Формирование навыков делового общения: Основные навыки делового общения:

определения и примеры • BUOM

22 февраля 2021 г.

Независимо от отрасли, в которой вы работаете, навыки эффективного делового общения важны для поддержки вашего карьерного роста. Четкое общение в бизнесе может повлиять на ваше взаимодействие с другими людьми и помочь вам оказать влияние на рабочем месте.

Кроме того, развитие ваших методов делового общения выгодно для продвижения по работе. В этой статье мы обсудим, что такое навыки делового общения, как их улучшить и как выделить эти навыки на рабочем месте и во время поиска работы.

Что такое навыки делового общения?

Навыки делового общения включают черты, которые помогают профессионалам передавать информацию на рабочем месте. Эти навыки охватывают основные формы общения, такие как активное слушание, а также методы общения, необходимые для построения профессиональных отношений, такие как навыки ведения переговоров и налаживания связей. Навыки общения в бизнесе важны для поддержки командного сотрудничества, предоставления и получения четкой обратной связи и поощрения творчества. Кроме того, эффективное использование ваших навыков делового общения может показать вашему работодателю, как вы взаимодействуете с другими, инициируете действия и добиваетесь результатов.

Примеры навыков делового общения

Навыки делового общения могут включать в себя как жесткие, так и социальные навыки, которые помогают профессионалам добиться успеха на рабочем месте. Следующие примеры включают навыки, которые важны для эффективного общения в бизнесе:

Навыки совместной работы

Эффективное сотрудничество необходимо для работы с коллегами и поддержки достижения целей вашей организации. Этот аспект ваших навыков делового общения требует задавать вопросы во время собраний команды, учитывать идеи и точки зрения других и поощрять вклад вашей команды. Обладая сильными навыками совместной работы, профессионалы могут разрабатывать успешные стратегии, которые помогают их организациям достигать желаемых результатов.

Навыки ведения переговоров

Навыки ведения переговоров важны для оценки альтернативных решений, установления взаимопонимания с другими профессионалами и поиска компромисса. Бизнес-профессионалы полагаются на навыки ведения переговоров во многих сферах деятельности, включая заключение сделок купли-продажи, приобретение новых партнеров и поиск инвесторов. Точно так же работники и работодатели могут также полагаться на эффективные навыки ведения переговоров при установлении заработной платы и вознаграждения.

Дипломатические навыки

Дипломатия — это набор навыков, которые могут помочь профессионалам выстроить отношения с коллегами, руководителями, клиентами и другими специалистами. Дипломатия требует такта и понимания того, как справляться со стрессовыми ситуациями и проблемами посредством общения. Кроме того, ваши навыки дипломатии могут поддержать вашу убедительность и напористость во время переговоров, совместных проектов и других мероприятий.

Письменное сообщение

Письменное общение — это основная форма общения, которая необходима независимо от сферы вашей деятельности. Передача информации в письменной форме, составление отчетов, отправка сообщений и просмотр письменных документов — это обычные бизнес-задачи, которые зависят от сильных навыков письма. Кроме того, навыки письма также включают в себя способность проверять написанное на наличие ошибок и определять исправления, которые могут улучшить письменные материалы.

Презентационные навыки

Еще одним важным набором навыков для эффективного делового общения является способность разрабатывать и проводить привлекательные презентации для различных аудиторий. Навыки презентации помогают профессионалам организовать структуру презентации, разработать метод подачи и передать информацию коллегам по команде, руководителям предприятий и другим специалистам. Еще одним важным аспектом ваших презентационных навыков является способность передавать информацию, используя различные методы взаимодействия с аудиторией, включая устную речь, визуальное представление и невербальное взаимодействие.

Навыки публичных выступлений

Выступление перед разнообразной аудиторией иногда является требованием различных должностей. Подготовка выступления и привлечение аудитории может помочь компаниям обратиться к сетевым специалистам, потенциальным инвесторам и сообществам. Публичное выступление также требует способности общаться с аудиторией, рассказывая историю, предоставляя соответствующую информацию и повышая осведомленность об актуальных темах.

Активное слушание

Активное слушание включает в себя различные черты, которые помогают профессионалам улучшить понимание и развивать поддерживающие рабочие отношения. Профессионалы, которые задают вопросы, ищут взаимопонимания и учитывают мысли и идеи других, часто преуспевают в создании выгодных профессиональных сетей. Кроме того, навыки активного слушания требуют внимания к деталям, чтобы избежать недопонимания и вспомнить конкретные детали во время разговоров, встреч и других офисных взаимодействий.

Обратная связь и вклад

Эффективное деловое общение зависит от регулярной обратной связи и информации. Конструктивная обратная связь побуждает к рефлексивному мышлению и совершенствованию. Успешные профессионалы используют обратную связь от своего начальства для повышения производительности и достижения целей. Точно так же важно вносить свой вклад и давать советы на рабочем месте, чтобы делиться идеями и вдохновлять других.

Навыки делегирования

Менеджеры и лидеры на рабочем месте полагаются на навыки делегирования для организации, руководства и контроля над проектами и задачами. Эффективное делегирование зависит от вашей способности назначать и организовывать рабочий процесс важных проектов среди членов вашей команды. Кроме того, установление ожиданий и предоставление поддержки и ресурсов также являются аспектами ваших навыков делегирования полномочий, которые важны для делового общения.

Невербальная коммуникация

Навыки невербального общения относятся к вашей способности понимать, что другие передают через язык тела. Зрительный контакт, поза и даже поза человека, стоящего в офисе, могут помочь вам понять, что он чувствует. Невербальное общение также полезно для надлежащего взаимодействия в различных ситуациях, например, для поддержания профессионализма во время корпоративных собраний.

Решение конфликта

Решение проблем с другими и поиск творческих решений для решения проблем на рабочем месте имеют решающее значение для сильных навыков делового общения. Навыки успешного разрешения конфликтов помогают профессионалам обсуждать альтернативные подходы, оценивать стратегии и идти на компромиссы, чтобы обеспечить положительный результат в стрессовых ситуациях.

Навыки принятия решений

Анализ факторов, влияющих на результаты, и оценка альтернативных подходов к различным действиям требуют твердых навыков принятия решений. По мере вашего продвижения по карьерной лестнице вы можете брать на себя важные задачи, требующие от вас принятия трудных решений, оценки ваших стратегий достижения целей и принятия значимых решений, поддерживающих рост и развитие вашей организации.

Как улучшить навыки делового общения

Рассмотрите следующие подходы к улучшению навыков делового общения:

1. Научитесь активно слушать

Развивайте свои навыки активного слушания и убедитесь, что вы понимаете информацию, которую получаете от других на рабочем месте. Например, избегайте недопонимания, сразу разъясняя вещи, которые вы не понимаете. Во время собраний или совместной работы поощряйте других вносить свой вклад, задавать вопросы, выслушивать идеи других и делать заметки, чтобы отслеживать ключевые темы.

2. Используйте инструменты для совместной работы

Воспользуйтесь преимуществами цифровых ресурсов, которые помогут вам оставаться на связи с коллегами, руководителями групп и другими сотрудниками. Например, онлайн-платформы для общения позволяют вам эффективно сотрудничать с вашей командой, избегая перерывов. Эти типы ресурсов могут помочь вам быстро и четко общаться с другими и оптимизировать общение на рабочем месте.

3. Улучшите свои навыки письма

Практикуйте свои навыки письма и то, как вы передаете информацию в письменной форме. Несколько отличных подходов к развитию ваших навыков письма включают в себя запись ключевых заметок во время совместной работы в команде, организацию материалов проекта и написание учебных ресурсов. Узнайте, когда необходимо сохранять профессионализм в письме, а когда вы можете использовать более неформальный язык для передачи своих сообщений.

4. Мотивируйте других на рабочем месте

Используйте методы позитивного общения, чтобы мотивировать команду. Общайтесь с другими на рабочем месте через взаимные интересы, совместные усилия и поощрение творчества. Открытое общение также способствует развитию сообщества и доверия, которые являются важными аспектами создания позитивной рабочей среды.

5. Спросите об обратной связи

Получите отзывы от коллег и руководителей о вашем деловом общении. Например, применяйте предложения по укреплению таких областей, как публичные выступления, делегирование полномочий и проведение презентаций по мере развития вашей работы. Кроме того, понаблюдайте за работой эффективных бизнес-коммуникаторов, чтобы понять, как улучшить различные аспекты своих навыков, которые, по вашему мнению, нуждаются в улучшении.

Навыки делового общения на рабочем месте

Воспользуйтесь следующими советами, чтобы продемонстрировать свои навыки делового общения на работе и оказать положительное влияние на других:

• Будьте тактичны, когда беретесь за вызовы и новые задачи. Задавайте вопросы и будьте открыты для отзывов других.

• Предложите организовать и провести предстоящие презентации, чтобы попрактиковать свои разговорные навыки и умение привлекать профессиональную аудиторию.

• Принимайте участие в деловых переговорах и вносите свой вклад, когда это необходимо и уместно. Помогите коллегам проанализировать альтернативные результаты, взвесить стратегии и установить взаимопонимание с другими.

• Уточняйте информацию при делегировании проектных задач, предоставляя четкие указания, устанавливая четкие цели и поощряя открытое общение, если у членов команды возникают вопросы об их обязанностях.

• Практикуйте свои методы невербального общения, такие как поддержание зрительного контакта во время разговора, кивание, когда вы соглашаетесь с другими, и признание чужих идей.

• Предложите наставничество для новых сотрудников и поддержите их посредством конструктивной и применимой обратной связи. Наставничество — отличный способ продемонстрировать свои лидерские качества и навыки делового общения.

Как подчеркнуть навыки делового общения

Во время поиска работы есть несколько способов подчеркнуть свои навыки делового общения, в том числе:

Навыки делового общения в вашем резюме

Продемонстрируйте свои навыки делового общения в разделе своего резюме, где работодатели сразу увидят это. В разделе «Опыт работы» приведите конкретные примеры того, как вы применяли различные навыки делового общения для достижения успешного результата. Описание того, как ваши навыки повлияли на вашу прошлую роль, может помочь работодателям получить представление о том, как вы работаете на работе.

Навыки делового общения в сопроводительном письме

Повторите, как ваши навыки делового общения могут помочь работодателю достичь цели или желаемого результата. Соедините свои ценности с вашими навыками, чтобы показать работодателям, что вы заинтересованы в том, чтобы внести свой вклад в их организацию. Также важно подробно рассказать о том, как вы планируете использовать свои методы делового общения для достижения успеха в своей роли.

Навыки делового общения на собеседовании

На собеседовании вы можете подчеркнуть свои навыки делового общения, обсудив примеры того, как вы взаимодействовали с коллегами и руководителями на прошлых должностях. Подробно расскажите о своих сложных навыках, в том числе о навыках письма и презентации, чтобы показать интервьюеру, как вы можете применить эти же навыки в интересующей вас роли.

Формирование навыков делового общения — презентация онлайн

Похожие презентации:

10 правил успешной коммуникации

Этика и этикет делового общения

Управление конфликтами в организации.

Стили руководства

Бережливое производство

Тайм-менеджмент

Стили управления

Японский менеджмент

Мотивация персонала. Материальная, нематериальная мотивация

Управление проектами

Тема 3. Формирование навыков
делового общения
Деловое
совещание
форма
организованного,
целенаправленного
взаимодействия руководителя с коллективом
посредством обмена мнениями
Правила ведения делового совещания
!!! Используйте речевой этикет*
1. 1.) формула речевого этикета** для
приветствия и привлечения внимания
1.2) специальные этикетные формулы,
используемые в качестве обращения
«Здравствуйте!, Привет!, Доброе утро! (день,

вечер)…
Привлечь внимание: «Будьте добры! Будьте
любезны!…
«Г-н!, Г-жа!, Профессор!, Коллеги!, Друзья! ..
*Речевой этикет — слова и выражения, употребляемые людьми для прощания, просьбы,
извинения, принятые в различных ситуациях формы обращения, интонационные особенности,
характеризующие вежливую речь
**Формулы речевого этикета -типовые готовые конструкции, которые регулярно
употребляются при корректном общении.
Общие формулы речевого этикета
Задание №2. Составьте деловые письма по вариантам:
Вариант А: Благодарственного письма за сотрудничество (например, за качественную
и своевременную поставку оборудования)
Вариант Б: Благодарственное письмо сотруднику за его труд, вклад в развитие
компании, добросовестное отношение к работе и т. п.
Вариант В: Приглашения на Международный экономический форум (письмо от
организаторов).
Вариант Г: Гарантийное письмо на завершение строительных работ
Вариант Д: Коммерческое предложение на оказание бухгалтерских/консалтинговых
услуг
Письма, отвечать на которые не нужно.
— Гарантийное письмо;
— Сопроводительное;
— Информационное;
— Письмо-уведомление;
— Письмо-предупреждение;
-Письмо-напоминание.
Письма, на которые нужен ответ.
— Обращение;
— Предложение;
— Запрос;
— Требование;
— Прошение.
Существует множество путей обратной связи со стейкхолдерами, с которыми вы
взаимодействуете или только собираетесь работать:
— Диалоги в формате «один на один»
— Телефонные брифинги по результатам работы
— Благодарственные письма с подведением итогов и описанием следующих шагов
— Контакты в ходе регулярной подготовки отчетов (например, отчета о корпоративной
ответственности)
Задание №3. Подготовка презентационных материалов с учетом
интересов стейкхолдеров (до 10 слайдов).
Описание ситуации: Вы являетесь руководителем проекта и на совещании
представляете результаты анализа заинтересованных сторон (краткий отчет).
В качестве объекта исследования может быть выбрана Ваша компания.
Примеры
отчетов
(на
английском
языке:
http://csrreportbuilder.intel.com/PDFfiles/CSR-2016_Full-Report.pdf, на русском
языке https://www.b-soc.ru/library/non-financial-reports)
Примеры анализа заинтересованных сторон: https://erasmusplus.kg/wpcontent/uploads/2018/01/Stakeholders-analysis.pdf; http://projectimo.ru/komanda-imotivaciya/zainteresovannye-storony-proekta.html;
http://sixsigmaonline.ru/bazaznanij/22-1-0-340; http://forpm.ru/карта-заинтересованных-сторон.
!!! Вы можете использовать разработанные карты стейкхолдеров и реестр
стейкхолдеров.

English     Русский Правила

Эффективное деловое общение – Основы делового общения

Венеция Уильямс

• Изучите, как важно быть хорошим коммуникатором
• Определить процесс связи
• Объясните 8 основных компонентов коммуникации
• Обсудить роль этики в общении

Общение — это деятельность, навык и искусство, которые включают в себя уроки, извлеченные из широкого спектра человеческих знаний. Пожалуй, самая проверенная временем форма общения — это рассказывание историй. Мы веками рассказывали друг другу истории, чтобы помочь понять наш мир, предвидеть будущее и, конечно же, развлечь себя. Искусство рассказывания историй опирается на ваше понимание себя, своего сообщения и того, как вы доносите его до аудитории, которая одновременно отвечает вам. Ваше ожидание, реакция и адаптация к процессу будут определять, насколько успешно вы сможете общаться. Вы не родились, зная, как писать или даже говорить, но в процессе взросления вы, несомненно, научились рассказывать и не рассказывать истории вслух и письменно.

Эффективное общение требует подготовки, практики и настойчивости. Есть много способов научиться коммуникативным навыкам; школа опыта, или «тяжелые удары», — одна из них. Но в бизнес-среде «стук» (или извлеченный урок) может прийти за счет вашего авторитета из-за напыщенной презентации клиенту. Классная среда с подборкой информации и ресурсов, таких как текст, может предложить вам пробный запуск, где вы сможете опробовать новые идеи и навыки, прежде чем вам придется использовать их для эффективного общения, чтобы совершить продажу или сформировать новое партнерство. . Прислушиваясь к себе или, возможно, к комментариям других, вы можете подумать о новых способах представления или восприятия мыслей, идей и концепций. Конечным результатом является ваш рост; в конечном итоге ваша способность общаться в бизнесе улучшится, открывая больше дверей, чем вы могли ожидать.

Важность хороших навыков общения

Общение является ключом к вашему успеху — в отношениях, на рабочем месте, как гражданина вашей страны и на протяжении всей вашей жизни. Ваша способность общаться основывается на опыте, а опыт может быть эффективным учителем, но этот текст и связанный с ним курс делового общения предложат вам богатый опыт, полученный от профессиональных ораторов на протяжении всей их жизни. Вы можете извлечь уроки из уроков, которые они извлекли, и стать более эффективным коммуникатором с самого начала.

Деловое общение можно рассматривать как деятельность по решению проблем, в ходе которой люди могут ответить на следующие вопросы:

• Какова ситуация?
• Какие возможные стратегии коммуникации?
• Как лучше поступить?
• Как лучше оформить выбранное сообщение?
• Как лучше всего доставить сообщение?

В этой книге мы рассмотрим этот процесс решения проблем и поможем вам научиться применять его в тех ситуациях, с которыми вы, вероятно, столкнетесь в ходе своей карьеры.

Общение влияет на ваше мнение о себе и других

Мы все разделяем фундаментальное стремление к общению. Коммуникацию можно определить как процесс понимания и обмена смыслом (Pearson & Nelson, 2000). Вы разделяете смысл того, что вы говорите, и того, как вы это говорите, как в устной, так и в письменной форме. Если бы вы не могли общаться, какой была бы жизнь? Череда нескончаемых разочарований? Не в состоянии попросить то, что вам нужно, или даже понять потребности других?

Неспособность общаться может даже означать потерю части себя, поскольку вы передаете свою я-концепцию — свое ощущение себя и осознание того, кто вы есть — разными способами. Вам нравится писать? Легко ли вам позвонить незнакомцу или поговорить с людьми в комнате? Возможно, кто-то сказал вам, что вы говорите невнятно или ваша грамматика нуждается в улучшении. Делает ли это вас более или менее склонным к общению? Для кого-то это может быть положительным вызовом, а для кого-то может быть обескураживающим.

Но во всех случаях ваша способность к общению занимает центральное место в вашей самооценке.

Взгляните на свою одежду. Какие бренды вы носите? Как вы думаете, что они говорят о вас? Вы чувствуете, что определенные стили обуви, украшений, татуировок, музыки или даже автомобилей выражают вашу индивидуальность? Частью вашей самооценки может быть то, что вы выражаете себя через текстовые сообщения, или через написание более длинных документов, таких как эссе и исследовательские работы, или через то, как вы говорите.

С другой стороны, ваши коммуникативные навыки помогают вам понимать других — не только их слова, но и тон их голоса, их невербальные жесты или формат их письменных документов дают вам подсказки о том, кто они и какими могут быть их ценности и приоритеты. Активное слушание и чтение также являются частью успешного коммуникатора.

Общение влияет на то, как вы учитесь

Когда вы были младенцем, вы учились говорить в течение многих месяцев. Когда вы стали старше, вы не научились кататься на велосипеде, водить машину или даже отправлять текстовые сообщения на свой мобильный телефон за один короткий момент. Вы должны начать процесс улучшения своей устной и письменной речи с мыслью о том, что это потребует усилий, настойчивости и самоисправления.

Вы учитесь выступать перед публикой, сначала разговаривая, затем отвечая на вопросы и выражая свое мнение в классе, и, наконец, подготавливая и произнося стендап-выступление. Точно так же вы учитесь писать, сначала научившись читать, а затем научившись писать и критически мыслить. Ваша речь и письмо являются отражением ваших мыслей, опыта и образования. Частью этой комбинации является ваш уровень опыта прослушивания других ораторов, чтения документов и стилей письма, а также изучения форматов, аналогичных тому, что вы стремитесь создавать.

Изучая деловое общение, вы можете получать предложения по улучшению и уточнения от ораторов и писателей, более опытных, чем вы сами. Воспринимайте их предложения как вызовы для улучшения; не сдавайтесь, если ваша первая речь или первый набросок не передает того сообщения, которое вы намеревались. Придерживайтесь этого, пока не получите его правильно. Ваш успех в общении — это навык, применимый практически в любой сфере деятельности, и он влияет на ваши отношения с другими.

Помните, что удача — это просто сочетание подготовки и своевременности. Вы хотите быть готовым хорошо общаться, когда предоставляется возможность. Каждый раз, когда вы делаете хорошую работу, ваш успех будет приносить еще больший успех.

Communication представляет вас и вашего работодателя

Вы хотите произвести хорошее первое впечатление на своих друзей и семью, инструкторов и работодателя. Все они хотят, чтобы вы создавали положительный образ, который отражается на них. В своей карьере вы будете представлять свой бизнес или компанию в устной и письменной форме. Ваш профессионализм и внимание к деталям положительно отразятся на вас и настроят на успех.

Как в устной, так и в письменной речи вам пригодится способность ясно излагать свои мысли. Это навыки, которые вы будете использовать всю оставшуюся жизнь. Положительные улучшения в этих навыках окажут положительное влияние на ваши отношения, ваши перспективы трудоустройства и вашу способность изменить мир к лучшему.

Коммуникативные навыки востребованы в бизнесе и промышленности

Навыки устного и письменного общения неизменно входят в десятку наиболее желаемых навыков по опросам работодателей из года в год. На самом деле, влиятельные руководители компаний иногда нанимают консультантов, чтобы те научили их оттачивать свои коммуникативные навыки. По данным Национальной ассоциации колледжей и работодателей (2018 г.), следующие пять личных качеств или навыков, которые ищут потенциальные работодатели:

1. Коммуникативные навыки (устные и письменные)
2. Сильная рабочая этика
3. Навыки работы в команде (хорошо работает с другими, групповое общение)
4. Инициатива
5. Аналитические способности

Зная это, вы можете видеть, что один из способов добиться успеха и увеличить свой потенциал продвижения по службе — улучшить свои способности говорить и писать эффективно. Человек с отличными коммуникативными навыками является активом для каждой организации. Независимо от того, какую карьеру вы планируете выбрать, научиться профессионально выражать себя в устной и письменной речи поможет вам в этом.

Что такое общение?

Было предложено множество теорий для описания, предсказания и понимания поведения и явлений, из которых состоит общение. Когда дело доходит до общения в бизнесе, мы часто меньше интересуемся теорией, чем тем, чтобы наше общение приносило желаемые результаты. Но для достижения результатов может быть полезно понять, что такое коммуникация и как она работает. Любое общение состоит из трех частей, составляющих единое целое: обмен информацией, понимание и смысл.

Совместное использование  означает выполнение чего-либо вместе с одним или несколькими лицами. В общении обмен происходит, когда вы передаете мысли, чувства, идеи или идеи другим. Вы также делитесь с самим собой (процесс, называемый внутриличностным общением), когда доводите идеи до сознания, размышляете о том, как вы к чему-то относитесь, находите решение проблемы или произносите классическое «Ага!» момент, когда что-то становится ясным.

Второе ключевое слово понимание . «Понимать — значит воспринимать, интерпретировать и соотносить наше восприятие и интерпретацию с тем, что мы уже знаем». (McLean, 2003) Понимание слов и понятий или объектов, к которым они относятся, является важной частью процесса общения.

Наконец, означает, что  – это то, чем вы делитесь при общении. Например, изучая контекст слова и задавая вопросы, вы можете обнаружить общее значение слова и лучше понять сообщение.

Посмотрите следующее видео с обзором типов связи

• Межличностное общение — это любое сообщение, которым обмениваются два или более человека.
• Письменное общение — это любое сообщение, использующее письменное слово.
• Вербальное или устное общение — это любое сообщение, передаваемое посредством речи.
• Невербальная коммуникация — это любое сообщение, полученное путем наблюдения за другим человеком.

Коммуникационный процесс: кодирование и декодирование

Проще говоря, люди общаются посредством процесса кодирования и декодирования . Кодировщик — это человек, который разрабатывает и отправляет сообщение. Как показано на рис. 1.1 ниже, кодировщик должен определить, как сообщение будет воспринято аудиторией, и внести коррективы, чтобы сообщение было получено так, как они хотят.

Кодирование — это процесс превращения мыслей в сообщение. Кодер использует «средство» для отправки сообщения — телефонный звонок, электронную почту, текстовое сообщение, личную встречу или другие средства связи. Уровень сознательного мышления, который идет на кодирование сообщений, может быть разным. Кодер также должен учитывать любой «шум», который может помешать его сообщению, например, другие сообщения, отвлекающие факторы или влияния.

Затем аудитория «декодирует» или интерпретирует сообщение для себя. Декодирование  – это процесс превращения сообщения в мысли. Например, вы можете понять, что голодны, и закодировать следующее сообщение, чтобы отправить его соседу по комнате: «Я голоден. Хочешь съесть сегодня пиццу?» Когда ваш сосед по комнате получает сообщение, он расшифровывает ваше сообщение и превращает его обратно в мысли, чтобы придать смысл.

Рисунок 1.1. Процесс общения. Кодирование, мультимедиа и декодирование (Хокинс, 2016 г.)

Конечно, вы общаетесь не только вербально — у вас есть различные варианты или каналы для общения. Закодированные сообщения отправляются через канал или сенсорный маршрут, по которому сообщение отправляется к получателю для декодирования. В то время как сообщение может быть отправлено и получено с использованием любого сенсорного пути (зрение, обоняние, осязание, вкус или звук), большая часть общения происходит через визуальные (зрение) и/или слуховые (звуковые) каналы. Если ваш сосед по комнате в наушниках и увлечен видеоигрой, вам может понадобиться привлечь его внимание, помахав рукой, прежде чем вы сможете спросить его об ужине.

Модель передачи коммуникации описывает коммуникацию как линейный односторонний процесс, в котором отправитель намеренно передает сообщение получателю (Ellis & McClintock, 1990). Эта модель фокусируется на отправителе и сообщении в рамках коммуникативной встречи. Хотя получатель включен в модель, эта роль рассматривается скорее как цель или конечная точка, а не как часть текущего процесса. Вам остается предположить, что получатель либо успешно принимает и понимает сообщение, либо нет. Подумайте о том, как человек в радиостудии передает вам радиосообщение, которое вы слушаете в своей машине. Отправитель — это диктор, который кодирует устное сообщение, которое передается радиомачтой через электромагнитные волны (канал) и в конечном итоге достигает ваших ушей (получателя) через антенну и динамики для декодирования. Диктор на самом деле не знает, получили вы его сообщение или нет, но если оборудование работает и на канале нет помех, то велика вероятность, что сообщение было успешно получено.

Модель взаимодействия общения описывает общение как процесс, в котором участники чередуют позиции отправителя и получателя и генерируют смысл, отправляя сообщения и получая обратную связь в физическом и психологическом контекстах (Schramm, 1997). Вместо того, чтобы иллюстрировать коммуникацию как линейный односторонний процесс, модель взаимодействия включает обратную связь, которая делает коммуникацию более интерактивным, двусторонним процессом. Обратная связь включает сообщения, отправленные в ответ на другие сообщения. Например, ваш инструктор может ответить на вопрос, который вы подняли во время обсуждения в классе, или вы можете указать на диван, когда ваш сосед по комнате спросит вас, где пульт дистанционного управления. Включение цикла обратной связи также приводит к более сложному пониманию ролей участников коммуникативной встречи. Вместо того, чтобы иметь одного отправителя, одно сообщение и одного получателя, в этой модели есть два отправителя-получателя, которые обмениваются сообщениями. Каждый участник чередует роли отправителя и получателя, чтобы общение продолжалось. Хотя это кажется ощутимым и преднамеренным процессом, вы переключаетесь между ролями отправителя и получателя очень быстро и часто неосознанно.

транзакционная модель коммуникации описывает коммуникацию как процесс, в котором коммуникаторы создают социальные реальности в социальном, реляционном и культурном контекстах. В этой модели вы не просто общаетесь для обмена сообщениями; вы общаетесь, чтобы создавать отношения, формировать межкультурные союзы, формировать свою самооценку и вступать с другими в диалог для создания сообществ. Короче говоря, вы не рассказываете о своих реалиях; общение помогает строить свои реальности (и реальности других).

Роли отправителя и получателя в транзакционной модели связи значительно отличаются от других моделей. Вместо того, чтобы обозначать участников как отправителей и получателей, люди, участвующие в коммуникативной встрече, называются коммуникаторами. В отличие от модели взаимодействия, которая предполагает, что участники чередуются позициями отправителя и получателя, модель транзакции предполагает, что вы одновременно являетесь отправителем и получателем. Например, при встрече с новым другом вы отправляете вербальные сообщения о своих интересах и прошлом, а ваш спутник реагирует невербально. Вы не ждете, пока закончите отправлять вербальное сообщение, чтобы начать получать и расшифровывать невербальные сообщения вашего нового друга. Вместо этого вы одновременно отправляете свое вербальное сообщение и получаете невербальные сообщения вашего друга. Это важное дополнение к модели, поскольку оно позволяет вам понять, как вы можете адаптировать свое общение — например, адаптируя устное сообщение — в середине его отправки на основе сообщения, которое вы одновременно получаете от своего партнера по общению.

Восемь основных компонентов коммуникации

Процесс коммуникации можно разбить на серию из восьми основных компонентов, каждый из которых выполняет неотъемлемую функцию в общем процессе:

1. Источник
2. Сообщение
3. Канал
4. Ресивер
5. Обратная связь
6. Окружающая среда
7. Контекст
8. Помехи

Источник

Источник выдумывает, создает и отправляет сообщение. Источник кодирует сообщение, выбирая правильный порядок или лучшие слова для передачи предполагаемого значения, и представляет или отправляет информацию аудитории (получателю). Наблюдая за реакцией аудитории, источник понимает, насколько хорошо они восприняли сообщение, и отвечает разъяснением или дополнительной информацией.

Сообщение

«Сообщение — это стимул или значение, создаваемое источником для получателя или аудитории» (McLean, 2005). Сообщение объединяет слова для передачи значения, но также и о том, как оно передается — с помощью невербальных сигналов, организации, грамматики, стиля и других элементов.

Канал

«Канал — это способ, по которому сообщение или сообщения перемещаются между источником и получателем». (Маклин, 2005). Разговорные каналы включают личные разговоры, речи, телефонные разговоры и сообщения голосовой почты, радио, системы громкой связи и Skype. К письменным каналам относятся письма, меморандумы, заказы на покупку, счета-фактуры, газетные и журнальные статьи, блоги, электронная почта, текстовые сообщения, твиты и т. д.

Ресивер

«Получатель получает сообщение от источника, анализируя и интерпретируя сообщение способами, как преднамеренными, так и непреднамеренными источником» (McLean, 2005).

Обратная связь

Когда вы намеренно или ненамеренно отвечаете источнику, вы даете обратную связь. Обратная связь состоит из сообщений, которые получатель отправляет обратно источнику. Вербальные или невербальные, все эти сигналы обратной связи позволяют источнику увидеть, насколько хорошо, насколько точно (или насколько плохо и неточно) было получено сообщение (Leavitt & Mueller, 19). 51).

Окружающая среда

«Окружающая среда — это атмосфера, физическая и психологическая, в которой вы отправляете и получаете сообщения» (McLean, 2005). Окружение, люди, животные, технологии — все может влиять на ваше общение.

Контекст

«Контекст коммуникативного взаимодействия включает обстановку, сцену и ожидания вовлеченных лиц» (McLean, 2005). Контекст профессионального общения может включать деловые костюмы (средовые сигналы), которые прямо или косвенно влияют на ожидания в отношении языка и поведения участников.

Помехи

Помехи, также называемые шумом, могут исходить из любого источника. «Вмешательство — это все, что блокирует или изменяет предполагаемый источник сообщения» (McLean, 2005). Это может быть внешним или внутренним/психологическим. Шум мешает нормальному кодированию и декодированию сообщения, передаваемого по каналу между источником и получателем.

Ваши обязанности как коммуникатора – 4 совета

Всякий раз, когда вы говорите или пишете в деловой среде, у вас есть определенные обязанности перед вашей аудиторией, вашим работодателем и вашей профессией. Ваша аудитория приходит к вам с неотъемлемым набором ожиданий, выполнение которых является вашей обязанностью. Конкретные ожидания могут измениться в зависимости от контекста или среды, но останутся две основные идеи: быть готовым и соблюдать этику.

Подготовка

Быть подготовленным означает, что вы выбрали тему, подходящую для вашей аудитории, собрали достаточно информации, чтобы хорошо осветить тему, расположили информацию в логической последовательности и подумали, как лучше ее представить.

Организация

Быть организованным включает в себя шаги или пункты, которые приводят ваше общение к заключению. После того, как вы потратите время на изучение своей темы, вы захотите сузить свое внимание до нескольких ключевых моментов и подумать, как вы их представите. Вам также необходимо подумать о том, как связать ваши основные моменты вместе для вашей аудитории, чтобы они могли следовать вашему сообщению от пункта к пункту.

Ясность

Вы должны иметь четкое представление о том, что вы хотите сказать, прежде чем вы сможете четко сказать это кому-то другому. Это включает в себя рассмотрение вашей аудитории, так как вы захотите выбрать слова и фразы, которые они понимают, и избегать жаргона или сленга, которые могут быть им незнакомы. Ясность также включает представление и надлежащее использование технологий.

Краткость

Краткий означает быть кратким и по существу. В большинстве случаев делового общения от вас ожидают, что вы сразу «приступите к делу». Подготовленность включает в себя способность четко излагать свои мысли и подтверждать их достоверными доказательствами в относительно простой и линейной форме. Будьте лаконичны в выборе слов, организации и даже наглядных пособий. Быть кратким также означает быть чувствительным к временным ограничениям. Будьте готовы быть пунктуальными и придерживаться сроков или временных ограничений. В некоторых культурах также менее строгая интерпретация расписания и пунктуальности. Хотя важно признать, что разные культуры имеют разные ожидания, остается верным общее правило, что хорошее деловое общение не требует слов или времени.

Этика в общении

 

Этическое общение предполагает равноправие, уважение и доверие — в целом, соблюдение «золотого правила» обращения с аудиторией так, как вы хотели бы, чтобы обращались с вами. Коммуникация может перемещать сообщества, влиять на культуру и изменять историю. Это может побудить людей занять позицию, рассмотреть аргумент или купить продукт. Степень, в которой вы считаете истинными как общее благо, так и фундаментальные принципы, которых вы придерживаетесь при разработке своего сообщения, напрямую связана с тем, как ваше сообщение повлияет на других.

Этический коммуникатор эгалитарен

Слово «эгалитарный» происходит от корня «равный». Быть эгалитарным значит верить в базовое равенство: все люди должны поровну делить блага и тяготы общества. Это означает, что каждый имеет право на одинаковое уважение, ожидания, доступ к информации и вознаграждение за участие в группе. Чтобы общаться в равноправной манере, говорите и пишите так, чтобы это было понятно и актуально для всех ваших слушателей или читателей, а не только для тех, кто «похож на вас» с точки зрения возраста, пола, расы или этнической принадлежности или других характеристик. В бизнесе эффективный коммуникатор стремится объединить аудиторию, используя идеи и язык, которые подходят для всех читателей или слушателей сообщения.

Этический коммуникатор уважителен

На людей влияют не только логика, но и эмоции. Этический коммуникатор будет страстным и полным энтузиазма, но без неуважения. Выход из себя и оскорбительные действия обычно считаются проявлением непрофессионализма (и могут даже повлечь за собой юридические последствия для вас или вашего работодателя). Когда вы категорически не согласны с коллегой, глубоко раздражены трудным клиентом или находите серьезные недостатки в продукте конкурента, важно уважительно выражать свои чувства.

Этичный коммуникатор заслуживает доверия

Доверие является ключевым компонентом в общении, особенно в бизнесе. Ваша цель как коммуникатора — построить здоровые отношения со своей аудиторией, а для этого вы должны показать им, как они могут доверять вам и почему информация, которой вы собираетесь поделиться с ними, правдоподобна. Ваша аудитория будет ожидать, что то, что вы говорите, является правдой, как вы ее понимаете. Это означает, что вы намеренно не пропустили, не удалили или не вырвали информацию из контекста только для того, чтобы доказать свою точку зрения. Они будут слушать то, что вы говорите и как вы это говорите, а также то, что вы не говорите или не делаете. Быть достойным доверия — это то, что вы зарабатываете с аудиторией. Многие мудрые люди заметили, что доверие трудно построить, но легко потерять.

«Золотое правило»

Если вы сомневаетесь, помните «золотое правило»: относитесь к другим так, как хотели бы, чтобы относились к вам. Во всех своих многочисленных формах золотое правило включает в себя человеческую доброту, сотрудничество и взаимность в разных культурах, языках, происхождении и рекламных интересах. Независимо от того, где вы путешествуете, с кем общаетесь или какая у вас аудитория, помните, как бы вы себя чувствовали, если бы вы были получателем вашего сообщения, и действуйте соответственно.

Резюме

Умение общаться необходимо для того, чтобы стать успешным деловым человеком. Поэтому важно научиться хорошо общаться. Первым шагом в этом процессе является понимание того, что означает эффективная коммуникация. Это поможет вам оценить и улучшить свои коммуникативные навыки.

Действия в конце главы

1а. Думая о содержании

Каковы основные выводы из этой главы? Чему вы научились или что хотели бы добавить из своего опыта?

1б. Обзор вопросов

1. Вспомните, как однажды вы почувствовали себя обиженным или оскорбленным в разговоре. Что способствовало вашему восприятию?
2. Когда кто-то потерял ваше доверие, смог ли он вернуть его?
3. Несет ли коммуникатор ответственность перед аудиторией? Несет ли аудитория ответственность перед выступающим? Почему или почему нет?

1с. Применение понятий главы к ситуации

Мако — иностранный студент, обучающийся по программе последипломного образования в Ванкувере. Последние три месяца она работает в продуктовом магазине по вторникам, четвергам и пятницам, когда у нее нет занятий. Мако нравится работать в продуктовом магазине, и она хорошо ладит со своими коллегами и начальником. Клиенты часто отмечают ее профессионализм и дружелюбие, и она заметила, что ее навыки общения улучшились.

Когда она подавала заявление о приеме на работу и указывала доступные часы, она обязательно указала, что может работать не более 20 часов в неделю в качестве иностранного студента. Она упомянула об этом еще раз во время интервью, и ей сказали, что это не будет проблемой.

С тех пор ее руководитель несколько раз просил ее работать сверхурочно, чтобы угодить опоздавшему коллеге. Это не было проблемой. Однако недавно ее начальник спросил, может ли она взять дополнительную смену на две недели, потому что один из коллег заболел. Мако неудобно работать так много часов сверх своего максимума, но она беспокоится, что ее начальник может расстроиться и подумать, что она не командный игрок.

Что делать Мако? Как она должна сообщить о своем решении своему руководителю?

1д. Резюме Письмо

Прочитайте эту статью от Salesforce.com о 10 необходимых навыках общения для успеха в бизнесе. Подведите итоги статьи и определите, какие из этих навыков вы хотели бы улучшить.

Атрибуция контента

Эта глава содержит материалы из Communications for Business Professionals — Canadian Edition , который был адаптирован из Business Communication for Success в 2013 году издательством библиотек Университета Миннесоты в рамках Инициативы поддержки электронного обучения. Редакция 2018 года по-прежнему распространяется под лицензией Creative Commons (CC BY-NC-SA) после прецедента издателя, который потребовал, чтобы он и первоначальный автор не получали указание авторства.

Ссылки

Эллис, Р. и Энн МакКлинток, Вы принимаете мой смысл: теория на практике в человеческом общении  (Лондон: Эдвард Арнольд, 1990), 71.

Ливитт, Х., и Мюллер, Р. (1951). Некоторые эффекты обратной связи в общении. Человеческие отношения, 4 , 401–410.

Маклин, С. (2003). Основы речевого общения . Бостон, Массачусетс: Аллин и Бэкон.

Маклин, С. (2005). Основы межличностного общения  (стр. 10). Бостон, Массачусетс: Аллин и Бэкон.

КДЕС. (2018). Работодатели хотят видеть эти атрибуты в резюме студентов. Получено 26 августа 2020 г. с https://www.naceweb.org/talent-acquisition/candidate-selection/employers-want-to-see-these-attributes-on-students-resumes/ 9.0003

Пирсон, Дж. К., и Нельсон, ЧП (2000). Введение в человеческое общение: понимание и обмен . Бостон: Макгроу Хилл.

Schramm, W., The Beginnings of Communication Study in America  (Thousand Oaks, CA: Sage, 1997).

Атрибуция видео

В этой главе содержится видео «Типы межличностного, невербального, письменного устного видеоурока, стенограммы урока», подготовленное Захарулом Хафиком с сайта YouTube. com.

Что такое деловое общение? | Блог Nextiva

То, как мы общаемся с другими, настолько привычно для нас, что мы редко останавливаемся и задумываемся об этом. Это находит отражение и в деловом общении. В конце концов, организации — это не безликие сущности, а группы реальных людей.

Эффективное общение влияет на процессы, эффективность и все уровни компании.

В этом руководстве мы рассмотрим все, что вам нужно знать, чтобы настроить процесс успешного делового общения.

• Что такое деловое общение? Определение
• Виды делового общения
• Методы делового общения
• Проблемы, которые может решить эффективное деловое общение
• Как настроить процесс делового общения

Что такое деловое общение? Определение

Деловое общение — это процесс обмена информацией между людьми на рабочем месте и за пределами компании.
Эффективное деловое общение — это то, как сотрудники и руководство взаимодействуют для достижения целей организации. Его цель — улучшить организационную практику и уменьшить количество ошибок. Важно работать как над своими коммуникативными навыками, так и над коммуникативными процессами, чтобы добиться эффективного делового общения.

Важность делового общения также заключается в следующем:

• Презентация вариантов/новых бизнес-идей
• Составление планов и предложений (деловое письмо)
• Исполнение решений
• Достижение соглашений
• Отправка и выполнение заказов
• Успешная продажа
• Эффективные встречи
• Предоставление обратной связи сотрудникам и клиентам

Связано с этим: Отчет о состоянии делового общения раскрывает новые шокирующие тенденции в 2020 году

Вся организованная деятельность в компании зависит от процесса делового общения и вашей коммуникационной стратегии. Это может быть что угодно, от управленческого общения до технического общения с поставщиками.

И как только связь становится нечеткой, основные системы компании рискуют развалиться. Данные показывают, что 60% специалистов по внутренним коммуникациям не измеряют внутренние коммуникации. Потенциальные причины включают незнание того, с чего начать, следующих шагов или того, как рассчитать рентабельность инвестиций.

Почему важно деловое общение?

Сильная коммуникационная стратегия в компании, скорее всего, приведет к более высокой вовлеченности сотрудников. А компании с подключенными сотрудниками на рабочем месте наблюдают всплеск производительности до 25%.

Компании с привлеченным персоналом отмечают рост операционной прибыли на 19,2% за 12-месячный период. Те, у кого низкий показатель вовлеченности, зарабатывают на 32,7% меньше.

Насколько успешнее вы были бы, если бы у вас было больше вовлеченности сотрудников?

И как вы можете обеспечить процесс делового общения, который сделает это возможным?

Типы делового общения

Давайте сначала выделим основные типы общения в типичной организации.

Во-первых, у нас есть внутренний

деловое общение .

Внутренняя деловая коммуникация может быть:

• Коммуникация наверх: любая коммуникация, которая исходит от подчиненного к руководителю. Или от другого человека вверх по организационной иерархии.
• Нисходящая коммуникация/Управленческая коммуникация : все, что исходит от начальника к подчиненному.
• Боковая связь/Техническая связь : внутренняя или межведомственная связь между сотрудниками

Затем идет внешнее деловое общение .

Внешнее деловое общение — это любой обмен сообщениями, исходящий от вашего офиса и внутреннего персонала. Это включает в себя работу с клиентами, поставщиками или чем-то еще, что влияет на ваш бренд.

Все общение в этом спектре можно разделить на четыре типа делового общения.

1. Получение и получение инструкций и заданий как вверх, так и вниз. Это включает в себя эффективное делегирование полномочий от одного человека другому. Большинство проблем в бизнесе начинаются с нечетких коммуникаций в этой сфере.
2. Обмен и обсуждение информации, включая обмен информацией, который происходит на собраниях. Когда связь в этой области нарушается, это приводит к тому, что задачи выполняются неправильно или вообще не выполняются.
3. Предоставление обратной связи, исправление и дисциплинирование людей, которые подчиняются вам, чтобы они могли получить знания и инструменты, необходимые им для лучшего выполнения своей работы. Предоставление отличной, действенной обратной связи — ключевой навык для любого человека, занимающего руководящую должность. Невербальное общение и язык тела также играют здесь роль.
4. Встречи и обсуждения для решения проблем и принятия решений. Они считаются одними из самых важных дискуссий для любой организации. Это включает в себя более высокое критическое мышление и лучшие коммуникационные технологии.
5. Связи с общественностью можно даже рассматривать как форму внешней коммуникации, которая важна для вашей коммуникационной стратегии.

Чем это отличается от услуг деловой связи?

Деловое общение обычно относится к акту общения в вашем бизнесе. С другой стороны, услуги делового общения относятся к типам программных решений, которые вы можете использовать для облегчения общения и совместной работы в вашем бизнесе.

Услуги деловой связи включают: 

• Голосовые решения, такие как VoIP
• Программное обеспечение, позволяющее проводить видеовстречи
• Услуги электронной почты
• Программное обеспечение для контакт-центров, которое управляет общением с вашими клиентами
• VOIP для малого бизнеса, позволяющая принимать звонки и общаться из любого места 

Какие услуги делового общения нужны моему бизнесу?

Ответ во многом зависит от размера и предпочтений вашего бизнеса. Не существует универсального решения. Одно можно сказать наверняка: вы настроите себя на успех, используя только те услуги делового общения, которые вам действительно нужны и которыми вы действительно будете пользоваться.

Например:

Вам нужен форум, поэтому вы и ваши сотрудники тратите недели на поиск лучшего решения и его настройку.
Через некоторое время вы узнаете, что никто не использует его, потому что они быстрее получают ответы от своей команды или документов. Ненужное решение стоило вам драгоценного времени и денег.
Или вы устанавливаете качественную систему видеоконференцсвязи, когда на самом деле вам нужна только надежная телефонная система для проведения удаленных совещаний.
Каждый бизнес будет использовать интернет-коммуникации. Однако все другие методы будут зависеть от обстоятельств конкретной компании. Потратьте время, чтобы внимательно рассмотреть ценность каждого из них для вашей уникальной ситуации.

Проблемы, которые может решить эффективное деловое общение

Четкое и эффективное деловое общение имеет решающее значение для команд, сотрудников, менеджеров и руководителей, чтобы выполнять свою работу и выполнять свои обязанности.
Без правильных процессов и инструментов поток информации прерывается, и люди остаются в неведении. Это может привести к серьезным последствиям для компании, от недовольных сотрудников и клиентов до упущенной выгоды.
Прозрачный поток информации является очевидной главной целью процесса делового общения. Но какие более глубокие проблемы решает успешное деловое общение?

1) Перегруженность электронной почтой и отсутствие повседневной продуктивности и ясности

На многих рабочих местах люди просто перегружены количеством сообщений, которые они получают за один день. В своей книге «Сообщение не получено» Фил Саймон сказал, что в среднем человек получает от 120 до 150 электронных писем в день.
Мы легко теряем или полностью упускаем из виду важную информацию. Имея систему делового общения, компании могут сократить число отвлекающих факторов и создать пространство для идей и размышлений.

2) Горизонтальные и вертикальные коммуникационные бункеры

Часто команды и отделы не обмениваются важной информацией. В других случаях нет простого способа связаться с руководителем отдела, когда есть проблема внутри команды. Эти разрозненности образуются легко и часто незаметно, но их можно легко исправить с помощью плана коммуникации.

3) Плохая коммуникация с удаленными сотрудниками

Удаленная работа никуда не делась. Отчет о состоянии удаленной работы от Buffer показывает, что подавляющее большинство сотрудников хотели бы работать удаленно хотя бы некоторое время.
Они относят совместную работу и общение к трем основным трудностям при удаленной работе, доказывая ценность правильных систем связи.
См. также: Технология удаленной работы: основы удаленной работы

4) Текучесть кадров/низкая вовлеченность сотрудников

Потеря идеальных людей из вашей организации ставит под угрозу вашу способность обслуживать клиентов. Это также дорого.
Потеря сотрудника может стоить вдвое больше его годовой зарплаты, но когда компании действительно общаются эффективно, они на 50% чаще сообщают об уровне текучести кадров ниже среднего по отрасли.

5) Плохое обслуживание клиентов

Если в организации плохая коммуникация, когда дело доходит до обслуживания клиентов, случаются две вещи. Во-первых, сотрудники, работающие с клиентами, не будут иметь необходимой им информации. Во-вторых, клиенты почувствуют низкий моральный дух сотрудников и получат негативный опыт.
Фактически, одно исследование показало, что улучшение отношения сотрудников влияет на удовлетворенность клиентов, что затем приводит к увеличению доходов.

Каково значение невербального общения в бизнесе?

Невербальное общение охватывает очень многое — от выражения лица до тона в электронном письме. Учитывая, что подавляющее большинство делового общения происходит асинхронно (имеется в виду что угодно, кроме личных встреч один на один) через электронную почту, доски задач по управлению проектами или чаты… почти все наше деловое общение можно считать невербальным. Поэтому невероятно важно работать и над невербальным общением.

Верхний наконечник? Прочтите что-нибудь вслух, прежде чем нажать «отправить». Это хорошая проверка интуиции, чтобы услышать, как воспринимается ваше сообщение.

5 шагов по настройке процесса делового общения

Надежный процесс делового общения необходим для счастья ваших сотрудников и клиентов. В конечном итоге это приводит к финансовой стабильности.
Согласно одному отчету, 29% сотрудников считают, что их текущие внутренние средства связи не работают.
Вот некоторые из причин, которые они перечислили:

Нерелевантная информация, исключение, нечестность и отсутствие доступа к ключевой информации — это то, с чем, вероятно, сталкивались и ваши сотрудники.
Исследование, проведенное Salesforce, показало, что 86% руководителей, сотрудников и преподавателей считают неэффективное общение причиной неудач на рабочем месте.
Мы больше не можем игнорировать важность командной работы и взаимопонимания, а также их влияние на производительность, вовлеченность и защиту интересов сотрудников.

Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы обеспечить успешный процесс делового общения.

1) Проверьте текущее состояние делового общения и поставьте цели

Независимо от стадии вашего бизнеса, вам нужен план делового общения.
Тем не менее, вы сделаете его наиболее полезным, если сосредоточитесь на областях, которые нуждаются в самом большом улучшении прямо сейчас, а затем проложите свой путь ко всем остальным областям.
Например, это могут быть некоторые из причин, по которым ваше общение требует пересмотра:

• Низкая удовлетворенность сотрудников или высокая текучесть кадров
• Более низкие, чем ожидалось, результаты по всей компании
• Быстрый рост, ведущий к потере информации
• Отсутствие информационной прозрачности из-за удаленной работы

Вы можете столкнуться с несколькими из них или совершенно другим сценарием. Определите его и поставьте цели для вашего процесса делового общения на его основе. Например, ваши цели могут включать:

• Определенную текучесть кадров или уровень удовлетворенности
• Уровень удовлетворенности клиентов
• Количество завершенных проектов
• Количество взаимодействий между отделами

…и многое другое.

2) Определите основные группы в вашей организации и их отношения друг с другом

Изучите структуру вашей организации и все группы, участвующие в ее функционировании.
Обратите внимание на каждую группу, для работы которой требуется информация. Сюда должны входить:

• Горизонтальная классификация , то есть отделы (эксплуатация, маркетинг, дизайн, отдел кадров, продажи, поддержка клиентов, финансы и т. д.)
• Вертикальная классификация : специалисты в командах, руководители групп, руководители отделов, руководители
• Внешние группы : клиенты, поставщики, партнеры и т. д.

Отсюда, учитывая работу, которую они выполняют на постоянной основе, и ожидаемые от них результаты. Наметьте, как им нужно общаться, чтобы их работа была выполнена.
В зависимости от размера вашей компании это может оказаться сложной задачей, поэтому выделите себе достаточно времени. Вот некоторые из основных вопросов, на которые нужно ответить:

• Какие команды и люди должны общаться с кем ежедневно? А как насчет еженедельно, раз в две недели и ежемесячно?
• Какое общение происходит только при продолжающемся кризисе ?
• Как менеджеры и руководители групп поддерживают прогресс в своих отделах? Как работает отчетность?
• Существует ли библиотека знаний, которая может сократить количество ненужных встреч и разговоров?
• Какие проекты и процессы требуют утверждения другими людьми в компании? Как запрашиваются и облегчаются утверждения?

Как минимум, эти ответы должны дать вам представление о необходимом количестве электронных писем, сообщений, звонков, встреч и документов, чтобы все произошло в установленные сроки.

3) Определите методы связи

Затем выберите методы связи, которые соответствуют вашим целям делового общения, а также взаимодействию между основными группами в вашей компании.
Просмотрите список методов связи, которые мы обсуждали ранее, и убедитесь, что вы добавили любой из них, уникальный для вашей компании:

• Связь через Интернет
• Телефонные встречи
• Видеоконференцсвязь
• Личные встречи
• Отчеты и официальные документы
• Презентации
• Форумы и часто задаваемые вопросы
• Опросы
• Действия по управлению клиентами

Какие из них необходимы вашей организации для достижения своих целей? Что является необязательным и может вызвать сопротивление при принятии? Какие из них создают риск добавления слишком большого количества инструментов и должны быть упрощены?
Будьте реалистичны в своих конкретных потребностях.
Например, стартап из пяти человек, где все работают в одном офисе, скорее всего, сосредоточится на:

• Интернет-связь
• Личные встречи
• Управление клиентами

Полностью удаленная компания из 50 человек инвестирует больше ресурсов в:

• Телефонные и видеоконференции
• Организация документов, чтобы иметь возможность тщательно отслеживать свои процессы

Крупное глобальное предприятие, вероятно, будет использовать все перечисленные методы связи и для многих из них будут созданы специальные группы.

4) Выбирайте правильные инструменты

Не существует справочника, определяющего, какие инструменты лучше всего подходят для каждой цели.
Gmail против Outlook. Google Диск против Dropbox. Slack против чата Nextiva.
Битвы продолжаются, но ваш выбор полностью зависит от вас и вашей рабочей силы.
Хотя мы не можем дать вам список программных инструментов и оставить вас в покое, мы можем поделиться этими советами, когда дело доходит до выбора правильных инструментов:

• Используйте облачное хранилище для хранения важных документов и других данных. Включите автоматическую синхронизацию и резервное копирование, чтобы избежать человеческих ошибок и забывания вручную сохранить в него информацию.
• Используйте единую платформу для электронной почты и календарей.
• Используйте единый инструмент для обмена сообщениями в чате. Например, если некоторые люди используют Slack и другие Hangouts в своем Gmail, это создаст трения и замедлит общение.
• Внедрите простую в использовании и надежную телефонную систему VoIP , если многие из ваших совещаний проходят удаленно.
• Разработайте бренд и редакционные правила, в которых подробно описывается тон голоса и использование элементов бренда. Таким образом, вся коммуникация унифицирована, внутренняя и внешняя.

5) Задокументируйте процесс

Наконец, запишите все, что вы делаете во время этой настройки, и превратите его в общий документ, видимый для всей организации.
Таким образом, каждый сотрудник может обратиться к специально разработанному плану коммуникации и принять решение о наилучших действиях в ситуации, в которой он находится.
Этот документ также поможет новым сотрудникам легко освоить все инструменты и передовые методы коммуникации.
Вы можете создать повторяющееся напоминание в календаре для себя и своей команды о повторном просмотре документа раз в квартал. Таким образом, вы убедитесь, что план по-прежнему служит своей цели, и при необходимости обновите его.

Каналы делового общения

Деловое общение происходит в устной или письменной форме.

Общение осуществляется во многих формах — устно или письменно, лично или дистанционно, но оно имеет решающее значение для счастья ваших сотрудников на рабочем месте.

Ни один из них не является лучше или хуже для вашей компании сам по себе и полностью зависит от контекста.

Письменная коммуникация отлично подходит для хранения документального следа принятых решений и действий, а также для составления стратегий и планов. Вербальное взаимодействие обеспечивает мгновенное генерирование идей и более открытый поток мыслей.

Это методы делового общения, применимые к некоторым или всем вышеперечисленным сценариям:

1) Общение через Интернет

Сюда входят повседневные каналы связи, такие как электронная почта и приложения для обмена мгновенными сообщениями (такие как Slack, Hangouts или даже Nextiva Чат).

Преимущества электронной почты и сообщений заключаются в возможности вести личные беседы в оживленной офисной среде, а также делиться сообщениями со многими людьми — от нескольких до сотен — одновременно.

2) Совещания по телефону

Телефоны устранили барьер местоположения для проведения продуктивных и динамичных совещаний. Это позволяет лучше обмениваться идеями благодаря невербальному общению (тону голоса) по сравнению с письменным общением. Облачные телефонные системы могут ускорить адаптацию и общее командное сотрудничество.

3) Видеоконференции

Отличные системы видеоконференций позволяют людям в удаленных местах проводить встречи, максимально приближенные к личным встречам. Они поднимают телефонные встречи на один уровень выше.

4) Личные встречи

Личные встречи могут помочь бизнесу быстро продвигать идеи. Исследования показывают, что личные встречи генерируют больше идей, чем виртуальные встречи.

См. также: Деловые коммуникации: 10 лучших примеров обслуживания клиентов. 46% сотрудников редко или никогда не уходят с совещаний, зная, что они должны делать дальше.

5) Отчеты и официальные документы

Документирование деятельности, влияющей на других людей и отделы, является важной частью хорошо отлаженной системы делового общения.

Возможность сослаться на письменный документ в любой момент снижает вероятность путаницы или разногласий и обеспечивает дополнительную ясность в общении.

6) Презентации

Презентации, сопровождаемые отчетами и презентациями PowerPoint, часто являются способом проведения встреч с большими группами.

Они отлично подходят для обмена новыми идеями таким образом, чтобы оставить место для вопросов и любых разъяснений.

7) Форумы и ответы на часто задаваемые вопросы

Внутренняя область для сотрудников, где они могут обращаться к часто задаваемым вопросам по различным темам отдела и задавать новые вопросы, которые сделают их более продуктивными и актуальными по вопросу.

8) Опросы

Как внутренние опросы, так и опросы клиентов являются идеальным способом сбора отзывов и оценок по важным темам. Опросы способствуют здоровому циклу улучшений, поддерживаемых обратной связью, и открывают канал связи между всеми уровнями внутри организации. 9

9) Работа по управлению клиентами Примеры включают поддержку в чате, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), процесс адаптации клиентов, отзывы клиентов и многое другое.

Успех вашей компании начинается с общения

Плохое общение несет в себе слишком много рисков для организации, чтобы их можно было учитывать.

Хорошая коммуникация, однако, дает возможность для выдающегося взаимодействия сотрудников и клиентов. Это создает ясность, более значительные результаты и рост доходов и прибыли.

По теме: Что такое VoIP-телефон и как он работает?

Независимо от того, есть ли у вас система делового общения или вы еще не установили ее, не забудьте:

• Установить и пересмотреть свои коммуникационные цели как компании на основе текущего состояния коммуникаций в вашей компании
• Определите всех, кто участвует в процессах, которые заставляют вашу компанию выполнять свою работу изо дня в день
• Проанализируйте их потребности в общении друг с другом и определите методы, которые делают возможным поток информации
• Ищите наиболее подходящие инструменты и платформы, которые позволят использовать указанные вами методы
• Прозрачный доступ к этой настройке для всей организации

В результате вы увидите счастливых, продуктивных людей, которым интересно работать над проектами и добиваться значимых результатов на благо всех участников.