЛ

Пожалуйста, подтвердите получение документов и их читаемость. (Активная часть финала. Примечание Т.Воротныцевой)

Надеемся на плодотворное сотрудничество!

С уважением, (Имиджевая часть финала. Примечание Т.В.)

Елена Коновалова

Пример 2.

From: Елена

To: Ольга

Subject: RE: РК на Яндексе

Ольга, добрый вечер!

Ваша рекламная кампания остановлена, так как закончились средства на ее балансе.

Сформировать для Вас новый счет на ее оплату? Если да, напишите, пожалуйста, сумму. (Активная часть)

Спасибо.

С уважением, (Имиджевая часть)

Елена Петрова

Как повысить действенность финала?

Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.

Посмотрите сами:

Советы:

Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте  активную часть финала письма!

Финал вашего письма должен заканчиваться предельно понятной для адресата/клиента формулировкой о следующих шагах.

Не заставляйте адресата самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.

Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:

Следующий

Шаг ? и

Когда ?

Менее удачный вариант                                                        Более удачный вариант

Важно!

Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.

Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но  может существенно понижать  действенность  письма,  «размывать» цель  и  провоцировать адресата на «медленный ответ».

Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!

Менее удачный вариант финала:                                       Более удачный вариант финала:

Специфические ситуации

Достаточно часто возникают  ситуации, когда мы не вправе указывать нашему клиенту/партнеру на то, когда и что он должен сделать, т.к. это может выглядеть в его глазах некорректно, нелогично, невежливо и навязчиво. При этом потребность получить конкретный ответ/или конкретное действие от клиента для нас является крайне актуальной.

Как быть в такой ситуации?

Воспользуйтесь следующим приемом.

Укажите адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.

«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов»

«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы  выслать скорректированный график произведения оплат »

«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит —  и я сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления»

«Жду от вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату»

«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать вам  наше коммерческое предложение»

«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно  рассказать о  процедуре оформления этой карты»

Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, и в то же время звучит достаточно корректно, т.к. по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.

Используйте эти знания, чтобы удерживать инициативу в переписке с клиентами и решать вопросы более оперативно!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

Стать и по теме:

Рейтинг публикации:

Поделиться в соцсетях:

Правила деловой переписки

Корпоративная переписка — это сложный элемент коммуникации. Если вы работаете в крупной компании, то, скорее всего, это знание само придёт к вам и постепенно станет нормой. И, переписываясь с теми, кто с большими корпорациями не взаимодействовал, вы будете испытывать дискомфорт.

Конечно, есть базовые правила делового этикета, и все мы, по мере возможности, стараемся им соответствовать. Тем не менее, знание и правильное применение основ корпоративного общения по электронной почте поможет вам быть правильно воспринятым вашими виртуальными собеседниками.

Прежде всего, не забывайте, что каждое отправленное вами письмо — это своего рода визитка. Вспоминайте об этом перед отправлением: не будет ли вам неудобно за какое-то слово или выражение, не могут ли вас понять двояко или вовсе не понять.

Начнем с заголовка

Знакомство с вашим письмом начнется с поля «Тема письма». И уже в этот момент получатель задумывается, открывать ли ему e-mail или листать дальше. Стоит помнить, что в крупных корпорациях рядовой сотрудник получает около 120 писем в день, в то время как для вас может быть нормой и 1-2 письма в день. А если вы ещё и незнакомый внешний «контакт» и ваше имя пока ни о чём не говорит получателю, есть большой шанс остаться незамеченным. Как этого можно избежать?

*Максимально точно отразите в заголовке содержание письма. Он не должен быть абстрактным («вопрос», «предложение», «презентация»).

*Не бойтесь прямо писать в теме письма то, что хотите получить. Например, вы собираетесь отправить коммерческое предложение, но предпочитаете прямо об этом не заявлять. Такие типы фраз, как: «Вам это будет интересно», «По вашему запросу» и т.д. точно будут неуместными, а во втором случае — грубой ложью. Напишите, как есть: «Коммерческое предложение по обучению сотрудников», и если адресат верный и перед ним потенциально стоит подобная задача — он прочитает письмо.

Структура самого письма

Стандартный и самый оптимальный вариант — это:

1. Повод для написания письма. Кратко и по делу.
2. Последовательное и логичное изложение информации.
3. Предложение (призыв к действию).
4. Контактные данные.

Не пренебрегайте подписью с вашим именем, должностью, сайтом компании и контактными данными. Часто в ответ на письмо хочется перезвонить, но при отсутствии телефона для связи, в лучшем случае, человек запросит эту информацию, а, скорее всего, отложит на потом и больше о вас не вспомнит, ведь после вашего письма неизвестно, сколько писем и предложений он еще получит?

Точно «Нет»

Избегайте жаргонизмов, обилия смайликов и перевода устойчивых слов и выражений, которые принято писать латиницей (например, режет глаз написание сайта «YouTube» как «ютуб»). После такого диалог может прерваться, а о причинах никто и не скажет. Также перепроверяйте написание профессиональных терминов.

Оформление письма

*Не «играйте» с шрифтами и цветами. Это напрягает зрение и мозг. И будьте аккуратнее с подчёркиванием, оно часто воспринимается как ссылка. Выделение текста курсивом, опять же, сильно сбивает при чтении текста.
*Не пишите заглавными буквами, т.к. это часто подразумевает повышение тона.
*Важные моменты можно выделить жирным шрифтом. Перед этим убедитесь, что они действительно достойны выделения.
*Используйте флажок метки «высокой важности» только в случае этой самой высокой важности. И не ставьте его при отправке первого ознакомительного письма: то, что важно для вас может не иметь никакой важности для получателя.

Несколько полезных хитростей в деловой коммуникации

Функция задержки отправки сообщений в Outlook.

• Если вы ни разу в жизни сразу после отправки письма не осознавали, что забыли дописать что-то важное, добавить вложение, поменять/добавить/удалить адресата, то смело закрывайте эту статью. Если всё же сталкивались с подобными последствиями торопливости, то попробуйте установить себе правило задержки отправки сообщений в Outlook (на главной станице Outlook заходим в раздел «Rules» — «правила», создаём новое правило, применяем его к отправляемым сообщениям и выбираем время, на которое хотим отсрочить доставку сообщения).
• Также полезно будет установить себе автоматические ответы при отсутствии в офисе. Это тоже элемент корпоративной культуры в общении по электронной почте. Находитесь ли вы в отпуске/ командировке/ на конференции — неважно, но в мире корпоративной переписки принято, что получатель письма отреагирует в течение 24 часов (не считая выходные).Все понимают важность отпуска и любых других не менее важных событий в жизни, но всё равно ждут ответа — разве что автоматический ответ не предупреждает о том, что вы в отъезде, о том, когда будете доступны и можно ли с вами связаться в случае возникновения неотложных вопросов (на заглавной страничке Outlook выбираем «File» — «Файл» и далее — «Automatic replies» — «Автоматические ответы»).
• И еще важное правило — не отвечайте недовольством на входящее «недовольное» письмо, даже если вы ощущаете нотку негатива. Тем более не отвечайте агрессией на агрессию. Отключите эмоции, придерживайтесь исключительно бизнес-лексикона и не переходите на личности. Не получается — сделайте паузу, не отвечайте сразу. Посоветуйтесь с коллегой/руководителем.

Некоторые стандартные фразы деловой переписки

Приветствие:

• Если вы знаете адресата, то обращайтесь с самого начала к человеку по имени. Со следующей строчки пишите основную часть вашего письма, к примеру:
  «Уважаемая Александра, здравствуйте.
  Направляем Вам чертежи…»
  «Добрый день, Вячеслав.
  Уточните стоимость …»
• Если адресат неизвестен, то начните просто: «Здравствуйте!», «Добрый день». И не забудьте представить себя или свою компанию.

Просьба:

• Если Вы обращаетесь к человеку с просьбой, то после приветственного слова следует сразу перейти к главной цели письма. Используйте такие фразы, как: «Просим Вас», «Сообщаем, что…», «Уточните, пожалуйста…» и т.д.

Объяснение цели и причины письма:

• «В соответствии с …»
• «В целях повышения…»
• «В ответ на Ваше письмо…»
• «В связи с …»
• «Ввиду…»
• «Вследствие…» и т.д.

Подтверждение:

• «Подтверждаем…»
• «Сообщаем Вам…»
• «Уведомляем…» и т.д.

Отказ:

• «Ваше предложение отклонено по причине…»
• «К сожалению, мы не можем гарантировать…»
• «Ваш проект «…» не может быть утвержден нам в силу того, что…» и т.д.

Заключительные фразы:

• «В ожидании Вашего ответа, как можно скорее»
• «Надеемся на наше сотрудничество»
• «Желаем Вам хорошего рабочего дня»
• «Надеемся, что наша просьба будет выполнена»
• «В случае возникновения вопросов, будем рады дать вам свой ответ»
• «С уважением, Владислав Андреянов» и т.д.

Удачных коммуникаций!

фразы и советы / Нетология corporate blog / Habr

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.

Этикет

1. Четко укажите тему письма (Subject).

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет: «Idea».

Да: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017».

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да: «Dear», «Hello», «Hi».

3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

• I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
• I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
• Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
• Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Китай, Япония, арабские страны

• Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
• Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
• Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?  

• I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
• Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
  
• I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
  
• I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.
  

США

Африка, Южная Америка

Языковые принципы

Сокращайте

Нет

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Уберите предлоги там, где это возможно

Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.

Избегайте восклицательных знаков

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

Ограничьтесь пятью предложениями

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Откажитесь от страдательного залога

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Поставьте дедлайн

Структура письма

1. Приветствие.
2. Сообщение.
3. Закрытие.
4. Прощание.
5. Подпись.

Приветствие

Сообщение

Как открыть сообщение

Как уточнить дедлайн

Как просить и давать детали

Как сообщить о проблеме

2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side — «с моей/нашей/твоей стороны».

3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround  —  выход из ситуации, обходное решение.

Как поставить коллег в копию

2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread — Добавляю (имя) в разговор.

3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? — @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?

Как принести извинения

Как просить и предлагать помощь

Переговоры

Выражаем удовлетворение:

• I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
• You have a strong point there. → Здесь вы правы.
• I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…  
• I don’t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Как приложить к письму дополнительные материалы

• Please find attached → К настоящему письму прилагается.
• You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении…
• I am enclosing… → Я прикладываю…
• I forward to you… → Я пересылаю вам…
• We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
• Attached you will find… → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Как разобраться в аббревиатурах

• EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
• SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
• EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
• TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
• PTO (paid time off) → отпуск.
• OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.  
• FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
• POC (point of contact) → контактное лицо.
• FYI (for your information) → для вашей информации.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
• AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
• BTW (By The Way) →кстати.
• CU (see you) → увидимся
• F2F (face to face) → наедине.
• IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

Прощание

Подпись

Шаблоны

I am pleased to announce the promotion of [Firstname Lastname] from [Old Position] to [New Position]. [Firstname] has been with [Name of Company] for [X years] and has worked in [insert Names of Departments/Positions]. S/he will be gaining these new responsibilities [list].

[Firstname] attended [Name of University] and came to [Name of Company] after graduation.
During her/his tenure here, [Firstname] has implemented protocols which have improved efficiency in the [Name of departments] and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating [Firstname] on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Имя, фамилия — новая должность

Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название). (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела).

(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента), и часто получал признание за свои достижения.

Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).

С уважением,
Имя
Должность

Dear [Firstname],
Congratulations on your promotion to [insert Names of Departments/Positions]. I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title

Тема: Поздравляю с новой должностью

(Имя), поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела). Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Добро пожаловать!

(Имя), я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность

So, if you see a new face on May 1, let [Firstname] know that you are excited about his/her joining our team.

[Firstname] has worked at two other [insert name] companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about [insert name].

[Firstname]’s Bachelor’s degree is from [University name] where he/she majored in [insert name].

[Firstname] has a passion for [insert name].

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for [Firstname].

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела).

Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя), что вы рады видеть его/ее в своей команде.

(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области).

(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета).

(Имя) увлекается (название).

Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя).

С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.

Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address [insert email] or my cell phone [insert number]. You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It’s been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your [Firstname]

Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата).
Я был рад работать в (название компании), и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании).

Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты) или телефону (номер). Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы).
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.

С уважением,
Ваш (имя)

• May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
  
• I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
  
• Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
  
• I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
  
• Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!
  

Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи).
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя

Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to [date & time] at [venue]. I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения). Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность

Работа с языком

Используйте толковые словари

Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн :https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org,  http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

• часть речи,
• транскрипция с возможностью прослушать произношение,
• определение,
• примеры использования,
• синонимы,
• часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Проверяйте грамматику текста

Заключение

• Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
• Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
• Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
• Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
• Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
• Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
• Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла?  В нем есть жаргонизмы?
• Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
• Нажмите Send!

От редакции

Психолог объяснила, как отвечать по телефону, если от вас ждут слово «да»

Психолог объяснила, как себя вести, если вам звонят с незнакомого номера, провоцируя на определенные ответы. Ранее в СМИ и соцсетях появилась очередная страшилка, что, дескать, если звонят с незнакомого номера и задают невинные на первый взгляд вопросы, нельзя отвечать «да» и «я согласен/согласна».

Федеральное агентство новостей сообщало, что пользователи социальных сетей жалуются на новую разновидность странных телефонных звонков, похожих на мошенничество или спам. Людям звонят под видом социологических служб или каких-то фирм и задают невинные на первый взгляд вопросы, требующие подтверждения. При этом звонящие явно пользуются где-то добытыми базами данных: если звонок по стационарному телефону, они обычно правильно называют номер дома и квартиры, а также имя, отчество и фамилию того, кто там прописан.

Вот примеры вопросов:

— Это квартира номер такой-то?

— Я беседую с (условным) Иваном Ивановичем Ивановым?

И так далее.

Если звонящие называют себя представителями социологической службы, они под видом опроса просят согласиться с каким-либо утверждением, с которым, как правило, трудно не согласиться. Условно говоря: «Согласны ли вы с тем, что пенсии неплохо бы увеличить?»

(Отметим, на возможность «поговорить» чаще клюют именно пожилые люди, которые бывают и доверчивы, и разговорчивы. Судя по всему, звонки рассчитаны именно на такую категорию абонентов.)

Согласно предупреждениям из Интернета, требование обязательно сказать «да» или «я согласен» может оказаться незаконным сбором биометрической информации, в данном случае образца голоса, что потом может быть использовано в мошеннических целях: например, от вашего имени переведут деньги или оформят какую-либо покупку. Никаких подтверждений реальности этих страшилок пока нет, но, по мнению психолога Марии Игнатьевой, как говорится, береженого бог бережет, и подстраховаться стоит.

В комментарии ФАН Мария дала несколько советов, как обезопасить нежелательные контакты, в том числе пожилых родственников, с чересчур любопытными абонентами.

«Во-первых, сразу дам совет: постарайтесь свести к минимуму беседы с теми, кто звонит не только якобы от имени каких-то банков (это явно мошенники), но и в менее явных случаях, когда вы чувствуете, что вас пытаются развести на деньги, — отметила психолог. — Предложения от имени «завода-изготовителя» «проверить ваши пластиковые окна», от имени условного «водосбора» проверить счетчики воды, провести бесплатное обследование в каком-то якобы работающем «по городской программе» медицинском центре — все это должно вас сразу насторожить».

По словам эксперта, за всеми этими предложениями, которые нередко озвучивают по телефону требовательным, не терпящим возражений тоном, с высокой долей вероятности скрываются мошенники, либо это агрессивная реклама, которой не все могут противостоять.

«Советую в таких случаях сразу класть трубку, а номер вносить в черный список, — говорит специалист. — Ну, а если вы готовы немного пообщаться, советую в разговоре сразу занять наступательную позицию. Не зря говорят: «Лучшая защита — это нападение».

Вас спрашивают: «Это квартира такая-то?» — напористо отвечаете: «А, собственно, откуда у вас эта информация? Где вы ее получили?»

Вас спрашивают: «Вы Марья Ивановна Иванова?» — не менее напористо отвечаете: «Назовите сначала ваши имя, отчество и фамилию».

И так далее. По собственному опыту знаю, что телефонные мошенники чрезвычайно чувствительны к интонации и, как только понимают, что не на того напали, сами стараются побыстрее прервать разговор».

Особенно хорошо на мошенников действует жесткое требование указать, откуда они черпают информацию, отметила психолог.

Главная проблема в таких случаях с пожилыми родственниками, которых можно взять на испуг, предупреждает собеседница ФАН.

«Если у вас есть пожилые родители, которые склонны с доверием относиться к информации, которая им кажется официальной, постарайтесь максимально контролировать их телефонное общение, — посоветовала Игнатьева. — Если без стационарного телефона не обойтись, советую поставить определитель номеров и ежедневно пробивать по Интернету все незнакомые номера, с которых звонили в квартиру в ваше отсутствие».

«Ну и, конечно, лучше держать руку на пульсе, когда ваши немолодые родственники совершают какие-либо финансовые операции, самостоятельно посещают частные медицинские центры и так далее. Также стоит их проинструктировать, чтобы они без четкой предварительной договоренности, о которой вы в курсе, не открывали никому в ваше отсутствие дверь», — посоветовала психолог.

Обращайтесь, если возникнут вопросы — Перевод на английский — примеры русский

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать грубую лексику.

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать разговорную лексику.

Обращайтесь, если возникнут вопросы на которые я смогу ответить.

Предложить пример

Другие результаты

Если возникнут вопросы ко мне или к моим представителям, обращайтесь к моему адвокату.

Если возникнут вопросы, я — там.

Если возникнут вопросы, я буду здесь.

Пусть он позвонит мне, если возникнут вопросы.

Если возникнут вопросы, просто читайте инструкции тома.

Если возникнут вопросы, вы знаете, где меня найти.

Мой номер в начале станицы если возникнут вопросы.

Если возникнут вопросы, я за углом.

И ты можешь позвонить мне, если возникнут вопросы или ты будешь нервничать.

Если возникнут вопросы, мы ассенизаторы и идем на конференцию.

Итак, ознакомьтесь с этим, и если возникнут вопросы — звоните мне в офис.

Попробуйте, а если возникнут вопросы, попросите нас о помощи.

Если возникнут вопросы, я буду с командой в лазарете.

I’ll be with the team in the Infirmary.

Если возникнут вопросы или захотят провести ДНК-тест, тебе придётся вмешаться.

Я позвоню, если возникнут вопросы, или просто приду сам.

Во время допроса нам нужно поддерживать связь на случай, если возникнут вопросы.

Контролёр сказал, что вы — тот человек, к которому можно обратиться, если возникнут вопросы.

Звоните, будем рады ответить на Ваши вопросы Команда Калининград сити если возникнут вопросы.

«Наша Пресветлая Дева», средняя школа 29 января, вторник — Если возникнут вопросы по заданию, подойди ко мне после занятий.

как мошенники могут использовать запись вашего голоса?

Жалобы на звонки от подозрительных незнакомцев встречаются все чаще. Поводом для разговора становятся соцопросы, реклама, приглашения на мероприятия, вымышленные манипуляции с банковской картой. Итогом беседы с мошенником может стать потеря некоторой суммы денег, если вы не предупреждены о способах обмана.

А мы вас предупредим.

Дорогие читатели! Каждый отдельный случай индивидуален, поэтому вы можете уточнить информацию у наших юристов. Звонки на все номера бесплатны.

Содержание статьи

Психологический прием

Правило трех «да» ‒ это излюбленный психологический прием, при помощи которого можно манипулировать собеседником. Ведь если вы дважды ответили «да», то вероятность того, что вы согласитесь и в третий раз, достаточно высока. Этим могут пользоваться для навязывания услуг, подводя к нужному ответу.

Самый простой пример:

‒ Здравствуйте. Иван Иванович?
‒ Да.
‒ Вы меня хорошо слышите?
‒ Да.
‒ Хотите рассмотреть возможность перехода на наш новый тариф?

Как понять, что перед вами телефонный мошенник

Работа, интернет-шопинг, экстренная ситуация – неполный список причин, по которым придется принять вызов от неизвестного абонента. Но относиться к таким звонкам следует очень внимательно.

Признаки, которые должны насторожить:

1. Собеседник «забывает» представиться. Название организации произносит так, что разобрать его невозможно.
2. От вас настойчиво требуют ответов «да» или «нет». Для этого преступники могут позвонить поздней ночью, когда жертва дезориентирована.
3. Мошенник выдает себя за сотрудника банка, звоня с мобильного номера. Сотрудник службы безопасности никогда не будет звонить с «обычного» сотового номера.
4. В процессе разговора звонящий постоянно делает паузы. Система работает медленно из-за записи голоса.
5. На заднем плане слышны подозрительные шумы.

Зачем мошенникам может понадобиться запись голоса, особенно со словом «да»

Основная угроза, о которой предупреждают потенциальных жертв телефонных мошенников, – использование записи голоса для перевода денег с карты или счета. В действительности вероятность кражи минимальна, даже если вы подписали согласие на обработку биометрических данных. По всем значимым финансовым операциям общаться придется непосредственно с сотрудником банка. Он задаст вопросы, на которые не ответить набором шаблонных фраз. Кроме того, алгоритм распознает запись голоса на любом этапе.

Шантаж

Работающая схема мошенничества – создание аудиозаписи, порочащей честь потенциальной жертвы. С помощью записанных роботом ответов человек может, например, «договариваться» о покупке сексуальных услуг или наркотиков. Отослав подобную запись на электронную почту, мошенник будет требовать платы за молчание.

Слухи о списании денег с карты с помощью записи голоса преступники тоже обратили себе на пользу. Теперь они пугают доверчивых граждан возможностью доступа к счетам, требуя платы за удаление данных. Эти угрозы безосновательны и неопасны.

Оформление покупок или подключение услуг

Этот вид мошенничества возможен, например, у некоторых телефонных операторов. В договоре с ними указан пункт о возможности голосового подтверждения приобретения услуги у третьих лиц. Если вы обнаружили незаконно подключенную подписку, свяжитесь с оператором сотовой связи, чтобы узнать подробности и прекратить списание денег.

Эффективные способы максимально себя обезопасить. Примеры правильных ответов

Мы подготовили несколько советов для тех, кто хочет обезопасить себя в разговорах с потенциальными нарушителями закона:

1. Усложняйте. Забудьте об односложных ответах «Да» и «Нет». Уточняйте информацию, используя для разговора развернутые предложения: имя собеседника, название организации, источник получения ваших персональных данных.
2. Проверяйте. Потратьте пару минут, чтобы загуглить незнакомый номер. Контакты мошенников скомпрометированы, и Яндекс, например, сразу предупредит об опасности. А одноименное приложение определяет ненадежные номера прямо в процессе звонка.
3. Отключайтесь. Почувствовав неладное, сразу кладите трубку. Не извиняйтесь и не прощайтесь – нет необходимости оставлять преступникам дополнительную возможность для записи голоса.
4. Перезванивайте. При звонке от сотрудника банка просите оставить внутренний номер для связи. Прекратите разговор и свяжитесь с организацией, где у вас открыт счет, по телефону горячей линии. Не верьте на слово и представителям любых госструктур.
5. Обращайтесь в полицию. Если вы все же попались на удочку мошенников, проявите сознательность. Обратитесь в ближайшее отделение полиции, сообщив все известные вам данные предполагаемых преступников. Молчание пострадавших – возможность для мошенников избежать ответственности.
6. Никогда не платите шантажистам. Перевод денег не решит вашу проблему, но может добавить новых. Ничто не помешает шантажисту разослать компрометирующую запись всему вашему списку контактов, если он имеет к нему доступ. Предупредите друзей и коллег, что стали жертвой мошенничества.

Таким образом, принимая вызов с незнакомого номера, вы рискуете столкнуться с мошенником. Прекращайте разговор, как только он стал казаться вам подозрительным. Уточняйте источник, из которого собеседник узнал ваш номер. Избегайте односложных ответов «Да» и «Нет». Хотя имеющийся образец голоса не поможет преступникам опустошить ваш счет, они все же могут причинить неприятности.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно! 

Евгений Ермаков

Юрист

 

Нажимая на кнопку отправить, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.